26 tháng 6, 2026
Giới thiệu
Một văn bản đã ký có thể xuất hiện thay đổi về mặt tệp mà chưa chắc nội dung được ký đã bị sửa trái phép. Cần xác định phiên bản nào được chữ ký bảo vệ, thay đổi nào xảy ra sau đó và thay đổi đó có được quy trình cho phép hay không.
Phát hiện thay đổi sau khi ký
Giữ nguyên tệp điện tử nhận được và kiểm tra bằng công cụ xác thực được phê duyệt. Ghi nhận phạm vi dữ liệu được ký, các phiên bản PDF và cảnh báo thay đổi.
Không chỉ so sánh tên tệp hoặc hình thức hiển thị. Hai tệp có thể giống nhau trên màn hình nhưng khác dữ liệu; ngược lại, việc thêm chữ ký thứ hai có thể là một phiên bản tiếp theo được dự kiến.
Đối chiếu văn bản và dữ liệu ký
So sánh nội dung nghiệp vụ như bên ký, số tiền, ngày, điều khoản và phụ lục với phiên bản đã phê duyệt. Tách kết quả kỹ thuật khỏi đánh giá nghiệp vụ.
Nếu dùng giá trị băm, hãy ghi rõ giá trị đó thuộc tệp nào. Giá trị băm khác nhau cho biết hai tệp không giống nhau, nhưng không giải thích nội dung nào đã thay đổi.
Xử lý văn bản bị thay đổi
Có thể chấp nhận khi thay đổi đúng loại được quy trình cho phép; cần điều tra khi nguyên nhân chưa rõ; và phải tạo phiên bản mới để ký lại khi nội dung đã phê duyệt bị sửa hoặc tính toàn vẹn bị phá vỡ.
Nota Sign hỗ trợ văn bản đã ký bị nghi ngờ thay đổi bằng cách kết nối tài liệu, người ký, chứng thư hoặc phương thức xác thực, sự kiện và kết quả kiểm tra trong một luồng. Nhờ đó, thay đổi được ghi nhận và xử lý theo quy trình; yêu cầu pháp lý của từng giao dịch vẫn được đánh giá theo đúng tài liệu, chủ thể và pháp luật áp dụng.
Ghi nhận kết quả
Lưu tệp gốc, công cụ, kết quả xác thực, nội dung thay đổi, quyết định và người chịu trách nhiệm. Nếu ký lại, liên kết hồ sơ mới với hồ sơ cũ.
Vận hành quy trình với Nota Sign
Với văn bản đã ký bị nghi ngờ thay đổi, Nota Sign đưa các bước đối chiếu, phát hiện thay đổi, xử lý và ghi nhận vào một luồng có định tuyến và dấu vết kiểm toán. Nota Sign biến nội dung “văn bản và dữ liệu ký được đối chiếu để phát hiện thay đổi” thành các điểm kiểm tra có thể theo dõi, từ đó tạo ra một kết quả rõ ràng: thay đổi được ghi nhận và xử lý theo quy trình.
Bước tiếp theo: Đối chiếu văn bản trong Nota Sign.
