11 de abril de 2025
Introdução
Encerrar um contrato é mais do que assinar um termo: contas, ativos, acessos e dados precisam de confirmação própria.
Causa, data, cálculo, devolução, acesso e termo final ganham dono por obrigação. A assinatura marca o encerramento, mas cada confirmação fecha sua própria pendência.
A Nota Sign pode apoiar a assinatura do termo de rescisão conforme o método configurado. Encerrar o fluxo de assinatura não fecha automaticamente contas, ativos, acessos ou retenção; cada obrigação precisa de dono, evidência e confirmação própria.
Definir causa, data e instrumento de encerramento
Registre a causa da rescisão: término, descumprimento ou acordo. A causa define o instrumento aplicável.
Defina a data efetiva do encerramento. A data marca quando o serviço termina.
Registre o responsável por confirmar a data efetiva. O responsável responde pelo marco temporal.
Separe a data do aviso da data efetiva. O aviso antecede o encerramento.
Defina o instrumento de encerramento: termo ou distrato. O instrumento formaliza a saída.
Registre a cláusula que autoriza a rescisão. A cláusula sustenta a causa declarada.
Registre a notificação enviada à contraparte. A notificação prova o aviso.
Registre a confirmação de recebimento da notificação. A confirmação fecha o aviso.
Guarde causa, data e instrumento na sequência. A entrada inicia o checklist.
Inventariar obrigações financeiras e entregas
Liste as faturas pendentes e os créditos em aberto. A lista define o acerto financeiro.
Liste as entregas ainda devidas e as já aceitas. A lista separa o que segue do que encerra.
Registre o cálculo de encerramento com responsável. O cálculo sustenta o acerto final.
Separe a obrigação financeira da obrigação de entrega. Cada obrigação recebe seu dono.
Registre a compensação ou o pagamento final. O registro fecha a obrigação financeira.
Registre a devolução de equipamentos e credenciais. A devolução encerra a posse de ativos.
Registre a pendência sem responsável quando ela aparecer. A pendência devolve ao checklist.
Registre o saldo final apurado com a contraparte. O saldo fecha o acerto documentado.
Registre a entrega pendente com novo responsável. O responsável responde pela conclusão.
Guarde o inventário de obrigações com dono. O inventário sustenta o fechamento.
Revogar acessos e recuperar ativos
Liste os acessos ativos do fornecedor. A lista define o que precisa de revogação.
Revogue o acesso ao sistema na data efetiva. A revogação encerra o privilégio.
Recupere os ativos físicos com comprovante. O comprovante prova a devolução.
Recupere os dados sob posse do fornecedor. A recuperação define o destino do dado.
Separe a revogação do acesso da devolução do ativo. Cada ação tem seu dono.
Registre a confirmação da revogação pelo sistema. A confirmação fecha o acesso.
Registre o ativo não devolvido com responsável. O registro abre a cobrança.
Registre o certificado de devolução do equipamento. O certificado prova a entrega do ativo.
Registre o destino definido para os dados devolvidos. O destino encerra a posse do dado.
Guarde a trilha de revogação e devolução. A trilha sustenta o encerramento.
Assinar o termo e comunicar responsáveis
Prepare o termo com causa, data e acerto registrados. O termo reflete o checklist.
Defina a ordem de assinatura do termo de rescisão conforme o contrato encerrado. A ordem governa o envio final.
Registre o signatário de cada parte com poder. O poder sustenta a assinatura.
Registre o envio e a conclusão de cada assinatura. A trilha liga o resultado ao participante.
Comunique os responsáveis internos sobre o encerramento. A comunicação distribui as ações.
Registre a recusa com o motivo. A recusa volta ao checklist de encerramento.
Confira o termo assinado contra o inventário. A conferência impede condição divergente.
Registre a ciência do responsável por cada obrigação. A ciência distribui a responsabilidade.
Registre a devolução do termo por recusa da contraparte. A recusa volta ao cálculo de encerramento.
Guarde o termo assinado com as confirmações. O termo fecha o marco documental.
Confirmar retenção e fechamento nos sistemas
Defina a retenção do contrato encerrado. A retenção segue a política da empresa.
Atualize o cadastro do fornecedor para encerrado. O cadastro reflete o estado final.
Atualize o sistema de pagamento e o de acessos. A atualização impede fatura futura.
Registre a reconciliação entre termo e sistemas. A comparação confirma o fechamento.
Registre a divergência entre termo e cadastro. A divergência devolve à correção.
Use a Nota Sign para executar o checklist de encerramento. O teste liga cálculo, devolução e termo em uma sequência única.
Registre a data do fechamento nos sistemas. A data marca o fim do vínculo.
Registre a retenção do dossiê de encerramento. A retenção sustenta a auditoria futura.
Registre a confirmação do financeiro sobre a quitação. A confirmação fecha a obrigação final.
Registre o arquivo final do termo e do acerto. O arquivo reúne a evidência do encerramento.
Guarde o contrato encerrado sem acesso ativo ou pendência sem responsável. O registro encerra a rescisão.
