Đưa thỏa thuận nhà cung cấp từ yêu cầu đến chữ ký nhanh hơn

Nhóm mua sắm có thể gửi hợp đồng nhà cung cấp, đơn đặt hàng, thỏa thuận cung ứng, xác nhận RFP, biểu mẫu tiếp nhận, tuyên bố tuân thủ, xác nhận chính sách và tài liệu khác cần phê duyệt, xác nhận hoặc chữ ký để tạo hồ sơ mua sắm đáng tin cậy.

Chữ ký điện tử có thể được công nhận đối với nhiều thỏa thuận với nhà cung cấp, nhưng tính hợp lệ và khả năng thi hành phụ thuộc vào pháp luật và thẩm quyền tài phán áp dụng, tài liệu và giao dịch với nhà cung cấp, thẩm quyền cùng ý định của từng người ký, sự đồng ý của các bên đối với giao dịch điện tử, việc xác thực, mọi yêu cầu về hình thức, nộp hồ sơ hoặc trường hợp loại trừ, cùng bằng chứng được lưu giữ. ESIGN và UETA là các khuôn khổ của Hoa Kỳ, còn eIDAS áp dụng tại EU. Nota Sign ghi nhận sự đồng ý, hành động của người ký, dấu thời gian, thông tin xác thực và bằng chứng về tính toàn vẹn của tài liệu để hỗ trợ hồ sơ mua sắm đáng tin cậy và việc rà soát pháp lý.

Không. Nhà cung cấp mở yêu cầu bảo mật, xem tài liệu, điền trường bắt buộc và ký trên trình duyệt máy tính hoặc di động. Việc tạo tài khoản và tải phần mềm không làm gián đoạn trải nghiệm ký bên ngoài.

Có. Thêm chủ sở hữu nghiệp vụ, người giữ ngân sách, tài chính, pháp lý và người đánh giá khác trước nhà cung cấp, rồi thêm đồng ký cuối nếu cần. Thứ tự người nhận xác định giữ từng hành động theo đúng trình tự và lưu một lịch sử thỏa thuận.

Có. Trạng thái thỏa thuận cho biết khi tài liệu được gửi, xem, ký hoặc hoàn tất. Nhóm mua sắm có thể nhắc những người vẫn cần hành động thay vì gửi lại tệp hoặc dựng lại quy trình.

Có. Gửi hàng loạt tạo yêu cầu riêng cho từng người nhận từ một tài liệu hoặc mẫu. Nhóm mua sắm có thể phân phối biểu mẫu tiếp nhận, xác nhận chính sách hoặc tuyên bố tuân thủ ở quy mô lớn và theo dõi hoàn tất từ một tác vụ.

Bảo vệ tài liệu mua sắm nhạy cảm bằng quyền truy cập an toàn, xác thực người ký, mã hóa, giám sát và hồ sơ cho phép phát hiện thay đổi về sau. Nota Sign đã hoàn tất cuộc kiểm toán SOC 2 Type II bao quát các Tiêu chí Dịch vụ Tin cậy về Bảo mật, Tính sẵn sàng và Tính bảo mật thông tin. Liên hệ Nota Sign để trao đổi về quyền truy cập báo cáo phục vụ đánh giá bảo mật của bạn.

CA Hub có thể hỗ trợ quy trình ký với nhà cung cấp khi quy trình mua sắm, Nhà cung cấp dịch vụ tin cậy và CA đối tác phù hợp đều khả dụng. Nhóm mua sắm có thể quản lý tập trung trạng thái cùng bằng chứng của tuyến nhà cung cấp, đồng thời chọn chứng thư và mức bảo đảm phù hợp với thị trường và tài liệu liên quan. Hãy xác nhận tính sẵn có của nhà cung cấp, chứng thư, thị trường, gói, phê duyệt và tuyến vận hành chính thức.