Legalitas Tanda Tangan Elektronik di Brasil

Ringkasan Legalitas Tanda Tangan Elektronik

Panduan ini menjelaskan kerangka tanda tangan elektronik di Brasil, termasuk hukum yang berlaku, akibat hukum, metode tanda tangan yang diterima, persyaratan keabsahan, pengecualian, dan penggunaan bisnis praktis.

Hukum yang Berlaku

Medida Provisória No. 2,200-2/2001 dan Undang-Undang No. 14,063/2020 tidak berdiri sendiri; penerapannya tergantung pada ketentuan hukum yang berlaku.

Status Hukum

Catatan dan tanda tangan elektronik memperoleh pengakuan hukum di Brasil berdasarkan Medida Provisória No. 2,200-2/2001 dan Undang-Undang No. 14,063/2020. Proses penandatanganan tidak menggantikan aturan khusus dokumen dan harus memenuhi setiap ketentuan mengenai identitas, bukti, penyampaian, penyimpanan, penyaksian, notarisasi, pendaftaran, atau pengajuan.

Otoritas Regulator

Infrastruktur Kunci Publik Brasil (ICP-Brasil)

Pengakuan Hukum (Akibat)

Tanda tangan elektronik diakui secara hukum di Brasil berdasarkan Medida Provisória No. 2,200-2/2001, yang membentuk Infrastruktur Kunci Publik Brasil (ICP-Brasil). Kerangka ini selaras dengan standar internasional seperti Undang-Undang Model UNCITRAL tentang Tanda Tangan Elektronik untuk mendukung keamanan dan autentisitas transaksi digital.

Pada 2020, Brasil menetapkan Undang-Undang No. 14,063, yang mengatur lebih lanjut penggunaan tanda tangan elektronik.

Pada 2020, Brasil memperkuat digitalisasi melalui Undang-Undang No. 14,063/2020, yang memperluas penggunaan tanda tangan elektronik terutama dalam administrasi publik serta memperkuat kedudukan hukum transaksi digital di berbagai sektor.

Jenis Tanda Tangan Elektronik yang Diterima

Brasil mengakui tiga jenis utama tanda tangan elektronik berdasarkan Medida Provisória No. 2,200-2/2001 dan Undang-Undang No. 14,063/2020:

Tanda Tangan Elektronik (SES) mempunyai akibat hukum jika mematuhi Medida Provisória No. 2,200-2/2001 dan Undang-Undang No. 14,063/2020. Tanda Tangan Elektronik Berkualifikasi (QES) harus mematuhi standar ICP-Brasil dan memakai sertifikat digital bersertifikasi ICP-Brasil. Tanda Tangan Elektronik Sederhana (SES) memerlukan sedikit atau tanpa verifikasi identitas; Tanda Tangan Elektronik Lanjutan (AES) memerlukan verifikasi tambahan seperti biometrik atau kode akses unik; dan Tanda Tangan Elektronik Berkualifikasi (QES) memerlukan verifikasi melalui sertifikat digital bersertifikasi ICP-Brasil. Dokumen yang ditandatangani harus tahan terhadap perubahan, dengan AES atau QES biasanya menggunakan enkripsi atau metode verifikasi aman lain untuk menjaga autentisitas dan integritas. SES atau AES dapat dipakai untuk sebagian besar kontrak privat, sedangkan QES berlaku untuk dokumen hukum tertentu, termasuk kontrak pemerintah, pengajuan hukum, dan transaksi berisiko tinggi. Tanda tangan juga harus menyediakan jejak audit lengkap dan dapat ditelusuri, termasuk cap waktu, identitas penanda tangan, dan metode verifikasi.

Ini adalah bentuk dasar penerimaan elektronik (misalnya nama yang diketik, tanda tangan hasil pindai, persetujuan melalui surel). Cocok untuk perjanjian berisiko rendah tetapi memiliki keberlakuan hukum yang terbatas.

2. Tanda tangan elektronik lanjutan (AES)

Gunakan metode tanda tangan dan tingkat penjaminan yang ditetapkan oleh hukum yang berlaku untuk dokumen serta transaksi terkait. Tinjauan implementasi harus membedakan:

• tindakan elektronik yang mencatat maksud penanda tangan, misalnya mengetik nama atau memilih kontrol persetujuan;
• proses yang menambahkan identitas terverifikasi, kendali eksklusif, dan bukti bahwa perubahan dapat diketahui; serta
• tanda tangan berbasis sertifikat atau yang diatur apabila hukum atau otoritas penerima menentukan metode tersebut.

Persyaratan Hukum untuk Tanda Tangan Elektronik

Di Brasil, tanda tangan elektronik sah secara hukum apabila memenuhi persyaratan khusus:

Kepatuhan terhadap kerangka hukum: tanda tangan elektronik harus mematuhi Medida Provisória No. 2,200-2/2001 dan Undang-Undang No. 14,063/2020, dengan ICP-Brasil menetapkan standar untuk tanda tangan elektronik berkualifikasi (QES).

Verifikasi identitas: SES memerlukan autentikasi minimal atau tidak memerlukannya. AES harus mencakup langkah keamanan tambahan seperti biometrik atau kode akses unik. QES memerlukan autentikasi melalui sertifikat digital bersertifikasi ICP-Brasil.

Integritas dan keamanan: Dokumen bertanda tangan harus tahan perubahan, dan enkripsi atau metode autentikasi aman direkomendasikan, terutama untuk AES dan QES.

Penerimaan berdasarkan jenis dokumen: SES dan AES sah untuk sebagian besar kontrak privat, sedangkan QES diperlukan bagi dokumen hukum tertentu, seperti kontrak pemerintah, pengajuan hukum, dan transaksi keuangan.

Kemampuan audit dan penelusuran: tanda tangan elektronik sebaiknya menyertakan jejak audit dengan cap waktu, identitas penanda tangan, serta metode autentikasi untuk memastikan transparansi dan kepatuhan hukum.

Batasan dan Pengecualian

Di Brasil, meskipun tanda tangan elektronik umumnya diterima, dokumen tertentu memerlukan formalitas khusus yang tidak memungkinkan penggunaan tanda tangan elektronik. Ini mencakup “kontrak khidmat” atau “kontrak khusus” yang harus tertulis dan didaftarkan pada otoritas yang tepat. Contohnya pencabutan hak waris (yang hanya dapat dibuat melalui wasiat).

Dokumen yang memerlukan notarisasi tidak dapat digandakan secara elektronik. Penting untuk berkonsultasi dengan instansi pemerintah terkait guna menentukan apakah tanda tangan elektronik diterima dan memahami prosedur khusus yang harus diikuti.

Walaupun tanda tangan elektronik dapat diberlakukan di Brasil, situasi tertentu mungkin memerlukan bentuk dan format khusus dan/atau pendaftaran di hadapan notaris atau otoritas publik. Dalam kasus ini, jika keadaan terkait memerlukannya, sebaiknya dinilai per kasus apakah tanda tangan elektronik dapat dipakai dan jenis mana yang berlaku.

Penerapan Industri dan Contoh Penggunaan Umum

Industri:Perbankan dan keuangan

Alasan penggunaan tanda tangan elektronik:Mempercepat transaksi, memastikan kepatuhan pada peraturan keamanan digital

Contoh penggunaan umum

• Perjanjian pinjaman
• Formulir pembukaan rekening
• Kontrak investasi
• Persetujuan kredit

Industri:Hukum dan kepatuhan

Alasan penggunaan tanda tangan elektronik:Memfasilitasi pelaksanaan kontrak sambil memastikan keabsahan hukum

Contoh penggunaan umum

• Kontrak kerja
• NDA
• Perjanjian kemitraan
• Surat kuasa (dengan QES)

Industri:Pemerintah dan sektor publik

Alasan penggunaan tanda tangan elektronik:Meningkatkan efisiensi layanan publik dan mengurangi dokumen kertas

Contoh penggunaan umum

• Pengajuan pajak
• Kontrak pengadaan
• Tender publik
• Sertifikat digital

Industri:Layanan kesehatan dan farmasi

Alasan penggunaan tanda tangan elektronik:Memastikan penanganan aman data pasien dan kepatuhan regulator

Contoh penggunaan umum

• Formulir persetujuan pasien
• Resep medis
• Dokumentasi uji klinis

Industri:Real estat dan konstruksi

Alasan penggunaan tanda tangan elektronik:Menyederhanakan transaksi properti dan persetujuan kontrak

Contoh penggunaan umum

• Perjanjian sewa
• Perjanjian kontraktor
• Permohonan hipotek (sebagian dokumen mungkin memerlukan notarisasi)

Industri:Pendidikan

Alasan penggunaan tanda tangan elektronik:Menyederhanakan proses administrasi dan layanan mahasiswa

Contoh penggunaan umum

• Formulir pendaftaran
• Sertifikasi gelar
• Kontrak fakultas

Industri:Teknologi

Alasan penggunaan tanda tangan elektronik:Mempercepat perjanjian bisnis dalam lingkungan digital

Contoh penggunaan umum

• Perjanjian lisensi perangkat lunak
• Kontrak pemasok
• Perjanjian perlindungan data

Industri:Sumber daya manusia (HR)

Alasan penggunaan tanda tangan elektronik:Mengurangi dokumen kertas dan mempercepat proses penerimaan awal

Contoh penggunaan umum

• Surat penawaran
• Kontrak karyawan
• Otorisasi penggajian
• Perjanjian kerja jarak jauh

Industri:e-dagang dan ritel

Alasan penggunaan tanda tangan elektronik:Meningkatkan pengalaman pelanggan melalui transaksi digital tanpa hambatan

Contoh penggunaan umum

• Pesanan pembelian
• Perjanjian pemasok
• Layanan berlangganan

Industri:Asuransi

Alasan penggunaan tanda tangan elektronik:Mempercepat penerbitan polis dan pemrosesan klaim

Contoh penggunaan umum

• Permohonan asuransi
• Pemrosesan klaim
• Perpanjangan polis