2026年8月6日
引言
对方要求湿签名时，先确认他们需要纸质原件、接受扫描件，还是允许电子方式替代。然后在签名前核实打印、手写签名、日期、见证或公证、交付、截止时间和留存要求。保留副本与交付证据。
本指南从“某人已经要求用墨水在纸上签名”开始。如果你需要分清签署动作、纸质原件与扫描件，请阅读湿签名是什么。本文关注的是如何不靠猜测，把该要求转换为一次完整、可追溯的交付。
签名前应该确认什么？
打印前，先确认所需形式、签署条件、返回方式、截止时间和保管安排。一句“需要湿签名”本身没有说明扫描件是否足够、是否还要补寄原件、是否需要见证或公证，也没有说明是否允许电子方式替代。
只要指示存在解释空间，就应书面询问请求方。可以发送下面这段简明消息：
请确认您是需要墨水签署的纸质原件，还是接受扫描件；是否有见证、公证、缩写签名、墨水颜色或日期格式要求；返回方式和截止时间是什么；以及是否可改用电子签名。
湿签名请求确认与交付清单
这张清单是协调记录，不能证明这些指示符合每一项法律或提交要求。如果请求方无法说明文件的具体要求，在签署或寄出原件前应暂停流程，并获取适当的法律或程序指导。
纸质原件、扫描件与电子替代方式
只有在请求方确认流程可接受的内容后，才能在纸质原件、扫描件和电子替代方式之间选择。这三种路径不可互换：每种路径产生不同的记录，也可能带来不同的交付或留存义务。
不要从“通过电子邮件发回”这句话自行推断对方接受扫描件，也不要在没有确认谁需要保留原件的情况下寄走唯一一份原件。如果请求方批准了电子替代方式，应把该确认与已完成记录一起保留。
如何完成并返回湿签要求下的已签署文件？
按下面七个步骤完成湿签请求，每一次交接都以已确认的指示为准。
- 确认请求方的要求。核实最终文件版本、必需签署人、原件与扫描件的接受规则、电子替代方式、见证或公证条件、交付方式、截止时间和原件保管人。将确认记录与工作文件放在一起。
- 选择允许的签署和返回路径。确定是返回实体原件、发送扫描件并保留原件、发送扫描件后再补寄原件，还是使用已批准的电子流程。除非请求方同时要求，否则不要混合路径。
- 打印最终文件。从已确认的版本打印所有必需页面，检查文字、签名字段、附件或页面边缘是否被截断，并使用指定的纸张尺寸或打印设置。
- 签名、填日期并完成所需纸上字段。在指定位置手写签名，按要求的格式填写日期，并完成分配给你的正楷姓名、职务、签署身份、缩写签名或其他字段。遵循墨水颜色要求，不要填写分配给其他人的字段。
- 完成见证或公证要求。如果指示要求见证或公证，请在所要求的场景下签名，并由该人填写属于自己的部分。不要倒签日期、提前签名，也不要在未经确认的情况下将公证栏视为可选项。
- 在已确认的截止时间前扫描并交付。检查已完成页面是否遗漏字段，需要时制作清晰扫描件，确认页序与完整性，再按约定通过电子邮件、上传、邮寄、快递或当面交付。需要时使用跟踪，并分清扫描件截止时间与原件到达截止时间。
- 保留原件和交付证据。除非必须寄出，否则将原件交由指定保管人存放。保存最终扫描件、请求方指示、上传或邮件确认、寄送凭证、跟踪结果和收货确认，并按适用的留存流程管理。
发出前，再将整套文件与确认清单对照一遍。即使墨水签名本身完整，漏填日期、公证栏不完整、附件缺失或目的地错误，都会让这次交付失败。
如果需要见证或公证，应该怎么办？
见证和公证是独立的签署条件，不是事后再补填的附加字段。先确认谁可以担任该角色、是否必须目睹签署，以及需要什么身份文件或证书文字。同时确认是否必须出示原件。
不要假设所有湿签名都需要见证或公证，也不要假设所有公证流程都使用同一形式。要求会因文件、法域、收件人和提交流程而异。联邦电子签名规则还包含特定例外，涉及某些遗嘱、家庭法事项、法院文件、通知和危险材料记录等类别。该列表是要求核对适用流程的理由，不是根据本指南得出特定文件法律结论的依据。
如果指示规定见证人或公证人必须目睹签署，不要先行签名再请其补全字段。如果提出远程或电子处理方式，应由请求方确认该方式为本文件和目的地所接受。
应该如何交付并留存记录？
交付请求方已批准的记录，再保留足以说明发送内容、时间、目的地和原件保管人的证据。如果扫描件和纸质原件都需要交付，它们是两个独立事件。
通过电子邮件或上传扫描件时，以可读大小检查每一页，确认签名、日期、图章、印章和附件均清晰可见。使用请求方指定的目的地，不要把敏感文件发送到未验证地址，并保存上传成功或邮件发送记录。
邮寄或快递原件时，使用已确认的地址和收件人，根据文件需要选择跟踪，并记录发出与交付结果。如果原件必须由你的组织保管，不要仅因对方要求扫描件就寄出原件。如果原件必须交付，应保留扫描件和寄送证据，而不是将扫描件称为原件。
如果对方批准电子方式，Nota Sign 是否适合这一流程？
只有请求方确认可以电子方式完成时，才应使用 Nota Sign。准备已批准文件，分配收件人字段和路由，通过 Nota Sign 电子签名流程发送，并跟踪完成状态。这条路径产生已完成的电子记录和可提供的签署历史证据，而不是用扫描件代替纸质流程。
在要求未明确前，将只能纸件处理的例外留在电子路径之外。流程工具不会决定特定文件能否换用签署方式；应由请求方、管理流程和必要的专业审阅作出该判断。
作者：Charlotte，Nota Sign 市场经理
分类：指南与技巧
更新日期：2026 年 8 月 5 日
编辑状态：独立编辑审核检查术语、来源一致性和声明边界；暂无独立法律审核记录。
方法说明：本指南遵循上文的请求方确认与交付清单，所引联邦例外来源只用于说明其狭窄边界，并将可以电子方式完成的流程对照 Nota Sign 当前的第一方信息。示例询问消息及其他情形均为说明性示例，不是特定文件指示。
