8 tháng 5, 2025
Tổng quan
Kiểm tra chữ ký điện tử trong hợp đồng Việt Nam–Trung Quốc phải được thực hiện theo hai tuyến pháp lý riêng. Phương thức được chấp nhận ở Việt Nam không tự động đáp ứng các điều kiện của Trung Quốc, và ngược lại. Kết quả cuối cùng phải nêu rõ căn cứ, phạm vi và ngoại lệ của từng bên.
Cố định tài liệu và phạm vi giao dịch
Trước tiên, xác định bản hợp đồng cuối, phụ lục, các bên, người đại diện, luật điều chỉnh và nơi sử dụng tài liệu. Gán mã phiên bản và lưu dấu vân tay của tệp để cả hai tuyến kiểm tra cùng tham chiếu một tài liệu.
Nếu các bên ký hai bản ngôn ngữ, ghi rõ bản nào ưu tiên và cách đối chiếu phiên bản. Không nên coi hai tệp “trông giống nhau” là cùng một bản nếu chưa kiểm tra nội dung và mã nhận dạng.
Tuyến kiểm tra tại Việt Nam
Đối chiếu loại chữ ký, chứng thư và điều kiện áp dụng theo Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15. Với chữ ký điện tử nước ngoài, cần xem riêng các quy định về công nhận và chấp nhận, cùng yêu cầu của tài liệu và giao dịch cụ thể.
Ghi kết quả theo cấu trúc: phương thức ký, người ký, thẩm quyền, chứng thư, trạng thái xác minh, thời điểm và quyết định chấp nhận của phía Việt Nam.
Tuyến kiểm tra tại Trung Quốc
Phía Trung Quốc cần đánh giá theo Luật Chữ ký điện tử của Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa và các yêu cầu có liên quan đến tài liệu, dữ liệu ký và khả năng phát hiện thay đổi. Không dịch máy một thuật ngữ của Việt Nam rồi dùng nó như kết luận pháp lý của phía Trung Quốc.
Ghi riêng nguồn chính thức, người tư vấn hoặc người phê duyệt và kết quả của phía Trung Quốc. Nếu một điều kiện chưa được xác nhận, đánh dấu là ngoại lệ cần xử lý thay vì suy đoán.
Đối chiếu chứng thư và nhà cung cấp
Kiểm tra chủ thể, nhà phát hành, chuỗi tin cậy, thời hạn, trạng thái và mục đích sử dụng của chứng thư. Mỗi phía có thể dùng nguồn xác minh hoặc chương trình công nhận khác nhau; báo cáo của một công cụ không nên được mặc nhiên dùng cho cả hai.
Thẩm quyền đại diện cũng phải được kiểm tra độc lập với chứng thư. Chứng thư có thể gắn khóa với một cá nhân nhưng không tự chứng minh người đó được ký hợp đồng thay mặt doanh nghiệp.
Lập ma trận quyết định song phương
Chỉ phát hành hợp đồng khi các ngoại lệ có chủ sở hữu và quyết định rõ ràng.
Nota Sign hỗ trợ hợp đồng thương mại Việt Nam - Trung Quốc bằng cách kết nối tài liệu, người ký, chứng thư hoặc phương thức xác thực, sự kiện và kết quả kiểm tra trong một luồng. Nhờ đó, kết quả kiểm tra từng phía được ghi nhận trước khi chấp nhận; yêu cầu pháp lý của từng giao dịch vẫn được đánh giá theo đúng tài liệu, chủ thể và pháp luật áp dụng.
Vận hành quy trình với Nota Sign
Với hợp đồng thương mại Việt Nam - Trung Quốc, Nota Sign đưa các bước xác định pháp luật, kiểm tra văn bản, đối chiếu chứng thư, ghi nhận và chấp nhận vào một luồng có định tuyến và dấu vết kiểm toán. Nota Sign biến nội dung “văn bản, chứng thư và dữ liệu ký được kiểm tra riêng ở từng phía” thành các điểm kiểm tra có thể theo dõi, từ đó tạo ra một kết quả rõ ràng: kết quả kiểm tra từng phía được ghi nhận trước khi chấp nhận.
Bước tiếp theo: Rà soát quy trình ký với Nota Sign.
