31 Juli 2026
Pendahuluan
Ketika Tanda Tangan Elektronik dipersoalkan, tim hukum memerlukan lebih dari PDF yang dicetak. Berkas sengketa harus mempertahankan Informasi Elektronik, Dokumen Elektronik, hasil cetak yang relevan, dan metadata yang menjelaskan proses penandatanganan.
Pasal 5 ayat (1) UU Nomor 1 Tahun 2024 menyatakan bahwa Informasi Elektronik, Dokumen Elektronik, dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah. Penerapan pada perkara tertentu tetap bergantung pada konteks, persyaratan pembuktian, serta penilaian pihak yang berwenang.
Pertahankan sumber elektronik
Simpan file asli yang diterima dari sistem tanpa mengedit, mencetak ulang, atau memindainya. Catat nama berkas, ukuran, waktu penerimaan, sumber, dan hash apabila organisasi menggunakannya sebagai kontrol integritas.
Pisahkan salinan kerja dari artefak asli. Peninjau dapat membuat salinan untuk anotasi, tetapi arsip harus menunjukkan file mana yang menjadi sumber dan siapa yang mengaksesnya.
Susun bukti proses penandatanganan
Kumpulkan dokumen final, identitas peserta, metode autentikasi, tindakan persetujuan, waktu, alamat atau pengenal teknis yang tersedia, informasi sertifikat jika digunakan, serta audit trail. Setiap elemen harus terhubung pada transaksi dan versi dokumen yang sama.
Hindari menyimpulkan bahwa satu metadata membuktikan seluruh peristiwa. Alamat email, OTP, sertifikat, dan waktu masing-masing menjawab pertanyaan berbeda dan perlu dibaca sebagai satu rangkaian.
Gunakan hasil cetak secara tepat
Hasil cetak dapat membantu peninjauan, tetapi tidak menggantikan file elektronik beserta metadata dan kemampuan validasinya. Beri label pada cetakan, catat sumbernya, dan pastikan nomor halaman serta lampiran lengkap.
Jika PDF memuat tanda tangan berbasis sertifikat, validasi dilakukan pada file elektronik asli. Status integritas, sertifikat, dan waktu dicatat terpisah agar hasil teknis tidak diberi arti lebih luas dari yang ditunjukkannya.
Luluskan daftar bukti
Buat indeks yang memuat artefak, sumber, waktu perolehan, pemilik, hash bila digunakan, dan lokasi penyimpanan. Penasihat hukum kemudian dapat menilai kelengkapan serta relevansinya untuk perkara.
Nota Sign mendukung penyediaan dokumen final, TTE tersertifikasi dengan Sertifikat Elektronik dari PSrE Indonesia, dan rekaman kejadian alur yang dapat dihimpun ke dalam berkas bukti. Penasihat hukum tetap menyusun strategi pembuktian dan menilai relevansi artefak untuk perkara yang konkret. Luluskan daftar bukti di Nota Sign setelah sumber, integritas, dan pemilik setiap artefak tercatat.
