9 Maret 2025
Pendahuluan
Verifikasi identitas penandatangan bukan sekadar mencocokkan nama dengan gambar tanda tangan. Untuk pakta integritas pemasok, tim kepatuhan perlu menunjukkan hubungan antara orang yang menandatangani, metode verifikasi yang digunakan, dokumen yang disetujui, dan bukti yang dihasilkan oleh alur.
Pasal 1 UU Nomor 11 Tahun 2008 mendefinisikan Tanda Tangan Elektronik sebagai informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lain dan digunakan sebagai alat verifikasi serta autentikasi. Definisi ini memberi titik awal yang lebih tepat daripada menilai tampilan tanda tangan pada PDF.
Tentukan orang, peran, dan dokumennya
Sebelum mengirim pakta integritas, catat nama penandatangan, organisasi, peran, alamat kontak yang digunakan, serta dasar kewenangannya bila ia bertindak untuk perusahaan. Identitas pribadi dan kewenangan mewakili badan usaha adalah dua hal berbeda; alur verifikasi identitas tidak otomatis membuktikan kewenangan korporasi.
Tetapkan pula versi final dokumen. Nomor versi, tanggal persetujuan, dan identitas pemasok harus sama pada undangan, rekaman alur, dan arsip. Jika isi berubah setelah pengiriman, hentikan proses dan terbitkan versi baru.
Pilih metode verifikasi secara proporsional
Metode verifikasi sebaiknya mengikuti risiko dokumen, profil pihak, dan kebijakan organisasi. Akun, tautan unik, OTP, pemeriksaan dokumen identitas, atau Sertifikat Elektronik dapat menjadi bagian dari alur, tetapi masing-masing menghasilkan bukti dan tingkat keyakinan yang berbeda.
Rekam metode yang benar-benar digunakan, bukan metode yang tersedia di sistem. Bila verifikasi gagal, simpan status, waktu, dan alasan kegagalan. Percobaan berikutnya harus tercatat sebagai peristiwa baru agar riwayat tidak terlihat seolah-olah verifikasi selalu berhasil.
Prinsip minimisasi data tetap penting. Simpan hanya informasi yang diperlukan untuk tujuan verifikasi dan pembuktian, batasi aksesnya, serta terapkan masa simpan sesuai kebijakan dan ketentuan yang relevan.
Hubungkan sertifikat dengan penanda tangan
Apabila alur memakai Sertifikat Elektronik, catat identitas yang tercantum, penerbit sertifikat, status yang tersedia, dan dokumen yang ditandatangani. Nama pada sertifikat perlu dibandingkan dengan identitas penandatangan yang telah ditetapkan; perbedaan tidak boleh diabaikan tanpa penjelasan.
Sertifikat merupakan satu bagian dari rangkaian bukti, bukan pengganti seluruh pemeriksaan. Tim masih perlu memastikan bahwa penanda tangan melakukan tindakan persetujuan terhadap versi dokumen yang benar dan bahwa hasil akhirnya dapat diverifikasi.
Susun rangkaian bukti yang dapat ditinjau
Indeks verifikasi dapat memuat identitas penandatangan, peran, metode verifikasi, hasil pemeriksaan, informasi sertifikat jika digunakan, nomor versi dokumen, waktu persetujuan, dan identitas pemeriksa. Gunakan satu pengenal transaksi agar setiap bukti dapat ditelusuri ke alur yang sama.
Nota Sign mendukung perekaman identitas, peserta, dokumen, TTE tersertifikasi dengan Sertifikat Elektronik dari PSrE Indonesia, dan kejadian penandatanganan dalam satu alur. Organisasi tetap menilai jenis dokumen, para pihak, kewenangan, dan ketentuan yang berlaku. Gunakan Nota Sign untuk menutup rangkaian bukti setelah seluruh elemen tersebut konsisten.
Tutup pemeriksaan hanya setelah seluruh elemen cocok. Lampiran yang datang setelah penutupan diperlakukan sebagai perubahan arsip, dengan alasan, waktu, dan persetujuan yang jelas.
