Perbedaan Tanda Tangan Elektronik dan Tanda Tangan Digital

Pendahuluan

“Tanda tangan elektronik” dan “tanda tangan digital” sering digunakan seolah-olah sama. Dalam kebijakan perusahaan, kedua istilah sebaiknya dibedakan agar tim dapat memilih metode berdasarkan fungsi dan bukti, bukan berdasarkan tampilan pada dokumen.

Pasal 1 UU Nomor 11 Tahun 2008 mendefinisikan Tanda Tangan Elektronik sebagai informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lain dan digunakan sebagai alat verifikasi serta autentikasi. Definisi ini mencakup konsep hukum yang lebih luas daripada satu teknologi tertentu.

Tanda tangan elektronik adalah kategori yang luas

TTE dapat diterapkan melalui berbagai mekanisme. Nama yang diketik, tindakan persetujuan dalam suatu alur, OTP, atau tanda tangan berbasis sertifikat dapat menjadi bagian dari proses, bergantung pada desain layanan dan bukti yang dihasilkan.

Gambar tanda tangan saja tidak menjelaskan siapa yang mengendalikannya, dokumen mana yang disetujui, atau apakah perubahan dapat diketahui. Karena itu, penilaian harus mencakup identitas, persetujuan, versi dokumen, dan audit trail.

Tanda tangan digital menggunakan kriptografi

Dalam penggunaan teknis, tanda tangan digital biasanya merujuk pada mekanisme kriptografis yang memakai pasangan kunci untuk menandatangani data dan memeriksa integritasnya. Sertifikat dapat membantu menghubungkan kunci publik dengan identitas tertentu.

Namun, hasil teknis tidak boleh diberi kesimpulan hukum yang lebih luas dari buktinya. Status sertifikat, penerbit, konfigurasi layanan, waktu, dan hasil validasi tetap perlu diperiksa.

Pilih metode berdasarkan dokumen

Untuk formulir pesanan departemen, catat nilai transaksi, pihak yang menyetujui, kewenangan, risiko perubahan, dan bukti yang dibutuhkan. Dokumen internal berisiko rendah dapat berbeda kebutuhannya dari kontrak eksternal bernilai tinggi.

Bandingkan opsi berdasarkan:

• cara penanda tangan diidentifikasi dan diautentikasi;
• tindakan yang menunjukkan persetujuan;
• kemampuan mendeteksi perubahan;
• bukti yang tersedia setelah selesai;
• kemudahan validasi dan penyimpanan.

Nota Sign mendukung beberapa metode TTE, termasuk alur tersertifikasi dengan Sertifikat Elektronik dari PSrE Indonesia, untuk penandatanganan domestik dan lintas negara. Tim memilih metode berdasarkan dokumen, ketentuan, risiko, serta kebijakan organisasi, lalu mempertahankan identitas, persetujuan, integritas, dan audit trail dalam satu rekaman. Pilih metode tanda tangan di Nota Sign setelah kebutuhan bukti setiap kategori dokumen disetujui.

Gunakan istilah yang konsisten

Kebijakan internal perlu mendefinisikan istilah, pihak yang boleh memilih metode, dan bukti minimum untuk setiap kategori dokumen. Hindari menulis “digital signature” ketika yang dimaksud hanya gambar tanda tangan, atau menyebut setiap penggunaan sertifikat sebagai metode dengan klasifikasi tertentu.

Setelah proses selesai, simpan dokumen final, informasi peserta, metode, tindakan persetujuan, audit trail, dan hasil validasi. Bukti tersebut lebih berguna daripada label teknologi yang tidak dijelaskan.