Factura electrónica como título valor en Colombia: aceptación y RADIAN

Introducción

Una factura electrónica de venta no se convierte en título valor en Colombia por el solo hecho de ser emitida o validada técnicamente por la DIAN. Para que pueda tratarse como factura electrónica de venta como título valor deben cumplirse los requisitos comerciales, tributarios y electrónicos aplicables, incluidos eventos que no deben confundirse entre sí: acuse de recibo de la factura, recibo del bien o prestación del servicio y aceptación expresa o tácita.

La distinción es importante porque cada evento acredita algo diferente. La aceptación puede ser expresa o tácita, pero no se presume simplemente porque la factura haya sido generada, enviada o tenga un estado técnico de validación. En junio de 2026, la DIAN reiteró que el estado “Aprobado con notificación” no sustituye el acuse de recibo, el recibo del bien o servicio ni la aceptación expresa o tácita.

RADIAN añade otra capa: permite registrar y consultar la trazabilidad de las facturas electrónicas de venta como título valor que circulan en Colombia y de los eventos asociados. La regulación vigente distingue entre constitución del título valor y registro para su circulación; una factura que no se registre en RADIAN no puede circular en el territorio nacional, aunque la falta de registro no impide por sí sola su constitución como título valor si cumple los requisitos comerciales correspondientes.

Esta guía explica cómo separar emisión, recibo, aceptación, evidencia y registro para evitar que un control interno o una firma electrónica genérica se confundan con los eventos exigidos por el sistema de facturación electrónica.

Identificar los requisitos antes de tratar la factura como título valor

El punto de partida es verificar que la factura electrónica de venta reúna los requisitos que correspondan a su naturaleza tributaria y comercial. Para la inscripción en RADIAN, la Resolución DIAN 227 de 2025, que compiló la regulación de RADIAN, enumera entre los requisitos:

• los requisitos aplicables del Código de Comercio, el Estatuto Tributario y la regulación de facturación electrónica;
• la fecha de vencimiento;
• el acuse de recibo de la factura electrónica de venta;
• el recibo del bien o la prestación del servicio;
• la aceptación expresa o tácita.

Estos elementos deben analizarse como requisitos diferenciados. Un estado de validación de la factura no sustituye los eventos posteriores vinculados con su recepción y aceptación.

El equipo de facturación debería conservar una referencia inequívoca de la factura —por ejemplo, su CUFE y la información del adquirente— y verificar los eventos exigidos antes de iniciar cualquier proceso de circulación como título valor.

Separar acuse de recibo, recibo del bien o servicio y aceptación

El adquirente puede acusar recibo de la factura sin haber confirmado todavía la entrega del bien o la prestación del servicio. Del mismo modo, acreditar la entrega no significa necesariamente que la factura haya sido aceptada.

La aceptación expresa debe identificarse como el evento correspondiente dentro del sistema aplicable. La aceptación tácita depende del cumplimiento de las condiciones y plazos previstos por la normativa comercial; por eso, el expediente debe conservar los hechos y las fechas que permitan evaluar el caso, en lugar de crear una aceptación interna ficticia.

Una matriz operativa puede separar cada evento, su responsable, la fuente, la fecha y el resultado. Así, el equipo evita cerrar el expediente cuando solo existe validación técnica o envío.

No sustituir los eventos DIAN con una firma electrónica genérica

Los eventos oficiales de la factura electrónica y el registro en RADIAN se ejecutan en la infraestructura de la DIAN conforme al procedimiento aplicable. Una firma electrónica capturada en otro documento no reemplaza el acuse, el recibo ni la aceptación que deban registrarse como eventos de la factura.

Nota Sign respalda el proceso que rodea esos actos oficiales: preparación y aprobación de contratos, órdenes de compra, actas de entrega y otros documentos complementarios; enrutamiento entre las áreas responsables; conservación de versiones y evidencia; e integración o entrega controlada hacia el proceso de facturación. La DIAN y RADIAN conservan la función exclusiva de recibir y registrar los eventos oficiales que les corresponden.

Registrar la aceptación con la evidencia correcta

Para cada factura, el expediente debe distinguir si la aceptación fue expresa o si el equipo evalúa una aceptación tácita conforme a las condiciones aplicables. Registre la fuente del evento, la fecha, el adquirente, el resultado y cualquier objeción.

No utilice una casilla interna o un correo aislado como sustituto automático del evento oficial. Esos elementos pueden aportar contexto comercial, pero su función debe quedar descrita sin atribuirles un efecto que no tienen.

Cuando la operación incluye contratos o documentos complementarios firmados en Nota Sign, vincúlelos con la factura mediante el CUFE u otra referencia controlada. Esto permite reconstruir la relación comercial sin mezclar la evidencia contractual con el registro de la DIAN.

Entender qué papel cumple RADIAN

RADIAN registra y permite consultar la trazabilidad de las facturas electrónicas de venta como título valor y de sus eventos. Para una factura destinada a circulación, el equipo debe completar la ruta oficial prevista y verificar su estado en RADIAN.

La constitución del título valor y el registro para circulación son controles relacionados, pero no idénticos. La Resolución DIAN 227 de 2025 citada en esta guía es la fuente operativa para revisar los requisitos de inscripción y los eventos correspondientes.

Si el estado oficial no coincide con el expediente interno, la factura debe permanecer en revisión. El registro corporativo no debe sobrescribir ni reinterpretar el resultado de RADIAN.

Conservar la trazabilidad de la factura y sus eventos

Un expediente útil reúne la factura, el CUFE, el adquirente, los eventos de recepción, la evidencia de entrega o prestación, la aceptación, las objeciones y el estado de RADIAN cuando exista circulación. Cada elemento conserva su fuente y fecha.

Los contratos, actas y aprobaciones gestionados con Nota Sign pueden quedar vinculados al mismo caso de negocio. De esta manera, Finanzas, Legal y Operaciones comparten una vista coherente, mientras los eventos oficiales permanecen en la infraestructura de la DIAN.

La retención debe definirse según las obligaciones comerciales, tributarias y documentales aplicables. No se debe inventar un plazo único a partir del uso de firma electrónica o de RADIAN.

Diseñar un control operativo para facturas con vocación de circulación

Antes de poner una factura en circulación, el responsable debería confirmar cinco puntos: requisitos de la factura, acuse, recibo del bien o servicio, aceptación y estado de registro. Cada excepción necesita dueño y acción siguiente.

Nota Sign ayuda a estandarizar los documentos complementarios, aprobaciones y evidencia previa a esa verificación. El resultado es un proceso comercial más rápido y auditable, con una entrega clara al sistema oficial.

Siguiente paso: configura en Nota Sign una ruta piloto para contrato, orden, entrega y aprobación, y prueba su traspaso al proceso oficial de DIAN/RADIAN.