Legalidad de la firma electrónica en Colombia

Resumen de la legalidad de la firma electrónica

Esta guía explica el marco de la firma electrónica en Colombia, incluidas las leyes aplicables, el efecto jurídico, los métodos aceptados, los requisitos de validez, las exclusiones y los usos empresariales.

Leyes aplicables

Ley 527 de 1999; Decreto 1074 de 2015; Decreto 526 de 2021

Situación jurídica

Los registros y firmas electrónicas reciben reconocimiento jurídico en Colombia conforme a la Ley 527 de 1999 y los Decretos 1074 de 2015 y 526 de 2021. El proceso debe cumplir cada regla específica y aplicable al documento.

Autoridad reguladora

La Superintendencia de Industria y Comercio autoriza y supervisa entidades de certificación, audita sus operaciones, suspende o revoca autorizaciones, solicita información, impone sanciones, revoca certificados emitidos indebidamente, designa repositorios y entidades cuando la ley lo prevé, emite certificados relativos a firmas digitales de dichas entidades, hace cumplir reglas de competencia, prácticas desleales y protección al consumidor, e imparte instrucciones conforme a las normas aplicables.

Reconocimiento jurídico (efecto)

El efecto jurídico se evalúa conforme a la Ley 527 de 1999 y los Decretos 1074 de 2015 y 526 de 2021, considerando intención, atribución fiable, integridad y cada forma prescrita. La formalidad aplicable debe verificarse para el instrumento y la operación de que se trate.

Tipos aceptados de firmas electrónicas

Firma digital, con correspondencia respecto de los tres tipos de firma de la UE.

Firma digital: valor numérico adjunto a un mensaje de datos que, mediante un procedimiento matemático conocido vinculado con la clave del originador y el texto, permite determinar que se obtuvo exclusivamente con esa clave y que el mensaje inicial no fue modificado.

Una firma digital es un valor numérico adjunto a un mensaje y generado mediante un procedimiento matemático que vincula la clave del originador con el texto, permitiendo confirmar uso exclusivo de esa clave e integridad del mensaje.

Requisitos jurídicos de las firmas electrónicas

Un proceso de firma jurídicamente eficaz debe conservar evidencia de:

• intención y consentimiento;
• identificación y atribución fiables;
• integridad y detección de cambios;
• entrega, acceso y reproducción;
• marcas de tiempo, autenticación y registro de auditoría; y
• todo certificado, testigo, notarización, registro, presentación o conservación requerido.

Limitaciones y excepciones

Artículo 27. Documentos de transporte. Sin perjuicio del párrafo 3, cuando la ley exija que un acto del artículo 26 conste por escrito o en papel, el requisito se cumple si el acto se realiza mediante uno o más mensajes de datos.

Documentos que la ley exige otorgar en forma notarial, como testamentos, capitulaciones matrimoniales y escrituras de compraventa de inmuebles.

Asuntos de derecho de familia, como acuerdos de divorcio o documentos de adopción.

Aplicaciones sectoriales y casos de uso habituales

Artículo 26. Actos relacionados con contratos de transporte de mercancías. Sin perjuicio de la Parte Uno, este capítulo se aplica, sin carácter exhaustivo, a los siguientes actos:

(a) I. Proporcionar marcas, número, cantidad o peso de las mercancías.

II. Declarar naturaleza o valor.

III. Emitir recibo de mercancías.

IV. Confirmar que terminó la carga;

(b) I. Notificar a una persona los términos y condiciones del contrato.

II. Dar instrucciones al transportista;

(c) I. Reclamar la entrega.

II. Autorizar la liberación de mercancías.

III. Notificar pérdida o daño;

(d) Cualquier otro aviso o declaración vinculada con la ejecución del contrato;

(e) Compromiso de entregar a una persona designada o autorizada para reclamar;

(f) Otorgar, adquirir, renunciar, entregar, transferir o negociar derechos sobre mercancías;

(g) Adquirir o transferir derechos y obligaciones contractuales.

Los tribunales colombianos aplican el principio de «equivalencia funcional» de la CNUDMI: revisan no la forma de la firma, sino si cumple las funciones centrales de una manuscrita:

Autenticación: confirmar la identidad del firmante.

Manifestación de intención: demostrar consentimiento al contenido.

Integridad documental: asegurar que el documento firmado no fue alterado.

Si la firma electrónica cumple estas funciones, los tribunales deben reconocer su validez.