Legalidad de la firma electrónica en España

Resumen de la legalidad de la firma electrónica

Esta guía explica el marco de la firma electrónica en España, incluidas las leyes aplicables, el efecto jurídico, los métodos aceptados, los requisitos de validez, las exclusiones y los usos empresariales prácticos.

Leyes aplicables

Ley 6/2020 de 11 de noviembre que regula determinados aspectos de los Servicios Electrónicos de Confianza

Situación jurídica

Los registros y firmas electrónicas reciben reconocimiento jurídico en España conforme a Ley 6/2020 de 11 de noviembre que regula determinados aspectos de los Servicios Electrónicos de Confianza. El proceso también debe cumplir cada regla específica y aplicable al documento sobre identidad, prueba, entrega, conservación, testigos, notarización, registro o presentación.

Autoridad reguladora

La responsabilidad regulatoria se rige por Ley 6/2020 de 11 de noviembre que regula determinados aspectos de los Servicios Electrónicos de Confianza junto con las reglas aplicables al sector o trámite pertinente. Para usos regulados o del sector público, deben aplicarse los requisitos técnicos, de verificación de identidad, presentación y conservación de la autoridad competente.

Reconocimiento jurídico (efecto)

El artículo 25 de eIDAS impide negar efecto jurídico o admisibilidad a una firma solo porque sea electrónica. La firma electrónica cualificada tiene un efecto equivalente al de una firma manuscrita; los demás niveles permanecen sujetos a la evidencia y las formalidades aplicables a la transacción. Cuando corresponda, se aplicará el nivel exigible.

Tipos aceptados de firmas electrónicas

eIDAS distingue la firma electrónica, la firma electrónica avanzada y la firma electrónica cualificada. Debe seleccionarse el nivel requerido por la ley aplicable, la autoridad receptora y el proceso acordado por las partes; solo la firma cualificada recibe en toda la UE la equivalencia del artículo 25(2).

Requisitos jurídicos de las firmas electrónicas

Un proceso de firma jurídicamente eficaz debe conservar evidencia de:

• la intención de firmar y el consentimiento de las partes para usar un proceso electrónico;
• la identificación fiable y la atribución de la firma al firmante;
• la integridad del registro firmado y la detección de cambios posteriores;
• la entrega, el acceso y la reproducción del registro final firmado;
• las marcas de tiempo, los eventos de autenticación y un registro de auditoría completo; y
• cada requisito de certificado, testigo, notarización, registro, presentación o conservación que rija la transacción.

Limitaciones y excepciones

Antes de usar una firma electrónica, clasifique el documento y cumpla cada formalidad prescrita. La revisión debe abarcar:

• los documentos excluidos por la legislación aplicable sobre transacciones electrónicas;
• los testamentos, instrumentos de derecho de familia y documentos sucesorios sujetos a reglas formales especiales;
• las escrituras, transferencias inmobiliarias, instrumentos notarizados y documentos registrables;
• las presentaciones judiciales, formularios de autoridades públicas y avisos regulados; y
• las reglas sectoriales de servicios financieros, salud, empleo, transacciones de consumo y uso transfronterizo.

Aplicaciones sectoriales y casos de uso habituales

Las firmas electrónicas pueden respaldar contratos comerciales, ventas y compras, documentación laboral, aprobaciones internas e incorporación de clientes cuando se cumplen las reglas aplicables al documento y al sector.

Para flujos regulados o transfronterizos, registre antes del lanzamiento la ley aplicable, el nivel de garantía requerido, el método de autenticación del firmante, el paquete de evidencias, el plazo de conservación y los requisitos de la parte receptora.