1 de setembro de 2025
Introdução
Cada mudança de um evento precisa de impacto, aprovador e artefato; sem esses três, a execução diverge do contrato.
Solicitação, impacto, aprovação e documento entram no log de cada alteração. Execução, aceite e encerramento são reconciliados antes de encerrar o evento.
A Nota Sign pode apoiar a formalização de alterações e aceites do evento conforme a configuração. A plataforma não aprova impacto ou orçamento: solicitação, versão, responsável, custo, execução e encerramento precisam permanecer ligados ao contrato-base.
Fechar escopo, data e responsabilidades
Registre o escopo do evento, a data e o local. O contrato-base define o evento contratado.
Registre as responsabilidades de cliente, espaço e fornecedores. A responsabilidade delimita quem responde por cada item.
Registre o orçamento aprovado por item. O orçamento serve de referência para cada mudança.
Registre a versão do contrato-base. A versão liga o evento ao documento vigente.
Separe o item contratado do item opcional. O item opcional recebe decisão própria.
Registre a data-limite de cada entrega do evento. A data governa o prazo de execução.
Registre o responsável interno por aprovar mudanças. O responsável sustenta a autoridade do log.
Registre o canal formal de comunicação do evento. O canal recebe as solicitações de mudança.
Registre a divergência entre orçamento e execução quando ela aparecer. A divergência volta ao log de mudança.
Guarde o contrato-base e o orçamento de referência. A base inicia o controle de mudanças.
Criar canal formal de mudança
Defina o formulário de solicitação de mudança. O formulário padroniza o pedido.
Registre quem solicita a mudança com data e item. A solicitação entra no log.
Separe a solicitação informal da formal. A solicitação formal entra no fluxo de avaliação.
Registre o motivo da solicitação. O motivo sustenta a avaliação da mudança.
Registre o impacto declarado pelo solicitante. O impacto declarado orienta a análise inicial.
Registre o responsável por receber cada solicitação. O responsável encaminha o pedido.
Registre o prazo de resposta da solicitação. O prazo governa a análise.
Registre a solicitação duplicada quando ela aparecer. A duplicação volta ao log para conferência.
Registre a recusa preliminar com o motivo. A recusa devolve ao solicitante antes da análise completa.
Guarde o log de mudança com solicitação e estado. O log inicia a trilha da alteração.
Avaliar impacto em preço, prazo e fornecedor
Avalie o impacto no preço da mudança solicitada. O impacto financeiro altera o orçamento de referência.
Avalie o impacto no prazo do evento. O impacto de prazo altera a data-limite.
Avalie o impacto no fornecedor correspondente. O impacto de fornecedor altera a responsabilidade.
Registre o custo adicional ou a redução calculada. O cálculo liga a mudança ao orçamento.
Separe o impacto aprovável do impacto bloqueador. O bloqueio devolve a solicitação ao cliente.
Registre o responsável pela avaliação de cada impacto. O responsável responde pelo cálculo.
Registre a cota ou o pedido novo de fornecedor. O pedido altera a execução do item.
Registre a divergência entre impacto declarado e calculado. A divergência volta ao solicitante.
Registre a proposta revisada quando o impacto mudar o orçamento. A proposta nova entra na aprovação.
Guarde a avaliação no log de mudança. A avaliação sustenta a decisão.
Aprovar e documentar a alteração
Encaminhe a solicitação avaliada ao responsável por aprovar. O encaminhamento abre a decisão.
Registre a aprovação com data e responsável. A aprovação autoriza a alteração.
Registre a rejeição com o motivo. A rejeição encerra a solicitação.
Separe a aprovação interna da aprovação do cliente. Cada aprovação cobre sua parte.
Emita o aditivo quando a mudança alterar o contrato. O aditivo formaliza a alteração.
Registre a ordem de mudança para itens sem aditivo. A ordem registra a alteração aceita.
Registre a versão do documento alterado. A versão liga a mudança ao arquivo aprovado.
Registre a ciência do fornecedor afetado. A ciência fecha a comunicação da mudança.
Registre a divergência entre aprovação e documento. A divergência devolve à correção.
Guarde o aditivo ou a ordem com o log de mudança. O registro sustenta a execução.
Reconciliar execução, aceite e encerramento
Execute a alteração aprovada conforme o documento. A execução segue o aditivo ou a ordem.
Registre a entrega correspondente à mudança. A entrega liga a alteração ao item.
Registre o aceite do cliente sobre a entrega. O aceite fecha a execução da mudança.
Separe o aceite da aprovação. A aprovação autoriza; o aceite confirma a entrega.
Registre a fatura da alteração quando o contrato a prever. A fatura liga a mudança ao orçamento revisado.
Registre a pendência de fornecedor quando ela aparecer. A pendência devolve ao log.
Use a Nota Sign para registrar a próxima ordem de mudança. O teste liga solicitação, aprovação e execução em um fluxo único.
Registre o encerramento do evento com orçamento e documentos coerentes. O encerramento fecha o contrato vivo.
Registre a retenção do log conforme a política da produtora. A retenção sustenta a auditoria.
Guarde o contrato, as mudanças e os aceites no dossiê final. O dossiê encerra o controle.
