如何在Office 2016中添加数字签名：完整指南

在Microsoft Office 2016中，有两种方式可以创建数字签名：插入签名行，获得可见的手写风格签名；或添加不可见数字签名，通过数字证书进行加密绑定。第一种方法，在Word、Excel或PowerPoint中进入插入 > 签名行。第二种方法，进入文件 > 信息 > 保护文档（或工作簿/演示文稿）> 添加数字签名。这两项功能都内置在Windows版Office 2016中。签名行和“添加数字签名”工具在Mac版Office 2016中不可用——它们是在Microsoft 365等后续Mac版本中才加入的。本指南将详细介绍每种方法的具体步骤，说明如何创建或获取真正的数字签名所需的证书，教你如何验证签名，并帮助你判断何时Office内置工具已不再够用。

Office 2016提供哪些数字签名选项？

Office 2016内置两项不同的签名功能，混淆它们是人们最常见的错误：

签名行（可见）。 签名行是插入到Word文档、Excel工作表或PowerPoint幻灯片中的图形占位符。签署时，签名人可输入姓名、粘贴手写签名的图片，或在已安装证书的情况下附加证书。通过输入文字或添加图片完成的签名行属于电子签名——它能表明签署意图，但本身不携带任何身份或文档完整性的加密证明。
不可见数字签名（基于证书）。 不可见数字签名是使用私钥对文档内容计算得出的加密签名。由于它基于公钥基础设施（PKI），签署后对文件的任何改动都会使签名失效——这正是它被称为数字签名而非签名图片的原因。如果你不清楚背后的加密原理，我们的指南数字签名是如何工作的会用通俗的语言解释证书、哈希和密钥对。

需要哪种方式取决于你的目标。内部文档、报价单和日常审批用签名行就够了。当你需要防篡改证明、签名人验证或审计追踪时，应选择不可见数字签名。如果你的使用场景更简单，只需要一种快速的签署方式，可以从我们的教程如何制作电子签名开始。

在Word 2016中添加签名行（分步操作）

在Office 2016中签署文档最快的方式是插入签名行并完成签署。以下是Word 2016中的具体流程（Excel和PowerPoint的操作方式相同）：

将光标移动到希望签名行出现的位置。
打开插入选项卡，在文本组中点击签名行。
在下拉菜单中选择Microsoft Office签名行。
在签名设置对话框中，填写建议签署人的姓名、职务和电子邮件地址。你还可以添加对签署人显示的说明，例如“请签署前审阅”。
如果希望签署人在签署时能够添加备注，请勾选允许签署人在签署对话框中添加备注。
点击确定。光标位置会出现一条带有X和占位符的签名行。

签署签名行：

双击签名行（或右键单击并选择签署）。
在签署对话框中，在X旁边的方框内输入你的姓名，或点击选择图片上传你的手写签名图片。
可选：如果你希望时间戳显示在签名行上，点击签名设置并勾选在签名行中显示签署时间。
点击签署。
Word会将签名标记为有效，并在状态栏中显示签名按钮。

如果你已安装数字证书，Word在签署签名行时可以附加该证书，将视觉签名变成加密签名。如果没有证书，签名将仅属于电子签名——视觉上清晰，但不具备基于证书的签名所提供的防篡改证明。

在Word 2016中添加不可见数字签名

如果需要一种以加密方式锁定文档内容、任何编辑都会使其失效的签名，请使用不可见数字签名：

在Word 2016中打开文档，进入文件 > 信息。
点击保护文档（在Excel中是保护工作簿，在PowerPoint中是保护演示文稿）。
点击添加数字签名。
阅读提示信息后点击确定。
在签署对话框中，从签名身份列表中选择你的数字证书。
可选：输入签署本文档的目的，例如“最终审批”或“合同审阅”。
点击签署。

签署完成后，文档将变为只读，状态栏中会出现签名图标，Word会在签名任务窗格中显示该签名。此后对文档的任何修改——哪怕只是一个字符——都会使签名失效，Word会在下次打开文件时发出提示。

需要注意的是，不可见数字签名的强度取决于其背后的证书。由受信任的证书颁发机构（CA）签发的证书，可让任何验证签名的人确认签名人身份。自签名证书只能证明文件在签署它的那台机器上未被改动过。

为Office 2016创建或获取数字证书

要添加不可见数字签名，Office 2016需要在证书存储区中安装数字证书。你有三种切实可行的选择：

创建自己的数字ID（自签名）。 如果你点击添加数字签名时尚未安装证书，Office会为你创建数字ID。同一工具SelfCert.exe随Office附带在安装文件夹中。自签名证书适用于个人文档和测试场景，但其他电脑默认不会信任它，因此不要用于需要第三方验证的商业合同。
从商业CA购买文档签名证书。 GlobalSign和DigiCert等证书颁发机构出售用于验证证书持有人身份的电子邮件和文档签名证书。这些证书受Windows信任中心认可，是商业用途的合适选择。
使用企业证书。 如果你的组织运行Active Directory证书服务基础架构，IT团队可以签发公司范围内受信任的签名证书。

无论选择哪种方式，证书都必须安装在当前用户 > 个人存储区中，Office才会在签署对话框中列出它。如果你想逐步了解生成和安装证书的完整流程，请参阅我们的指南如何制作数字签名证书。

在Office 2016中验证数字签名

Office 2016内置了验证功能：

打开已签署的文件，进入文件 > 信息。
点击保护文档，选择查看签名。
在签名任务窗格中，每个签名都会显示其状态——有效表示签名的证书受信任，且内容在签署后未被修改；无效表示文档在签署后被改动，或证书在这台机器上不受信任。

实际使用中有两点需要特别注意：

修改会使签名失效。 任何人编辑已签署的文档并保存后，所有现有签名都会变为无效。这正是数字签名价值所在——也是你在编辑前应保留一份干净副本的原因。
自签名证书只能在本机验证。 另一台电脑上的接收方通常会看到用自签名证书签署的签名显示为无效或未验证，因为他们的机器不信任你的私有证书。这不是bug——这是PKI的预期行为。

如果你经常交换转换为PDF的已签署文件，同样的验证原则也适用，我们的文章如何验证PDF中的签名涵盖了工作流中PDF这一环节。

当Office 2016签名不再够用时

Office 2016的内置签名是云计算时代之前设计的桌面功能。它在单台机器上处理单个文档时表现良好，但当你需要远程签署、在多人之间流转文档或生成具有法律效力的审计追踪时，它就不够用了。下表对比了内置方式与现代云电子签名平台：

功能	Office 2016内置	现代电子签名平台（如Nota Sign）
签名类型	签名行（输入/图片）或基于证书的不可见签名	输入、手绘、上传及基于证书的签名
远程签署	不支持——接收方需要文件并安装Office	通过浏览器或App在任意设备上签署
多方协作流程	手动——通过电子邮件来回发送文件	自动路由，顺序或并行签署
审计追踪	仅签名有效性	自动记录谁在何时、何地签署，防篡改
证书管理	自行管理证书和到期时间	由服务商托管签署和证书处理
法律效力范围	取决于每个接收方的本地规则	法律效力覆盖100多个国家和地区

Office方式隐藏的成本在于运营层面：通过电子邮件发送文件造成的版本混乱、无法看到签名是否仍在等待处理，以及当对方对签署过程产生争议时没有可导出的审计记录。如果你正在为小团队或公司评估平台，我们的Windows最佳电子签名软件对比，以及在Word和Google Docs中添加签名的分步指南是值得继续阅读的内容。

选择Nota Sign，开启现代数字签署

如果你还在用Office文件来回传递收集签名，那说明你已经触碰到了桌面功能的天花板。现代平台把整个流程搬到线上——路由、签署、审计记录——对方无需安装Office也能签你的合同。Nota Sign是法大大（FaDaDa）推出的全球电子签名平台，连续多年位居IDC中国电子签名软件市场份额第一，它的设计目标正是本文讨论的这个缺口：签署要快、要随时随地、还要不失去法律效力。