電子帳簿保存法とは？保存区分・要件・改正ポイントをわかりやすく解説

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を紙ではなく電子データで保存することを認める法律です。2022年の改正で要件が大幅に緩和される一方、電子取引のデータ保存は原則として義務化されました。本記事では、法律の全体像と3つの保存区分、求められる要件、改正のポイント、企業が取るべき対応手順を整理します。

電子帳簿保存法の目的と全体像

電子帳簿保存法は、正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と呼ばれる税法のひとつです。従来は紙での保存が原則だった国税関係帳簿書類について、一定の要件を満たせば電子データでの保存を認めることを目的としています。

対象となるのは、仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿、貸借対照表や損益計算書などの決算書類、請求書や領収書、契約書などの取引関係書類です。これらを電子化することで、保管スペースや検索性、ペーパーレス化の面で大きなメリットが得られます。ただし、どんな電子データでもよいわけではなく、法律が定める要件を満たす必要があります。

電子契約をこの法律の枠組みでどう扱うかという実務上の論点については、電子帳簿保存法と電子契約の関係を解説した記事で詳しく取り上げています。本記事では法律本体の構造と義務の枠組みに絞って解説します。

3つの保存区分——電子帳簿・電子書類・電子取引のデータ保存

電子帳簿保存法の保存方式は、大きく3つの区分に分かれます。どの区分に該当するかで要件が異なるため、まず自社の書類がどこに当てはまるかを確認することが第一歩です。

電子帳簿保存は、自社が会計ソフトなどで作成した帳簿や決算書類を、電子データのまま保存する方式です。手書きで作成した帳簿をスキャンして保存することは含まれません。

電子書類保存は、自社が作成した請求書の控えや見積書などの書類を電子データで保存する方式と、紙で受け取った書類をスキャナで読み取って保存する方式（スキャナ保存）を含みます。領収書のスキャナ保存に関する実務は電子帳簿保存法と領収書の記事をご参照ください。

電子取引のデータ保存は、メールやクラウドサービスなどを通じて電子的にやり取りした請求書・領収書・契約書などのデータを、その電子データのまま保存する方式です。重要なのは、この区分が任意ではなく義務であるという点です。電子的に授受した取引情報は、原則として紙に印刷して保存する方法は認められず、データでの保存が求められます。電子契約サービスで締結した契約書や、PDFで受け取った請求書もこの区分に該当します。

真実性の確保と可視性の確保——2つの柱の要件

電子データでの保存を認める代わりに、法律は「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの柱の要件を定めています。

真実性の確保とは、保存されたデータが改ざんされていないことを証明できる状態を指します。代表的な措置として、タイムスタンプの付与や、訂正・削除を行った場合にその履歴が残るシステムの利用が挙げられます。タイムスタンプの仕組みや法的な位置づけについては、タイムスタンプを詳しく解説した記事にまとめています。

可視性の確保とは、税務調査などの際に、保存したデータを速やかに確認・提示できる状態を指します。具体的には、ディスプレイやプリンタなどの出力環境を整備すること、そして検索機能を確保することが求められます。検索要件としては、取引年月日・取引金額・取引先の3項目で検索できることが基本とされています。

さらに、一定の要件を満たす帳簿については「優良な電子帳簿」という区分があり、過少申告加算税が軽減されるメリットがあります。要件の詳細や届出の要否については、国税庁の公表情報をご確認ください。

2022年・2024年改正のポイント

2022年1月の改正では、電子帳簿保存法の要件が大幅に見直されました。従来求められていた税務署長の事前承認が廃止され、スキャナ保存の要件も緩和されるなど、電子保存に取り組みやすい制度へと変わりました。一方で、電子取引のデータ保存の義務化も同時に始まり、企業にとっては緩和と厳格化の両面を持つ改正となりました。

電子取引のデータ保存については、導入直後の対応負担に配慮する形で宥恕措置が設けられたと公表されています。この措置の位置づけについて、公表されている情報によれば、やむを得ない事情がある場合の経過的な取り扱いとして整理されています。2024年1月以降の取り扱いや最新の運用状況については、国税庁の公表情報を必ずご確認いただくことをおすすめします。

改正の方向性としては、書類のデジタル化を後押ししつつ、電子的な取引についてはデータでの保存を徹底するという流れが一貫しています。電子契約や電子請求書の利用が広がるほど、この「電子取引のデータ保存」への対応は避けて通れないテーマになります。

保存区分と要件の対照表

3つの区分と主な要件の関係を表にまとめました。

いずれの区分でも真実性と可視性の確保が求められますが、要件の細かい水準は区分ごとに異なります。自社の書類フローを区分に沿って仕分けすることから始めてください。

企業が取り組むべき5つの対応ステップ

法律の枠組みを踏まえ、企業が順に進めるべき対応を整理します。

1. 対象書類の洗い出し：帳簿・決算書類・取引関係書類のうち、紙と電子のどちらで発生・受領しているかを棚卸しします。
2. 保存区分の振り分け：各書類が電子帳簿保存・電子書類保存・電子取引のデータ保存のどれに該当するかを判定します。特にメールやクラウドで受け取る書類は、電子取引として義務の対象になる点に注意が必要です。
3. 要件を満たす仕組みの整備：タイムスタンプや訂正削除履歴の機能を持つシステム、検索要件の3項目に対応した管理方法を整えます。
4. 社内ルールの整備：事務処理規程を定め、担当者と運用フローを明確にします。契約書の作成から署名・保管までを一貫して電子化する場合は、電子契約書の作り方を解説した記事も参考になります。
5. 定期的な見直し：法改正や国税庁の公表情報を確認し、運用を最新の状態に保ちます。個別の税務判断は税理士などの専門家に相談してください。

法要件にそのまま使える証跡基盤：Nota Sign

電子帳簿保存法が求める真実性の確保は、仕組みづくりなしに紙の運用を延長するだけでは満たせません。Nota Sign（法大大が提供するグローバル電子署名プラットフォーム）は、署名のたびにタイムスタンプと証跡を自動で記録し、「誰が・いつ・どの文書に」署名したかを改ざんできない形で残します。電子取引のデータ保存で問われる要件を、契約業務の中でそのまま満たせる設計です。

グローバルでの運用を見据え、日本の電子署名関連の枠組みをはじめ、世界の主要市場の電子署名法制に対応しています。保存データは用途に応じたリージョンの拠点に置くことができ、セキュリティ面ではSOC 2 Type II監査を完了した管理体制で運用しています。帳簿書類という機微な情報を預ける基盤として、監査済みの統制環境であることは重要な判断材料です。

導入面では、部署をまたいで利用者が増えてもシート課金が発生しない料金体系のため、全社展開のコストが読みやすいのが特長です。書類量や連携システムに応じた条件調整にも対応しています。法対応と業務効率を両立する保存基盤をお探しなら、ぜひお問い合わせください。

よくある質問

電子取引のデータ保存は義務ですか？

はい。2022年1月の改正以降、電子的に授受した取引情報は原則としてデータでの保存が義務とされています。印刷して紙で保存する方法は原則認められません。最新の取り扱いは国税庁の公表情報をご確認ください。

PDFで受け取った請求書はどう保存しますか？

PDFのまま、タイムスタンプや訂正削除履歴など真実性を確保する措置を講じた上でデータ保存する必要があります。取引年月日・金額・取引先で検索できる状態も求められます。

タイムスタンプは必須ですか？

真実性の確保の措置として代表的な方法ですが、要件の詳細は保存区分によって異なります。訂正削除履歴が残るシステムの利用など、代替となる措置も制度上認められています。詳細は国税庁の公表情報でご確認ください。

2024年改正で何が変わりましたか？

公表されている情報によれば、電子取引のデータ保存をめぐる宥恕的な取り扱いの位置づけが整理されたとされています。具体的な運用や最新情報は国税庁の発表を確認し、個別事情は専門家に相談することをおすすめします。

優良な電子帳簿とは何ですか？

一定の要件を満たす電子帳簿の区分で、過少申告加算税が軽減されるメリットがあります。要件や届出の要否は国税庁の公表情報をご確認ください。