Les signatures électroniques sont-elles légales au Canada?

Introduction

Les signatures électroniques sont couramment utilisées au Canada, mais leur légalité ne se décide pas au moyen d’une réponse universelle. Pour un contrat ou un formulaire donné, l’équipe doit vérifier si la forme électronique est permise, quelle règle s’applique, comment le consentement sera manifesté et quelles preuves seront conservées.

Cette analyse est particulièrement importante avant de généraliser un processus à plusieurs services. Un flux approuvé pour des ententes commerciales courantes ne devrait pas être réutilisé sans examen pour un acte assujetti à une formalité, un document notarié, une opération immobilière ou un secteur réglementé.

Le résultat utile n’est pas une déclaration selon laquelle « toutes les signatures électroniques sont légales ». C’est une grille d’admissibilité par catégorie de documents, approuvée par les responsables juridiques et opérationnels.

Il n’existe pas une seule règle canadienne pour tous les documents

Le Canada partage les compétences entre le gouvernement fédéral, les provinces et les territoires. La règle pertinente peut donc varier selon le document, les parties, le secteur, le droit applicable et l’endroit où le document devra être utilisé.

Avant de choisir la méthode de signature, la grille devrait répondre à ces questions :

• Quel est le document et quelle est sa fonction?
• Quelles entités sont parties à l’acte?
• Quel droit gouverne le contrat?
• Existe-t-il une exigence d’écrit, de signature, de témoin, de notarisation ou d’original?
• Une règle sectorielle impose-t-elle une méthode ou un processus?
• Le document fait-il partie d’une catégorie exclue ou traitée séparément?
• Où faudra-t-il produire ou faire exécuter le document?

Le fait qu’un fournisseur permette techniquement de signer un fichier ne répond pas à ces questions. La technologie intervient après la qualification du document, pas avant.

Le cadre québécois : neutralité technologique, intégrité et lien avec le document

Au Québec, la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information repose sur la neutralité technologique. Elle permet à un document technologique de remplir des fonctions juridiques lorsqu’il respecte les conditions applicables, notamment celles liées à l’intégrité.

Son article 39 prévoit qu’une signature peut être apposée au moyen de tout procédé qui satisfait aux exigences de l’article 2827 du Code civil du Québec. Une signature apposée à un document technologique peut être opposée à la personne si l’intégrité du document est assurée et si le lien entre la signature et le document a été établi au moment de la signature puis maintenu.

L’article 2827 définit la signature par la marque personnelle qu’une personne utilise de façon courante pour manifester son consentement. Le cadre québécois ne réserve donc pas la signature à une technologie unique. Il oblige néanmoins l’organisation à pouvoir expliquer comment le signataire, son geste et le document sont liés.

Cette souplesse ne supprime pas les formalités propres à certains actes. L’équipe juridique doit encore vérifier si le document peut être conclu sous cette forme et si des exigences supplémentaires s’appliquent.

Le régime fédéral : un champ qu’il faut délimiter

La partie 2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques prévoit des équivalents électroniques pour certaines exigences prévues par des lois fédérales. Elle définit aussi la « signature électronique sécurisée » par renvoi à une technologie ou à un procédé réglementaire.

Le Règlement sur les signatures électroniques sécurisées décrit une signature numérique réalisée au moyen d’une fonction de hachage, d’une paire de clés et d’un certificat. Il s’agit d’un régime précis, et non d’une classification générale de toutes les signatures utilisées dans le commerce privé au Canada.

Deux erreurs doivent être évitées :

1. présenter DORS/2005-30 comme une exigence applicable à chaque contrat canadien;
2. conclure qu’un autre procédé est automatiquement illégal parce qu’il ne correspond pas à cette catégorie réglementaire.

La grille devrait citer le texte réellement applicable au document et préciser pourquoi il est pertinent.

Vérifier la forme, le consentement et les pouvoirs

Une fois la forme électronique jugée possible, l’organisation doit concevoir un parcours qui manifeste l’accord de façon compréhensible. Le signataire devrait pouvoir consulter la version finale, comprendre l’action demandée et corriger une erreur avant de terminer.

L’identité et le pouvoir de représentation doivent être traités séparément. Une méthode d’authentification peut aider à confirmer la personne, mais elle ne prouve pas nécessairement que celle-ci est autorisée à signer pour une entreprise. Selon le risque, le dossier peut devoir contenir une délégation, une résolution ou une approbation interne.

La grille peut préciser :

Protéger l’intégrité et la version approuvée

Le fichier présenté au signataire doit être celui qui a reçu l’approbation. Les annexes, les versions linguistiques et les champs variables devraient être vérifiés avant l’envoi.

Avec une signature numérique fondée sur un certificat, la validation cryptographique peut permettre de détecter une modification des données signées. Avec une autre méthode de signature électronique, la preuve peut reposer sur les identifiants de version, les journaux d’événements, les contrôles d’accès et les mesures de conservation.

Une simple apparence visuelle ne permet pas de conclure. Le fichier signé original, et non seulement une impression ou une capture d’écran, devrait être conservé avec les renseignements nécessaires à sa validation.

Si le contenu contractuel change après la signature, la pratique la plus claire consiste à conserver la version antérieure, créer une nouvelle version et lancer le processus d’approbation approprié. Une modification ne devrait pas effacer l’historique de ce qui avait été accepté.

Définir les preuves avant le déploiement

Le dossier de clôture devrait être précisé dans la grille avant que le flux soit mis en service. Selon le document, il peut comprendre :

• la version approuvée;
• le fichier signé original;
• l’identité déclarée des parties et les rôles;
• la méthode d’authentification;
• les événements de consultation et de signature utiles;
• les renseignements sur le certificat et la validation, lorsqu’ils s’appliquent;
• les approbations et les exceptions;
• la preuve des pouvoirs de représentation;
• l’emplacement, la durée et les droits de conservation.

Il faut tester l’export et la récupération. Un rapport qui ne peut plus être retrouvé ou qui n’est pas relié à la bonne version n’offre pas la preuve attendue, même si le processus semblait complet au moment de la signature.

Approuver une grille par catégorie de documents

La grille d’admissibilité devrait indiquer ce qui est permis, ce qui exige une analyse supplémentaire et ce qui demeure hors du processus. Elle gagne à être approuvée conjointement par les équipes juridique, conformité, sécurité, gestion documentaire et opérations.

Une décision peut être formulée ainsi : « méthode approuvée pour les contrats d’approvisionnement standard au Québec, sous réserve des exceptions identifiées et des contrôles de version, d’attribution et de conservation décrits ». Cette formulation est plus utile qu’une promesse générale de légalité.

Nota Sign prend en charge l’acheminement, les participants, le contrôle de version et les éléments de preuve du parcours. L’organisation peut appliquer à chaque document la méthode et les formalités qu’elle a approuvées. Pour mettre votre grille en pratique, configurez un processus approuvé dans Nota Sign.