6 Mei 2026
Pendahuluan
Kebijakan internal sering menyederhanakan Tanda Tangan Elektronik (TTE) menjadi gambar tanda tangan pada dokumen. Padahal, Pasal 1 UU Nomor 11 Tahun 2008 mendefinisikannya sebagai Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan Informasi Elektronik lain dan digunakan sebagai alat verifikasi serta autentikasi.
Definisi tersebut sebaiknya menjadi dasar kebijakan sebelum organisasi menentukan metode, penyedia, atau kontrol.
Terjemahkan definisi menjadi fungsi
Fungsi verifikasi membantu memeriksa informasi dan hubungan tanda tangan dengan dokumen. Fungsi autentikasi membantu menghubungkan tindakan dengan penanda tangan. Keduanya perlu dijelaskan tanpa menjanjikan bahwa satu artefak otomatis membuktikan seluruh keabsahan transaksi.
Kebijakan juga harus membedakan identitas seseorang dari kewenangannya mewakili perusahaan. Sistem dapat membantu mengidentifikasi penanda tangan, tetapi dasar kewenangan tetap diperiksa tersendiri.
Tetapkan bukti minimum
Untuk setiap kategori dokumen, tentukan versi final, peserta, metode autentikasi, tindakan persetujuan, kontrol integritas, audit trail, dan retensi. Hindari aturan universal; risiko kontrak eksternal dapat berbeda dari persetujuan internal.
Nota Sign mendukung alur TTE, peserta, metode verifikasi, TTE tersertifikasi dengan Sertifikat Elektronik dari PSrE Indonesia, dan rekaman kejadian. Kebijakan organisasi menetapkan kategori dokumen, konfigurasi, serta proses persetujuan yang sesuai. Gunakan Nota Sign untuk menerapkan definisi resmi itu secara konsisten pada alur domestik maupun lintas negara.
Gunakan istilah secara konsisten
Definisikan TTE, tanda tangan digital, Sertifikat Elektronik, penanda tangan, dan dokumen final. Jangan memakai “digital signature”, “sertifikat”, dan “TTE tersertifikasi” sebagai istilah yang dapat saling menggantikan.
Tinjau kebijakan ketika hukum, penyedia, atau metode berubah. Perubahan tidak boleh diterapkan diam-diam pada alur yang sudah disetujui.
