Cách chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số

Tổng quan

Không nên chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chỉ từ bảng giá hoặc danh sách tiếp thị. Trước hết, doanh nghiệp cần xác định loại chữ ký, phạm vi giao dịch, tài liệu, người ký, yêu cầu xác minh và cách lưu bằng chứng. Sau đó mới đối chiếu nhà cung cấp với các tiêu chí đó.

Bước 1: Xác định phạm vi và yêu cầu

Lập danh mục giao dịch trong nước, công vụ và xuyên biên giới. Với mỗi loại tài liệu, ghi người ký, tư cách ký, mức rủi ro, thời hạn lưu, yêu cầu của đối tác và hệ thống cần tích hợp.

Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 phân loại chữ ký theo phạm vi sử dụng và có quy định riêng về công nhận, chấp nhận chữ ký điện tử nước ngoài. Không nên suy ra rằng một nhà cung cấp phù hợp cho giao dịch trong nước cũng tự động được chấp nhận ở mọi quốc gia khác.

Bước 2: Kiểm tra tư cách và phạm vi dịch vụ

Sử dụng nguồn chính thức hiện hành để kiểm tra tên pháp lý, loại dịch vụ, phạm vi hoạt động và trạng thái của nhà cung cấp. Ghi URL, ngày kiểm tra và người thực hiện; không dựa vào logo hoặc bản chụp giấy phép do bên bán tự gửi.

Kiểm tra thêm quy trình cấp, gia hạn, thu hồi và tra cứu trạng thái chứng thư; cách xác minh danh tính; quản lý khóa; dấu thời gian; hỗ trợ sự cố; và khả năng xuất báo cáo xác minh.

Bước 3: Đánh giá khả năng vận hành

Nhà cung cấp phù hợp về pháp lý vẫn có thể không phù hợp về vận hành. Thử nghiệm các trường hợp ký thành công, chứng thư hết hạn, thu hồi, sai danh tính, tài liệu bị thay đổi và dịch vụ xác minh gián đoạn.

Xác nhận định dạng tài liệu, thiết bị, trình duyệt, API, thời gian đáp ứng, khả năng xuất bằng chứng và cách chuyển đổi nhà cung cấp. Không nên để hồ sơ dài hạn phụ thuộc vào một cổng tra cứu mà doanh nghiệp không thể truy cập sau khi chấm dứt hợp đồng.

Bước 4: Đánh giá giao dịch nước ngoài

Với mỗi hành lang, tạo một dòng riêng gồm quốc gia, loại tài liệu, pháp luật áp dụng, chương trình công nhận, nguồn xác minh và người phê duyệt. Phía Trung Quốc và phía EU phải được đánh giá theo quy tắc của mình; không dùng một bản dịch thuật ngữ làm bằng chứng tương đương.

Nếu điều kiện công nhận chưa rõ, thu hẹp phạm vi sử dụng hoặc yêu cầu tư vấn pháp lý. Không đưa nhà cung cấp vào danh sách “toàn cầu” chỉ vì có thể phát hành chứng thư cho người ở nhiều nước.

Bước 5: Phê duyệt danh sách theo trường hợp sử dụng

Danh sách cuối nên nêu rõ:

• nhà cung cấp và dịch vụ được phê duyệt;
• loại tài liệu, người ký và phạm vi địa lý;
• phương thức xác minh và bằng chứng phải lưu;
• điều kiện dừng, ngoại lệ và người xử lý;
• ngày rà soát tiếp theo.

Nota Sign hỗ trợ hồ sơ lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực bằng cách kết nối tài liệu, người ký, chứng thư hoặc phương thức xác thực, sự kiện và kết quả kiểm tra trong một luồng. Nhờ đó, lựa chọn được ghi nhận theo từng phạm vi giao dịch; yêu cầu pháp lý của từng giao dịch vẫn được đánh giá theo đúng tài liệu, chủ thể và pháp luật áp dụng.

Vận hành quy trình với Nota Sign

Với hồ sơ lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực, Nota Sign đưa các bước xác định phạm vi, đối chiếu tổ chức, kiểm tra công nhận và ghi nhận lựa chọn vào một luồng có định tuyến và dấu vết kiểm toán. Nota Sign biến nội dung “tổ chức cung cấp dịch vụ được đối chiếu với phạm vi sử dụng của giao dịch” thành các điểm kiểm tra có thể theo dõi, từ đó tạo ra một kết quả rõ ràng: lựa chọn được ghi nhận theo từng phạm vi giao dịch.

Bước tiếp theo: Rà soát quy trình ký với Nota Sign.