16 de julho de 2026
Introdução
Para montar o certificado de conclusão e a trilha de auditoria, separe documento assinado, registro de eventos, verificações, exportação e política de retenção. O nome do relatório importa menos que sua vinculação inequívoca ao documento, aos participantes e aos eventos.
A Nota Sign suporta AES e QES com certificados ICP-Brasil e gera registros de conclusão e trilha para o fluxo configurado. Quando documento, identificadores, participantes, eventos, verificações e retenção permanecem vinculados, o pacote se torna coerente, recuperável e útil para auditoria.
Um auditor de processos revisa o pacote de conclusão de um contrato. Na prática, a chave única do pacote inventaria artefatos, reconcilia identificadores e testa a recuperação, e entrega evidências finais recuperadas como um conjunto coerente.
Listar os artefatos produzidos no encerramento
Liste os artefatos que o encerramento produz: documento assinado, registro de eventos, resultado de verificação, exportação e política de retenção. Cada artefato cumpre uma função distinta.
Descreva a função de cada artefato na ficha do pacote. O documento assinado registra o ato; o registro de eventos descreve a sequência; a verificação apresenta o resultado técnico.
No pacote de encerramento, a Lei nº 14.063/2020 enquadra a assinatura eletrônica qualificada como a que utiliza certificado digital. Registre a classe brasileira do documento assinado na ficha do pacote e a fonte oficial consultada para o enquadramento.
Não importe nomenclatura de outro produto como requisito. O pacote aprova a função e o vínculo de cada artefato, independentemente do rótulo usado.
Atribua um estado a cada artefato: presente, pendente ou dispensado. O estado pendente bloqueia a aprovação. O estado dispensado recebe justificativa registrada no pacote.
Registre a versão da lista de artefatos aplicada ao encerramento. A mudança na lista gera nova versão e não altera o pacote já encerrado.
Vincular identificadores entre documento e eventos
Use uma chave única para o pacote. A chave aparece no documento assinado, no registro de eventos e no contrato de origem.
Vincule cada evento ao identificador do fluxo e ao identificador do contrato. A reconciliação confirma que os eventos pertencem àquela solicitação.
Compare a contagem de eventos com a sequência aprovada. Uma lacuna na sequência devolve o pacote à revisão.
Registre a chave única no índice do pacote. O índice permite recuperar contrato e eventos sem depender do nome usado por um fornecedor anterior.
Confira a correspondência entre a chave do documento e a chave dos eventos. A divergência interrompe a reconciliação e devolve o pacote ao responsável pela exportação.
Definir campos de revisão obrigatórios
Defina os campos que o auditor confere: participantes, horários, resultados, hash e decisão de aceitação. Cada campo recebe evidência ou motivo de ausência.
Confira participante por participante: papel, método, horário e resultado apresentado. A divergência bloqueia a aprovação do pacote.
Registre o nome do revisor e a data da conferência. A revisão fica no pacote junto com o objeto examinado.
Feche a revisão com resultado explícito: aprovado ou devolvido. O pacote devolvido lista os campos pendentes.
Separe o resultado técnico da decisão de aceitação. O resultado técnico registra o que a validação informou. A decisão de aceitação registra quem aceitou o documento e sob qual regra.
Confira a ordem dos eventos no campo de sequência. O evento concluído antes do envio indica erro de registro. A revisão compara a ordem observada com a ordem aprovada para o documento.
Testar exportação e leitura futura
Exporte o pacote completo e abra os arquivos em leitor diferente do usado na produção. O teste confirma que a leitura futura não depende de uma ferramenta específica.
Compare o índice da exportação com os arquivos efetivamente exportados. Cada objeto do índice precisa aparecer na pasta da exportação.
Registre a versão da exportação e o responsável pelo teste. A versão registrada permite refazer a conferência.
Conserve o pacote exportado como evidência da capacidade de recuperação. O teste aprovado encerra a etapa de leitura futura.
Abra o documento assinado e o registro de eventos na exportação. A leitura confirma que os dois objetos permanecem legíveis. O teste reprovado devolve o pacote à correção antes do arquivamento.
Atribuir retenção e acesso ao pacote
Defina o prazo de retenção por classe documental. O pacote recebe início da contagem, ação ao final e responsável pela execução.
Atribua grupos de acesso conforme o papel: auditoria, jurídico e administração. Registre a mudança de permissão no histórico.
Proteja a pasta encerrada contra alteração operacional. A consulta usa cópia; o pacote original permanece íntegro.
Encerre com o pacote recuperável. A auditoria recupera contrato, eventos e verificações pela chave única, e a equipe pode configurar na Nota Sign esse padrão de encerramento para os próximos fluxos.
Registre o local de arquivamento e o caminho de recuperação. O índice aponta para cada objeto do pacote. A revisão posterior localiza contrato e eventos pela chave única, sem depender do nome usado por um fornecedor anterior.
Registre a ação programada ao final do prazo de retenção. A ação lista o responsável e a forma de descarte ou extensão aprovada. A pasta encerrada permanece protegida até essa decisão.
