2026年9月18日
在线签署文档的流程始终相同，只有五步：准备好最终版文件（PDF、Word、Excel 或扫描图片），上传到电子签名平台，选择合适的签名方式，填上各签署人的邮箱并发送请求；所有人签完后，下载已签署的文件并连同证据记录一起归档。
无论是服务合同、报价单还是人事文件，工作流完全一致，您和对方都不需要安装任何软件。下面把完整流程逐步讲清楚，并说明哪些文档可以在线签、不同文档该选哪种签名方式。
完整流程：五步概览
- 准备文档。 始终以最终版为准：请求一旦发出，任何内容改动都会使已收集的签名失效。上传前请核对数据、金额、日期和附件。
- 上传文件并摆放字段。 将 PDF、Word 或 Excel 拖入平台，系统会自动转换为可签署格式。随后在页面上摆放每位签署人需要填写的签名、日期、简签或文本字段。
- 选择签名方式。 按文档要求选择键入签名、手写绘制签名，或基于数字证书的签名。下文的对照表可以帮您快速决定。
- 添加签署人并发送。 填写每位签署人的姓名与邮箱，设定按顺序签署还是并行签署，并可自定义邀请语。平台负责发送请求和自动催签。
- 下载并存证。 流程完成后，您会拿到各方签署完毕的文件及其证据记录。两者务必一起保存——发生争议时，它们就是您的证据。
哪些文档可以在线签署
PDF 最常见，但绝不是唯一选择。实际上，凡是今天需要打印出来手签的文档，都可以在线签：
- 合同类：服务合同、买卖合同、劳动合同、租赁合同、保密协议。
- 商务文件：报价单、订单、送货单、条款确认书。
- 人事文件：劳动合同、补充协议、知情同意书、内部制度签收。
- 行政文件：授权书、委托书、各类表单与回执。
文件格式方面，主流平台都支持 .doc、.docx、.xls、.xlsx，以及扫描图片（.jpg、.png）和 PDF。系统会在签署前统一转换为 PDF，您无需手动做任何格式转换。
如果您想先弄清"在线签名"本身是什么、如何工作、有哪些保障，请阅读我们的在线签名指南。如果您手头只有一份 PDF 需要签署，可以直接看在线签 PDF 专篇。
不同文档该选哪种签名方式
并非所有文档都需要同等强度的签名。在欧盟 eIDAS 条例（(EU) 910/2014）框架下，电子签名分简单、高级、合格三级，任何一级都不得仅因其电子形式而被否认证据效力。实操中这样选：
- 键入签名：输入姓名，平台以签名笔迹呈现。速度最快；只要证据记录完整，键入签名足以应对低风险的日常文档。
- 手写绘制签名：在手机屏上用手指、或在电脑上用鼠标画出签名。与键入同属一个等级，但视觉效果更接近手写签名。
- 数字证书签名：签名与证明身份的数字证书绑定，等级提升至高级或合格电子签名，举证力更强。
| 文档类型 | 建议签名 | 选择原因 |
|---|---|---|
| 报价单、回执 | 键入（简单） | 快速、风险低 |
| 服务合同 | 高级电子签 | 绑定签署人身份 |
| 人事文件 | 高级电子签 | 身份已核验 |
| 登记类文件 | 合格电子签 | 法律效力最高 |
| 内部授权 | 简单或高级 | 视内部制度 |
总体原则很简单：交易金额越大、发生争议的风险越高，就该用越高等级的签名。
如何添加签署人、发送请求并跟踪进度
文档和字段就绪后，发送不到一分钟。逐一添加签署人的姓名与邮箱，并分配各自要填的字段——平台通常按人分配不同颜色，避免签错位置。如果文档要求固定顺序（例如先客户、后商务负责人），开启顺序签署；否则所有人同时收到请求。
对方会收到一封含安全链接的邮件，直接在浏览器里打开、审阅并签署，无需安装软件，也无需注册账号。整个流程在手机上同样顺畅，无论您还是对方，都可以在移动端完成全部操作。签署量较大的团队，建议进一步把这套流程标准化，具体方法见电子签名工作流搭建指南。
请求发出后，跟踪面板实时显示进度：谁已打开、谁已签署、谁还未签。自动催签替您跟进，不用再逐个发邮件催促。
如何下载签署完成的文件并保存证据
最后一位签署人完成后，平台生成最终文件并通知各方。此时请下载两样东西：
- 已签署的文档：通常是一份 PDF，包含可见签名及各签名背后的加密数据。
- 证据记录：完整记载谁在什么时间、从哪个 IP 地址、对哪个版本的文件完成了签署。一份完整的签署审计轨迹，能把一个签名变成可对抗争议的扎实证据。
最后两点提醒：文档与证据务必一起归档，最好放在加密的存储空间；签署完成后不要再编辑 PDF，任何后续改动都会破坏文件完整性。
任何文档，同一个签署入口：Nota Sign
五步流程的真正价值，在于它不因文档格式而中断。很多企业恰恰卡在这一点上：PDF 用一个工具，Word 合同用另一个，送货单还在靠打印快递。Nota Sign 是法大大（FaDaDa）旗下的全球电子签平台，入口只有一个：人事部门传一份 Word、销售传一份 Excel 订单、采购传一份 PDF 合同，后续流程完全一致——同样的字段摆放、同样的跟踪面板、同样的归档结果。团队里没人需要学习三套流程，也没人需要关心文件最初是什么格式。
统一的入口并不意味着降低保障。每一份签名都在 eIDAS 框架内完成，可按文档要求采用简单、高级或合格等级；法律覆盖超过 100 个国家和地区，跨境合同走同一条流程。文件和证据所依托的服务已通过 SOC 2 Type II 独立审计：您的合同不仅签得快，也被按审计标准妥善保管。
不按用户数计费的模式则恰好契合这一流程的真实用法：发文档最多的往往不是管理层，而是行政、销售和人事。各部门都能自行上传、发送自己的文档，而账单不会因多一个使用账号而上涨，流程的最后一道摩擦就此消除；中大型企业还可以按规模定制接入条件，把签署能力接入内部系统。想看看这套流程跑在您自己的文档上是什么效果，欢迎联系我们的团队。
