11. Februar 2025
Einführung
Eine Homeoffice-Vereinbarung sollte mehr leisten als nur festhalten, an wie vielen Tagen jemand von zu Hause arbeitet. Für HR und Führungskräfte muss klar sein, welcher Arbeitsort vereinbart ist, welche Regeln für Arbeitszeit und Erreichbarkeit gelten, welche Ausstattung bereitgestellt wird und ab wann die Regelung gilt.
Ob eine solche Vereinbarung vollständig digital abgeschlossen werden kann, hängt vom konkreten Arbeitsverhältnis und von zusätzlichen Formvorgaben ab. Ein Arbeitsvertrag unterliegt in Deutschland nicht allein deshalb einer besonderen Schriftform, weil er eine Homeoffice-Regelung enthält. Werden jedoch wesentliche Arbeitsbedingungen geändert, kann das Nachweisgesetz zusätzliche Dokumentationspflichten auslösen. Der Arbeitsort gehört ausdrücklich zu den nachzuweisenden Vertragsbedingungen.
Nach § 2 NachwG kann der Nachweis unter den dort genannten Voraussetzungen in Textform erstellt und elektronisch übermittelt werden. Für Änderungen verweist § 3 NachwG auf diese Möglichkeit. Ausnahmen gelten insbesondere für Beschäftigte in den in § 2a Abs. 1 SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereichen; außerdem kann ein Arbeitnehmer unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine schriftliche Niederschrift verlangen.
Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist daher nicht pauschal für jede Homeoffice-Vereinbarung erforderlich. Entscheidend sind die konkrete Vertragsänderung, eventuell vereinbarte Formklauseln, Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen und der Nachweis, welche Fassung beide Seiten tatsächlich vereinbart haben.
Zuerst klären: Homeoffice, mobiles Arbeiten oder Telearbeit?
Im betrieblichen Sprachgebrauch werden „Homeoffice“, „mobiles Arbeiten“ und „Telearbeit“ häufig nebeneinander verwendet. Rechtlich ist zumindest der Telearbeitsplatz in § 2 Abs. 7 ArbStättV konkret definiert.
Ein Telearbeitsplatz liegt danach vor, wenn der Arbeitgeber im Privatbereich des Beschäftigten einen fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz bereitstellt, eine wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung vereinbart sind und die erforderliche Ausstattung vom Arbeitgeber oder in seinem Auftrag bereitgestellt und installiert wird.
Diese Definition ist enger als der allgemeine Begriff Homeoffice. Deshalb sollte eine Vereinbarung zunächst festlegen, welches Arbeitsmodell tatsächlich gemeint ist. Davon können unter anderem Arbeitsschutz, Ausstattung und organisatorische Pflichten abhängen.
Offizielle Grundlagen:
Arbeitsort und Umfang eindeutig festlegen
Der Kern der Vereinbarung ist der Arbeitsort. § 2 Abs. 1 NachwG zählt den Arbeitsort beziehungsweise den Hinweis auf wechselnde oder frei wählbare Arbeitsorte zu den wesentlichen Vertragsbedingungen.
Für den praktischen Workflow sollte deshalb klar beschrieben werden, ob Homeoffice dauerhaft oder nur an bestimmten Tagen vorgesehen ist, ob ein bestimmter privater Arbeitsort vereinbart wird und wie häufig Präsenz im Betrieb erforderlich ist. Bei flexiblen Modellen sollte außerdem deutlich werden, wer über einzelne Homeoffice-Tage entscheidet und mit welchem Vorlauf Änderungen möglich sind.
Neben dem Ort gehören regelmäßig weitere operative Punkte in die Regelung, beispielsweise:
- Umfang und Wochentage des Homeoffice;
- Arbeitszeit und gegebenenfalls Kern- oder Erreichbarkeitszeiten;
- Arbeitsmittel und technische Ausstattung;
- Umgang mit betrieblichen Informationen und vertraulichen Unterlagen;
- Verfahren bei technischen Störungen;
- Voraussetzungen für Änderungen, Aussetzung oder Beendigung der Regelung.
Nicht jeder dieser Punkte ist für jede Vereinbarung gesetzlich vorgeschrieben. Sie helfen jedoch, den tatsächlichen Arbeitsmodus so eindeutig zu beschreiben, dass HR, Führungskraft und Beschäftigte denselben Regelungsstand verwenden.
Arbeitszeit und Erreichbarkeit nicht vermischen
Homeoffice ändert nicht automatisch die vereinbarte Arbeitszeit. Deshalb sollte die Vereinbarung zwischen Arbeitszeit, Erreichbarkeit und Arbeitsort unterscheiden.
Wenn bestimmte Erreichbarkeitsfenster vorgesehen sind, sollten sie nicht so formuliert werden, dass daraus unbeabsichtigt zusätzliche Arbeitszeit entsteht. Ebenso sollte klar sein, wie Arbeitszeiten im bestehenden Zeiterfassungssystem dokumentiert werden und welche Regeln für Pausen, Mehrarbeit oder abweichende Arbeitszeiten gelten.
Bestehende Arbeitszeitregelungen aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung bleiben dabei zu berücksichtigen. Die Homeoffice-Vereinbarung sollte sie nicht widersprüchlich überschreiben, sondern eindeutig darauf aufbauen oder die vereinbarte Änderung benennen.
Ausstattung, Sicherheit und Datenschutz konkret zuordnen
Bei dauerhaftem Arbeiten außerhalb des Betriebs entstehen praktische Fragen, die vor dem Abschluss geklärt werden sollten: Welche Geräte stellt das Unternehmen bereit? Dürfen private Geräte genutzt werden? Wer ist für Wartung und Austausch zuständig? Welche Vorgaben gelten für VPN, Zugriffsschutz oder die Aufbewahrung vertraulicher Unterlagen?
Für einen Telearbeitsplatz im Sinne der ArbStättV gelten die dort vorgesehenen Anforderungen an die Einrichtung und den Arbeitsschutz. Bei anderen Formen des mobilen Arbeitens ist die Einordnung gesondert vorzunehmen.
Auch Datenschutz- und Informationssicherheitsregeln sollten möglichst an bestehende Unternehmensrichtlinien anknüpfen. Die Homeoffice-Vereinbarung muss nicht sämtliche technischen Vorgaben wiederholen. Sinnvoller ist häufig ein eindeutiger Verweis auf die jeweils anwendbaren Richtlinien und darauf, welche Pflichten für den konkreten Arbeitsort gelten.
Die Vereinbarungsfassung vor der Zustimmung sperren
Für den späteren Nachweis ist entscheidend, dass die Zustimmung eindeutig einer bestimmten Fassung zugeordnet werden kann. Vor dem Versand sollte deshalb eine finale Version freigegeben und mit einer Versions- oder Vorgangskennung versehen werden.
Ändert HR nach der Freigabe noch den Umfang, den Arbeitsort oder eine andere Vertragsbedingung, sollte ein neuer Versionsstand entstehen. So wird verhindert, dass eine ältere Zustimmung scheinbar für eine später geänderte Fassung gilt.
Der digitale Nachweis sollte mindestens erkennen lassen:
- welche Vereinbarungsfassung vorgelegt wurde;
- welche Parteien beziehungsweise Personen beteiligt waren;
- wann die Vereinbarung versendet und bestätigt wurde;
- welches Signatur- oder Bestätigungsverfahren verwendet wurde;
- welcher finale Dokumentstand nach Abschluss archiviert wurde.
Eine Signatur ist dabei ein möglicher Nachweisbaustein. Sie ersetzt nicht die Prüfung, ob die vereinbarte Regelung mit dem Arbeitsvertrag und den sonst anwendbaren Vorgaben zusammenpasst.
Wann eine elektronische Signatur sinnvoll ist
Für eine Homeoffice-Vereinbarung ist eine QES nicht allein wegen des Themas Homeoffice vorgeschrieben. In vielen Workflows kann eine elektronische Bestätigung oder elektronische Signatur ausreichen, sofern keine andere gesetzliche oder vereinbarte Form entgegensteht.
Soll die Vereinbarung zugleich Anforderungen des Nachweisgesetzes erfüllen, ist dessen aktuelle Formregelung zu beachten. § 2 NachwG erlaubt unter den dort genannten Voraussetzungen die Übermittlung in Textform; § 3 NachwG regelt Änderungen wesentlicher Vertragsbedingungen.
Nota Sign unterstützt den Dokumentenworkflow, die Zuordnung der Unterzeichnenden und den Abschlussnachweis für digitale Homeoffice-Vereinbarungen. Teams können außerdem AES- und QES-Verfahren einsetzen, wenn die freigegebene Prozess- und Formprüfung ein höheres Signaturniveau vorsieht.
Änderungen und Rückkehr ins Büro vorab regeln
Eine Homeoffice-Regelung sollte nicht nur den Start, sondern auch spätere Änderungen abbilden. Praktisch relevant sind etwa ein Wechsel der Tätigkeit, betriebliche Präsenzanforderungen, ein Umzug des Beschäftigten oder eine Änderung des vereinbarten Homeoffice-Umfangs.
Deshalb sollte die Vereinbarung festlegen, unter welchen Voraussetzungen und mit welchem Verfahren sie geändert, ausgesetzt oder beendet werden kann. Ob und in welchem Umfang einseitige Änderungen zulässig sind, hängt vom konkreten Arbeitsvertrag, der getroffenen Vereinbarung und gegebenenfalls kollektivrechtlichen Regelungen ab.
Für HR ist vor allem wichtig, jede Änderung wieder einer konkreten Fassung zuzuordnen. Der ursprüngliche Abschlussnachweis sollte erhalten bleiben; eine neue Vereinbarung oder Änderung erhält einen eigenen Nachweis.
Homeoffice-Vereinbarung digital abschließen
Ein belastbarer digitaler Prozess trennt drei Dinge: den vereinbarten Inhalt, die Zustimmung der Beteiligten und den Nachweis des konkreten Dokumentstands. Dadurch lässt sich später nachvollziehen, welche Homeoffice-Regelung wann und mit welchem Umfang galt.
Vor dem Versand sollte HR prüfen, ob Arbeitsort, Umfang, Arbeitszeit, Ausstattung und Änderungsmechanismus zur vorgesehenen Regelung passen und ob zusätzliche Vorgaben aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Nachweisgesetz berücksichtigt werden müssen.
Für wiederkehrende Homeoffice-Vereinbarungen können Unternehmen den Prozess mit Nota Sign standardisieren. Die Preisübersicht zeigt die verfügbaren Pläne; über den kostenlosen Testzugang lässt sich ein digitaler Vereinbarungsworkflow ausprobieren.
