Chữ ký điện tử giúp tăng tốc quy trình nhân sự

Chữ ký điện tử có thể được dùng cho nhiều tài liệu nhân sự, nhưng hiệu lực pháp lý phụ thuộc vào pháp luật và thẩm quyền tài phán áp dụng, loại tài liệu và quy trình tuyển dụng, mọi quy tắc bắt buộc về hình thức, thông báo, đồng ý, lưu giữ hoặc loại trừ, ý định của người ký, việc xác thực cùng bằng chứng được lưu giữ. Nota Sign cung cấp cho nhóm nhân sự phương thức số an toàn để gửi và ký thư mời làm việc, thỏa thuận lao động, biểu mẫu tiếp nhận, xác nhận chính sách và hồ sơ nghỉ việc, kèm hồ sơ ký rõ ràng. Hãy rà soát yêu cầu của từng quy trình nhân sự trước khi triển khai.

Nhóm nhân sự có thể dùng chữ ký điện tử cho thỏa thuận lao động, thư mời, bộ hồ sơ tiếp nhận, sổ tay và xác nhận chính sách, tài liệu hiệu suất, phê duyệt nghỉ phép hoặc chi phí, thỏa thuận bảo mật và biểu mẫu nghỉ việc. Hãy ánh xạ từng quy trình với yêu cầu phê duyệt, chữ ký và lưu giữ phù hợp trước khi triển khai.

Không. Nota Sign cho phép người nhận xem và ký mà không tạo tài khoản, đăng nhập hoặc tải phần mềm. Ứng viên và nhân viên có thể hoàn tất tài liệu trên trình duyệt hoặc thiết bị di động, trong khi nhân sự giữ quy trình tập trung vào công việc cần làm.

Có. Nhân sự có thể đặt vai trò và thứ tự ký để tài liệu đi đúng trình tự, chẳng hạn quản lý xem xét, nhân viên ký rồi nhân sự lưu hồ sơ. Dùng quy trình bộ hồ sơ tiêu chuẩn khi nhiều người cần hành động trên cùng tài liệu và lưu rõ từng bước.

Có. Gửi hàng loạt dành cho chương trình nhân sự lặp lại khi mỗi nhân viên cần một bản riêng của cùng chính sách, thông báo, xác nhận đào tạo hoặc biểu mẫu tuân thủ. Bắt đầu bằng tài liệu hoặc mẫu, nhập dữ liệu người nhận, kiểm tra lô và theo dõi hoàn tất từ một tác vụ.

Có. Mẫu cho phép nhân sự tái sử dụng tài liệu, vai trò người nhận, thứ tự ký, trường, lời nhắc và cài đặt gửi của quy trình phổ biến. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ cấu trúc đã duyệt cho thư mời hoặc biểu mẫu tiếp nhận rồi xem lại hoặc điều chỉnh thông tin cho từng người trước khi gửi.

Có. Nota Sign hỗ trợ nhiều lựa chọn xác thực người ký, gồm xác minh email, mã truy cập, xác minh SMS và kiểm tra danh tính với mức bảo đảm cao hơn. Nhân sự có thể chọn biện pháp phù hợp với tài liệu, rủi ro người ký và chính sách công ty mà không thêm bước không cần thiết cho mọi yêu cầu.

Có. Nota Sign Branding cho phép doanh nghiệp áp dụng logo và nhận diện hình ảnh vào email ký cùng trang dành cho người nhận. Trải nghiệm nhất quán giúp ứng viên và nhân viên nhận biết thông tin từ nhân sự, trong khi quy trình tài liệu vẫn rõ ràng và bảo mật.

Mỗi tài liệu hoàn tất có nhật ký kiểm tra cho phép phát hiện thay đổi về sau và ghi lại các sự kiện chính của tài liệu cùng quá trình ký. Nhân sự có thể lưu tệp hoàn tất cùng bằng chứng liên quan để rà soát hồ sơ, phục vụ quy trình tuân thủ và giải đáp khi nào tài liệu được mở, ký hoặc hoàn tất.