Lleve los acuerdos con proveedores de la solicitud a la firma con mayor rapidez

Los equipos de compras pueden enviar contratos con proveedores, órdenes de compra, acuerdos con proveedores, acuses de solicitudes de propuestas (RFP), formularios de incorporación, declaraciones de cumplimiento, confirmaciones de políticas y otros documentos que requieran aprobación, acuse o firma para mantener registros de compras confiables.

Las firmas electrónicas pueden reconocerse para muchos acuerdos con proveedores, pero su validez y exigibilidad dependen de la legislación y la jurisdicción aplicables, del documento y la transacción con el proveedor, de la autoridad y la intención de cada firmante, del consentimiento de las partes para realizar la transacción por medios electrónicos, de la autenticación, de cualquier formalidad, presentación o exclusión obligatoria y de la evidencia conservada. ESIGN y UETA son marcos de Estados Unidos, mientras que eIDAS se aplica en la UE. Nota Sign captura el consentimiento, las acciones de los firmantes, las marcas de tiempo, los detalles de autenticación y la evidencia de integridad del documento para respaldar registros de compras confiables y la revisión legal.

No. Un proveedor abre la solicitud segura, revisa el documento, completa los campos obligatorios y firma desde un navegador de escritorio o móvil. La experiencia de firma externa no se interrumpe para crear una cuenta ni descargar software.

Sí. Agregue a responsables del negocio y del presupuesto, Finanzas, Asuntos legales y otros revisores antes del proveedor, y después incluya la contrafirma final cuando sea necesario. Un orden definido de destinatarios mantiene cada acción en secuencia y conserva un único historial del acuerdo.

Sí. El estado del acuerdo muestra cuándo un documento se envió, consultó, firmó o completó. Los equipos de compras pueden enviar recordatorios a los participantes que aún deben actuar, en lugar de reenviar archivos o reconstruir el flujo.

Sí. Envío masivo crea solicitudes independientes y específicas para cada destinatario a partir de un documento o una plantilla. Los equipos de compras pueden distribuir formularios de incorporación, acuses de políticas o declaraciones de cumplimiento a gran escala y supervisar la finalización desde una sola tarea.

Proteja los documentos confidenciales de compras mediante acceso seguro, autenticación del firmante, cifrado, supervisión y registros que permiten detectar alteraciones. Nota Sign ha completado una auditoría SOC 2 Type II que abarca los criterios de los Servicios de Confianza de Seguridad, Disponibilidad y Confidencialidad. Contacte a Nota Sign para consultar el acceso al informe para su revisión de seguridad.

CA Hub puede respaldar flujos elegibles de firma con proveedores al conectarlos con proveedores de servicios de confianza y autoridades de certificación asociadas disponibles. Los equipos de compras pueden conservar el estado y la evidencia de la ruta y adaptar los certificados y el nivel de garantía al mercado y documento pertinentes. Confirme para cada flujo el proveedor, el certificado, el mercado, el plan, la aprobación y la ruta de producción.