17 de maio de 2026
Introdução
Quem assina por uma empresa não é automaticamente a empresa: a fonte, o escopo e o prazo do poder devem entrar no dossiê primeiro.
A matriz de representação registra pessoa jurídica, signatário, fonte dos poderes, escopo e prazo. Só depois o método de assinatura é selecionado e os participantes são liberados.
A Nota Sign suporta AES e QES com certificados ICP-Brasil e organiza a coleta de assinaturas do contrato Brasil–China conforme o método aprovado. A matriz liga parte, pessoa, fonte, escopo e prazo da representação ao fluxo, enquanto as análises brasileira e chinesa permanecem documentadas separadamente.
Identificar partes e pessoas signatárias
Registre as pessoas jurídicas exatamente como aparecem nos documentos corporativos e no contrato. Inclua nome oficial, identificador, sede e papel na operação. Evite usar nome comercial no lugar da parte contratante.
Liste a pessoa indicada para assinar em cada lado. Registre nome, função, contato corporativo e relação com a parte. Separe esses dados da evidência de poder.
Crie uma linha por combinação parte–pessoa. Uma empresa com dois representantes recebe duas linhas. Uma pessoa que atua por duas empresas recebe uma linha para cada parte.
Use quatro status no cadastro:
- Identificação da parte conferida.
- Identidade da pessoa conferida.
- Poder de representação conferido.
- Método de assinatura liberado.
Bloqueie o envio enquanto um status permanecer vazio. Registre quem realizou a conferência e a data. Preserve a fonte consultada.
Mapear documento de representação no Brasil
No lado brasileiro, identifique se a pessoa atua por cargo societário ou por mandato. Registre o documento, o órgão emissor ou repositório, o objeto, os limites e a vigência.
O Código Civil disciplina representação e mandato. Consulte o Código Civil compilado no Portal da Legislação para a proposição aplicada ao representante brasileiro.
Compare o valor, o objeto e o prazo do contrato com os poderes registrados. Encaminhe qualquer divergência ao jurídico. Evite inferir autoridade pela função exibida no e-mail.
Registre a procuração ou o ato societário fora do documento principal quando a política exigir acesso restrito. Mantenha no índice o identificador, a versão e o caminho aprovado. Evite anexar informação além do necessário à contraparte.
Selecione AES ou QES depois da aprovação dos poderes. Use a Lei nº 14.063/2020 apenas para a classificação e o âmbito brasileiro analisado. Não apresente o certificado como fonte da autoridade corporativa.
Registrar evidência apresentada pela parte chinesa
Solicite à parte chinesa a evidência que identifica a pessoa jurídica e a pessoa indicada. Registre documento, emissor, data, idioma, tradução usada e responsável pela análise.
O Código Civil chinês define o representante legal da pessoa jurídica segundo a lei ou o estatuto e disciplina o conteúdo de uma autorização escrita. Consulte a fonte oficial do Código Civil da China e restrinja a conclusão aos poderes apresentados.
Registre se a pessoa atua como representante legal ou mandatário. Para autorização escrita, confira nome, matéria, poderes, prazo e assinatura ou selo do outorgante conforme a fonte e a análise jurídica chinesa.
Evite deduzir poder pelo acesso ao link, pelo domínio do e-mail ou pelo uso de um selo visual. Esses elementos não substituem a verificação da representação.
Encaminhe dúvidas de idioma ou documento a assessor habilitado para a jurisdição. Preserve a versão traduzida e a versão original como objetos relacionados, com o responsável por sua aceitação.
Conferir escopo, prazo e conflito
Compare as duas linhas da matriz com o contrato. Verifique objeto, moeda, valor, duração, renovação, garantias e limites especiais. Registre resultado por item.
Na prática, a advogada de importação coleta documentos, valida poderes, aprova pessoas, assina e arquiva o contrato de compra. A matriz parte–pessoa–poder controla a liberação. O dossiê bilateral fica ligado ao instrumento.
Separe a confiabilidade do método de assinatura chinês da representação. A Lei de Assinatura Eletrônica da China trata condições da assinatura eletrônica confiável, incluindo controle dos dados de assinatura e detecção de alterações. Ela não é a fonte dos poderes corporativos.
Registre conflitos de interesse e restrições internas segundo as políticas de cada parte. Encaminhe uma representação simultânea ou uma limitação incomum ao jurídico antes do envio.
Defina uma data de expiração do gate. Refaça a verificação quando o mandato vencer, o representante mudar ou o contrato ultrapassar o limite aprovado.
Aprovar participantes e guardar a decisão
Reúna a matriz, os documentos de poder, as traduções, a decisão jurídica e o contrato aprovado. Registre versão e hash dos objetos que seguem para assinatura.
Libere na Nota Sign somente as pessoas aprovadas. Use o método definido para o ato brasileiro, registre separadamente o método analisado no lado chinês e preserve o identificador do fluxo.
Após a conclusão, compare participantes, versão e documento. Arquive o resultado técnico e a decisão de aceitar a representação. Não transforme o relatório da plataforma em conclusão sobre poderes.
Crie uma agenda de revisão para contratos de longa duração. Registre mudança de representante, renovação de mandato e aditivo. Abra outro gate antes de uma nova assinatura.
Use a solução de assinatura eletrônica da Nota Sign depois de reconciliar parte, pessoa e poder em cada lado do contrato.
