PDF签名怎么签？签名图片与PDF电子签名的法律效力差异（2026）

核心摘要：PDF 签名分为把签名图片粘贴进文档的方式，以及通过电子签名平台签名的方式。两者都有可能被认定为전자서명법 제3조（韩国《电子签名法》第3条）意义上的签名，但在防篡改、本人身份确认、审计记录方面，证据效力差异很大。像合同这类可能产生纠纷的文档，采用电子签名方式更为安全。

先把结论简单整理如下：如果只是简单的确认类文档，在 PDF 编辑工具中插入手写签名图片就足够了；如果是合同、同意书这类日后可能需要作为证据的文档，则应使用会留下身份确认记录和审计记录的电子签名平台来签名。问题在于，两种方式表面上看都是"带有签名的 PDF"，难以区分。本文将用表格对比 PDF 签名的两种方式，依次梳理图片签名证据力薄弱的原因、用电子签名给 PDF 签名的分步流程，以及验证已签名 PDF 的方法。

PDF 签名，方法大致分为两种

实际工作中给 PDF 签名的方式，按目的不同可分为两类。

第一种是插入签名图片。即在纸上签名后拍照或扫描，再通过 PDF 编辑程序或阅读器的签名工具把图片粘贴进去。由于不需要注册或认证流程，几分钟就能完成，因此广泛用于交货确认单、简单验收单等只需要形式上签名的场合。用平板电脑或触控板直接手写绘入的方式也属于这一类。

第二种是使用电子签名平台。即把文档上传到平台、指定签名位置后，将链接发送给接收方，让对方经过本人身份确认流程后再签名。签名的同时，文档的哈希值会被固定下来，谁、何时、通过什么途径完成签名等审计记录也会自动留存。这种方式的核心不在于表面可见的签名样式，而在于签名之后附着的证据数据。

两种方式都有可能依据전자서명법 제3조（韩国《电子签名法》第3条）获得与签名、盖章同等的效力。经过 2020 年修订，公认电子签名的优先效力已被废除，因此原则上无论哪种方式都是有效的。但法律效力"可以被认定"与在纠纷中"能够举证"是两回事，两种方式的差异恰恰体现在这一点上。

实务中需要通过 PDF 收取签名的文档比想象中更多样：交易合同、NDA 等保密协议、个人信息收集与使用同意书、报价确认书、委托书，乃至培训结业确认书，签名需求都在向 PDF 集中。由于每份文档的重要程度不同，需要养成以"这份文档日后是否可能成为争议对象"为标准来选择签名方式的习惯。

插入签名图片与电子签名，有何不同

同样是 PDF 签名，按决定证据效力的各项要素逐一对比，选择就会变得清晰。

전자문서 및 전자거래 기본법 제4조（韩国《电子文档及电子交易基本法》第4条）规定，电子文档满足书面形式要件即具有与书面同等的效力。两种方式都可能适用该条款，但如表所示，"证明谁在何时签名的机制"只有电子签名平台才具备。

为什么签名图片作为证据较弱

带有签名图片的 PDF，其合同成立这一事实本身很难被否定。只要对方承认签名事实，就不会有问题。问题出在对方声称"我从未签过名"的那一刻。

第一，没有哈希值。电子签名平台会在签名瞬间计算整个文档的哈希值并与签名绑定，因此之后哪怕只改动一个字，验证也会失败。而粘贴图片的 PDF，即使偷偷修改正文条款，也没有办法辨别。也就是说，无法证明当前提交的文档与当初签署的文档是同一份。

第二，没有时间戳。在合同纠纷中，签名时点常常成为争议焦点。图片签名无法在文件内部证明"何时签的名"，最终只能依赖电子邮件往来记录等外围情况。

第三，没有本人身份确认记录。任何人只要拿到签名图片文件就能粘贴。这意味着文档内部不存在识别图片被盗用的技术机制。这三项空白叠加之后，证明签名真实成立的举证责任就全部落在了提交文档的一方身上。电子签名的身份确认、完整性与访问控制机制究竟如何填补这些空白，可以参考电子签名对商业协议是否安全的分析；而签名图片、数字签名与电子签署在证据层面究竟差在哪里，签名图片与数字签名、电子签署的区别一文有更细致的拆解。

用电子签名给 PDF 签名的分步流程

各电子签名平台的界面布局虽略有差异，但以保留本人身份确认和审计记录的形式给 PDF 合同签名的流程是共通的。按以下顺序操作即可。

1. 准备待签名的 PDF。 以修改完毕的最终版为准。签名后无法再改动内容，因此最后要确认金额、日期、当事人的标注。
2. 将文档上传到平台。 直接以 PDF 格式上传即可。经常使用同一合同模板的，可以保存为模板，下一单就不必重新摆放签名位置。
3. 布置签名栏和填写栏。 指定签名、日期、公司名称等需要接收方填写的位置。当事人不止一位时，按人分别分配签名栏。
4. 指定接收方并设定本人身份确认等级。 选择手机号码认证等可确认接收方身份的手段。金额越大、越可能存在纠纷的合同，越应提高确认等级。
5. 发送签名请求。 包含链接的邮件或短信会送达接收方。接收方无需安装程序，在浏览器中打开文档即可签名。签名输入方式可以在手写绘制、上传图片、文本输入中选择；如果打算沿用纸质签名图片，不妨先读一读从 PDF 中复制签名并保留证据的正确做法，避免把证据力薄弱的图片直接搬进合同。
6. 确认签名状态，接收完成版并妥善保管。 谁已签名、谁尚未签名，进度会实时显示。所有当事人签署完成后，会签发完成的 PDF 及载有签名经过的审计记录（确认书），两者务必一并保管。

如果是与不熟悉的对方签订合同，关键在于不要省略第 4 步。因为不做本人身份确认、只发送链接的设置，会变得与图片签名毫无区别。

在按下发送按钮之前，按顺序检查以下项目，可以大幅减少重新发送的情况。

• [ ] 已确认待签名的 PDF 是修改完毕的最终版。
• [ ] 已确认各方签名栏和填写栏无一遗漏地布置完毕。
• [ ] 已确认接收方的邮箱地址和手机号码准确无误。
• [ ] 已确认选择了与文档重要程度相匹配的本人身份确认等级。
• [ ] 已提前确定完成版和审计记录的保管位置。

如何确认收到的已签名 PDF 是真的

验证从对方处收到的已签名 PDF，与发送签名同样重要。尤其是客户发来的所谓"已签署完成的合同"，究竟是真的经过电子签名，还是只贴了张图片，仅凭外观很难分辨。

验证标准很简单。真正应用了电子签名的 PDF，可以在 PDF 阅读器的签名面板中查到签名信息。确认步骤也不复杂：用 Acrobat Reader 这类常见阅读器打开文件后，打开左侧工具栏中的签名面板，或点击签名图片，就会显示签名者列表。可以看到签名所用的证书、签名时间，以及"签名后文档未被更改"的完整性校验结果。反之，如果签名面板中没有任何信息，该文件很可能只是插入了签名图片。此外，再确认是否附有平台签发的审计记录文档即可。如果习惯在浏览器中完成核验，可以对照在 Chrome 中验证数字签名的步骤指南操作；一旦看到"签名无法验证"的提示，也不必慌张，按照数字签名无法验证时的排查方法逐项确认即可。

收到签名面板中没有信息的文件，并不意味着当即无效。只是在这种情况下，合同的真实成立需要用文档之外的情况——例如合同交付经过、货款转账记录——另行证明。因此，对重要的交易而言，请对方改用电子签名方式重新签署，才是干净利落的做法。

关于证书属于哪家签发机构、如何逐步确认签名时间与文档完整性状态，在 PDF 中验证签名的完整流程中有详细整理。收到重要合同后，在归档之前都应走一遍这个流程。

Word、Excel 文档也能用同样的方式签名吗

实务中需要签名的文档并非只有 PDF。合同草案常用 Word 往来，报价单、采购订单则常用 Excel。

Word 文档在签名前往往内容尚未定稿，因此应避免直接在编辑中的 Word 文件里插入签名图片。稳妥的流程是：将文档最终定稿后转换为 PDF 再签名，或以电子签名平台支持的格式上传后签名。

Excel 文档常在报价审批、订单确认等需要审批标记的场合考虑插入签名，但此时同样会伴随签名后原件可被修改的问题，审批场景下的签名插入与原件管理也应遵循同一标准。无论哪种格式，原则只有一个：不是在可编辑的原件上签名，而是将定稿文档固定为可签名状态之后再签名。

无需打印和扫描即可完成 PDF 合同的方法：Nota Sign

寻找 PDF 签名方法的人，真正的目标大多不是签名本身，而是省去打印、扫描的麻烦，直接把合同办结。Nota Sign 正是把这一整套流程融为一体的 FaDaDa（法大大）旗下全球电子签名平台。上传 PDF 合同、布置签名栏、经接收方本人身份确认后收取签名、将完成版与审计记录一并保管，整个过程在一个界面流程中即可完成。

特别是从本文讨论的"需要证据效力的 PDF 合同"这一角度来看，Nota Sign 之所以合适，原因有二。第一，FaDaDa（法大大）是在中国电子签名软件市场按 IDC 口径连续多年市场份额第一的厂商，其签名完整性与审计记录体系已在大规模合同流量中得到验证。第二，Nota Sign 不按席位收费，即便是对"需要签名的经办人越多、成本越高"这种收费结构感到压力的中小团队，也可以毫无负担地起步。合同量大或合规要求复杂的中大型企业，可以洽谈与规模和合规范围相匹配的定制方案。

如果此刻你需要一套无需打印和扫描、从签名到保管一站处理 PDF 合同的流程，请联系 Nota Sign 团队，确认适合贵司合同流程的方案。