21. Juli 2025
Einführung
Ein digitaler Beschaffungsprozess ist nicht allein deshalb nachvollziehbar, weil der Vertrag elektronisch signiert wird. Entscheidend ist, dass Bedarf, Lieferantenangebot, interne Freigabe und die tatsächlich signierte Vertragsfassung eindeutig miteinander verknüpft sind.
Für Einkaufsteams bedeutet das vor allem: Die Freigabe des Beschaffungsvorgangs und die Signatur des Vertrags sind zwei unterschiedliche Schritte. Die Freigabe bestätigt intern, welcher Umfang beschlossen wurde; die Signatur schließt den vorgesehenen Vertragsprozess mit der freigegebenen Fassung ab. Wer beide Schritte vermischt, erschwert später die Frage, welches Angebot genehmigt und welches Dokument tatsächlich unterzeichnet wurde.
Dieser Leitfaden zeigt einen klaren Ablauf bis zur Signatur: Bedarf und Zuständigkeiten festlegen, das Angebot gegen den Bedarf prüfen, die Freigabe dokumentieren, die richtige Vertragsfassung signieren und den Vorgang anschließend vollständig abschließen.
Nota Sign kann den Signaturteil eines solchen Prozesses unterstützen, einschließlich fortgeschrittener elektronischer Signaturen (AES) und qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) in entsprechend eingerichteten Workflows. Welche Signaturmethode für einen konkreten Vertrag angemessen oder erforderlich ist, hängt vom Dokument, den Parteien, dem anwendbaren Recht und den internen Vorgaben des Unternehmens ab.
Bedarf, Lieferant und Zuständigkeiten festlegen
Am Anfang sollte der Beschaffungsvorgang eindeutig identifizierbar sein. Dazu gehören der Beschaffungsgegenstand, die benötigte Menge, der gewünschte Termin und der Zweck der Beschaffung. Eine Vorgangskennung verbindet diese Angaben mit allen späteren Dokumenten und Freigaben.
Auch der vorgesehene Lieferant und die zuständige Ansprechperson sollten dem Vorgang zugeordnet werden. So bleibt erkennbar, für welchen konkreten Bedarf ein Angebot angefordert oder geprüft wurde.
Vor der Angebotsprüfung ist außerdem festzulegen, welche interne Freigabe für den Vorgang vorgesehen ist. Besonders wichtig ist die Trennung der Rollen: Die Person oder Stelle, die den Beschaffungsumfang freigibt, muss nicht mit der zeichnungsberechtigten Person identisch sein, die später den Vertrag signiert. Diese Unterscheidung sollte im Ablauf sichtbar bleiben.
Das Angebot gegen den dokumentierten Bedarf prüfen
Das Lieferantenangebot sollte mit Preis, Leistungsumfang und Gültigkeit erfasst und seiner Quelle zugeordnet werden. Entscheidend ist nicht nur, dass ein Angebot vorhanden ist, sondern dass klar bleibt, auf welche konkrete Fassung sich die weitere Prüfung bezieht.
Vergleichen Sie das Angebot anschließend mit dem zuvor dokumentierten Bedarf. Gegenstand, Menge und Termin bieten dafür die zentralen Bezugspunkte aus dem Vorgang. Abweichungen sollten vor der Freigabe sichtbar gemacht werden, damit die genehmigende Stelle erkennen kann, was tatsächlich zur Entscheidung steht.
Damit entsteht eine nachvollziehbare Kette: Der Bedarf beschreibt die Anforderung, das Angebot die Antwort des Lieferanten. Erst wenn beide eindeutig aufeinander bezogen sind, lässt sich eine Freigabe sinnvoll einer bestimmten Beschaffung zuordnen.
Die Freigabe eindeutig auf Angebot und Umfang beziehen
Eine interne Freigabe sollte nicht nur als allgemeiner Status wie „genehmigt“ gespeichert werden. Für die spätere Nachvollziehbarkeit müssen freigebende Stelle, Datum beziehungsweise Zeitpunkt und der genehmigte Umfang erkennbar sein.
Dazu gehören insbesondere die freigegebene Summe und der freigegebene Lieferumfang. Ebenso sollte die Freigabe mit der Beschaffungskennung und dem geprüften Angebot verbunden sein. So lässt sich später feststellen, welche Entscheidung zu welchem Vorgang gehörte.
Die Freigabe bleibt dabei von der Signatur getrennt. Sie dokumentiert die interne Entscheidung über die Beschaffung; die Signatur betrifft die anschließend verwendete Vertragsfassung. Diese Trennung verhindert, dass eine interne Genehmigung fälschlich als Nachweis dafür behandelt wird, dass bereits der Vertrag selbst unterzeichnet wurde.
Die freigegebene Vertragsfassung signieren
Zur Signatur sollte die Vertragsfassung verwendet werden, die dem freigegebenen Angebot und Beschaffungsumfang entspricht. Vor dem Versand an die zeichnungsberechtigte Person muss deshalb eindeutig sein, welches Dokument den genehmigten Stand abbildet.
Beim Signieren sollte die Zustimmung der zeichnungsberechtigten Person dem konkreten Dokument zugeordnet werden. Für die spätere Nachvollziehbarkeit gehören die signierte Vertragsfassung, der Zeitpunkt der Signatur und die im Prozess verfügbaren Signaturdaten zusammen in den Vorgang.
Nach Abschluss sollte außerdem geprüft werden können, dass die abgelegte signierte Fassung dem tatsächlich unterzeichneten Dokument entspricht. Die interne Freigabe und die Signatur bleiben auch hier als getrennte Ereignisse dokumentiert.
Nota Sign kann diesen Schritt in einem digitalen Signaturworkflow abbilden. Die Plattform unterstützt dabei den technischen Signaturprozess; sie ersetzt weder die interne Beschaffungsfreigabe noch die rechtliche Prüfung des Vertrags.
Den Beschaffungsvorgang vollständig abschließen
Nach der Signatur sollte der Vorgang noch einmal als Ganzes geprüft werden. Bedarf, Angebot, Freigabe und signierte Vertragsfassung müssen derselben Beschaffungskennung zugeordnet sein und inhaltlich zusammenpassen.
Für den Abschluss ist festzuhalten, wer die Prüfung vorgenommen hat und wann sie erfolgt ist. Damit entsteht eine vollständige Beschaffungsakte, aus der sich ohne erneute Rekonstruktion nachvollziehen lässt, welcher Bedarf bestand, welches Angebot genehmigt wurde und welche Vertragsfassung anschließend signiert wurde.
Erst diese Verbindung der Phasen macht den digitalen Prozess belastbar: Nicht die elektronische Signatur allein schafft Nachvollziehbarkeit, sondern die eindeutige Zuordnung der Entscheidungsschritte vor und nach ihr.
Wenn Sie Freigabe und Signatur in einem digitalen Beschaffungsworkflow verbinden möchten, finden Sie weitere Informationen in der Nota Sign Preisübersicht. Für einen auf Ihre Einkaufsprozesse abgestimmten Ablauf können Sie sich über Contact Sales an das Nota Sign Team wenden.
