Apakah eIDAS berlaku langsung pada pihak Indonesia?

Tidak boleh diasumsikan demikian. Catat relevansi eIDAS untuk pihak atau layanan Eropa dan nilai pihak Indonesia berdasarkan ketentuan yang berlaku padanya.

Apakah tanda tangan berbasis sertifikat selalu setara di kedua wilayah?

Tidak otomatis. Periksa klasifikasi, penyedia, sertifikat, dan dasar pengakuan pada setiap yurisdiksi.

Kapan alur siap dibuka?

Setelah pihak, dokumen, metode, tingkat tanda tangan, dan bukti yang diperlukan telah dipetakan serta disetujui.

Alur Tanda Tangan Eropa untuk Kontrak Indonesia-Eropa

Pendahuluan

Perjanjian distribusi antara perusahaan Indonesia dan mitra Eropa memerlukan pemetaan yang lebih cermat daripada sekadar memilih tombol “digital signature”. Pihak, dokumen, hukum yang relevan, dan tingkat tanda tangan harus dicatat secara terpisah sebelum alur dibuka.

eIDAS menyediakan kerangka tanda tangan elektronik di Uni Eropa, sedangkan pihak Indonesia perlu dinilai berdasarkan ketentuan Indonesia. Kedua rezim dapat hadir dalam satu transaksi, tetapi tidak boleh disamakan atau dianggap saling mengakui secara otomatis.

Petakan pihak dan dokumen

Catat badan usaha, negara pendirian, penanda tangan, kewenangan, bahasa kontrak, klausul pilihan hukum, dan versi final dokumen. Lampiran komersial maupun teknis harus menggunakan identitas versi yang sama.

Pemetaan awal ini membantu tim menemukan pertanyaan yang perlu diperiksa: apakah dokumen memiliki persyaratan bentuk tertentu, metode apa yang diterima setiap pihak, dan bukti apa yang harus tersedia setelah penandatanganan. Untuk transaksi bernilai tinggi, hasilnya perlu ditinjau oleh penasihat yang memahami yurisdiksi terkait.

Bedakan persyaratan eIDAS dan Indonesia

Pasal 26 eIDAS menyebut, antara lain, bahwa tanda tangan elektronik lanjutan harus terhubung secara unik dengan penanda tangan dan memungkinkan identifikasinya. Persyaratan lain dalam pasal tersebut juga perlu dinilai pada layanan yang benar-benar digunakan.

Untuk pihak Indonesia, PP Nomor 71 Tahun 2019 mengaitkan kekuatan hukum TTE dengan persyaratan pada Pasal 59 ayat (3). Tim perlu mendokumentasikan identitas, penguasaan data pembuatan tanda tangan, persetujuan, serta kemampuan mendeteksi perubahan.

Gunakan dua kolom pemeriksaan. Setiap kolom memuat rujukan, metode, penyedia, identitas, bukti, dan hasil peninjauan untuk pihaknya sendiri. Kesamaan teknologi tidak membuktikan kesetaraan klasifikasi hukum.

Pilih tingkat tanda tangan berdasarkan kebutuhan

Jangan memilih tingkat hanya karena satu pihak berada di Eropa. Padankan tingkat tanda tangan dengan jenis kontrak, nilai risiko, persyaratan bentuk, dan kebutuhan pembuktian. Periksa pula apakah layanan serta penyedia yang dipilih benar-benar menghasilkan tingkat yang diklaim.

Nota Sign mendukung pengaturan peserta lintas negara, urutan penandatanganan, TTE tersertifikasi dengan Sertifikat Elektronik dari PSrE Indonesia, dan audit trail. Tim menetapkan hukum, tingkat tanda tangan, dan dasar penerimaan yang relevan untuk setiap pihak tanpa menjanjikan pengakuan otomatis. Luluskan pemetaan kedua rezim di Nota Sign sebelum perjanjian distribusi dikirim.

Tutup pemetaan sebelum pengiriman

Sebelum kontrak dikirim, pastikan kedua kolom telah disetujui dan merujuk pada versi dokumen yang sama. Simpan keputusan tingkat tanda tangan, bukti kewenangan, konfigurasi alur, hasil validasi, serta dokumen akhir.

Jika dokumen, pihak, atau metode berubah, buka kembali pemetaan. Dengan proses ini, keputusan dapat dijelaskan berdasarkan transaksi aktual, bukan label umum “tanda tangan Eropa”.