引言

## 引言

要为签署人启用双因素认证（2FA），需要先判断何时需要额外的签署人身份验证、选择身份验证方式、将其应用到合适的模板或发送规则、测试签署人体验，并将审计证据与已签署的协议一同留存。目标不是为每份文件增加摩擦，而是让签署人安全设置与协议风险、签署人所在地以及团队日后可能需要的证据相匹配。

在电子签名工作流中，2FA 通常意味着签署人在查看或完成文件前必须证明其能够访问第二因素。第二因素可以是一次性验证码、身份验证器应用、安全密钥或另一种身份验证步骤，具体取决于平台和计划。合理的设置应在不使日常协议难以完成的前提下，减少账户接管和签署人误用访问的风险。

何时应要求签署人使用 2FA

## 何时应要求签署人使用 2FA

签署人 2FA 在协议涉及财务、法律、就业、采购或账户访问风险时最为有用。低风险的确认回执可能只需要普通的电子邮件邀请，而较高风险的工作流通常需要在签署前进行更强的身份核查。

在以下任一条件成立时，请使用 2FA：

- 签署人不在公司域内，或从新地区签署。

- 文件包含商业条款、付款指令、员工数据、采购审批或受监管的业务信息。

- 协议可能由法务、财务、安全、合规或外部合作方在日后审查。

- 发送方无法依赖现有的已认证门户会话。

- 签署链接可能被转发、重用或在不受管理的设备上打开。

安全标准还应反映威胁模型。NIST 数字身份指南区分了身份验证器类型和保障需求，包括身份验证器的强度应如何与工作流风险相匹配。对于签署团队，务实的结论很简单：根据文件风险选择身份验证方式，而不仅仅是选择最容易勾选的选项。

如何为签署人启用双因素认证

## 如何为签署人启用双因素认证

大多数电子签名平台通过安全设置、接收方身份验证设置、模板规则或发送方级别选项来处理签署人 2FA。不同产品的标签不同，但实现路径通常相同。

1. 识别需要更强身份验证的签署场景。从高风险模板开始，例如供应商合同、就业文件、董事会审批、付款变更、财务审批以及涉及多地区合作方的协议。

2. 选择因素和回退方式。仅依靠电子邮件访问通常弱于独立的第二因素。如果您的平台支持多种方式，请对比一次性密码、身份验证器应用、安全密钥、基于电话的方式以及身份验证选项，结合签署人便利性、地区覆盖和证据需求。

3. 在合适的层级应用规则。对于可重复的工作流，请在模板、接收方角色或管理员策略上设置规则，而不是让每个发送方去记忆。对于一次性文件，请让发送方在发送前确认身份验证方式。

4. 在部署前测试签署人路径。向与真实签署人所在地区和设备类型相同的内部用户发送测试协议。确认验证码能送达、页面能加载、签署人能够完成文件，并且审计记录能清晰捕获事件。

5. 文档化支持和异常处理。决定由谁处理验证码失败、电话号码变更、电子邮件无法访问、链接被转发以及紧急签署截止等情况。如果求助路径不清晰，再安全的设置在实践中也会失败。

6. 审查审计证据。签署后，请确认完成的记录显示签署人身份证据、身份验证事件、时间戳、IP 或设备上下文（可用时），以及最终的签署记录留存路径。

签署团队的安全设置检查清单

## 签署团队的安全设置检查清单

在大规模启用 2FA 之前，请以通俗语言文档化控制选择，以便法务、安全、IT 和业务团队就工作流所证明的内容达成一致。

| 设置决策 | 需确认的内容 | 为何重要 |

|---|---|---|

| 协议风险分级 | 默认哪些模板需要签署人 2FA | 防止团队无理由地对每份文件应用相同的控制 |

| 签署人群体 | 内部用户、外部客户、供应商、员工或公开签署人 | 不同群体可能需要不同的身份验证和支持路径 |

| 身份验证方式 | 验证码、应用、安全密钥、基于电话的方式、身份验证或门户登录 | 更强的身份验证方式可以降低风险，但可能改变完成率 |

| 地区覆盖 | 方式是否适用于亚太、欧洲、美国及其他所需市场的签署人 | 电话、短信和身份验证路线在各国表现可能不同 |

| 审计证据 | 签署记录保留哪些证据 | 审查者需要可用的证据，而不仅是已完成的 PDF |

| 异常处理 | 谁可以重置失败的签署人身份验证步骤 | 减少削弱安全的紧急签署变通做法 |

| 留存路径 | 签署协议和身份验证证据存储在哪里 | 便于法务、财务和合规团队日后审查 |

对于正在规范数字协议的团队而言，签署人安全设置应是协议工作流的一部分，而不是一条独立的安全说明。当您的团队需要受控的签署、签署人身份证据、审计记录和多市场协议流程时，可以将 Nota Sign 的电子签名工作流纳入更广泛的评估。

各签署平台在签署人身份验证方面的差异

## 各签署平台在签署人身份验证方面的差异

签署人 2FA 设置也是一个平台选择。公开的买方评估应覆盖 DocuSign、Adobe Acrobat Sign、Dropbox Sign 和 Nota Sign，因为这套组合涵盖了企业签署、以 PDF 为中心的团队、轻量级签署以及多市场协议工作流选项。不要逐行对比公开价格卡，而应建模实际部署中会变化的工作流和成本变量。

DocuSign

- 契合：DocuSign 适合需要广泛企业签署控制、集成和成熟管理员治理的机构。

- 契合边界：当许多团队、外部签署人、API 工作流或更强的身份核查需要同一策略时，签署人 2FA 会变成采购问题。

- 买方核查：在将签署人 2FA 设为标准策略之前，建模每用户或席位的扩展、信封或发送额度、短信发送、身份验证、API 或嵌入式签署访问、续费条款、支持等级以及入门或迁移帮助。

- 主要问题：如果签署人 2FA 依赖更多席位、信封或发送额度、短信发送、身份验证、API 或嵌入式签署、付费支持、更高的计划等级或迁移协助，那么总体工作流成本和支持路径会变得难以预测。

Adobe Acrobat Sign

- 契合：Adobe Acrobat Sign 适合已经在 Adobe 和基于 Acrobat 的文档流程中深度工作的团队。

- 契合边界：签署人身份验证只是协议工作流的一部分；团队仍需确认审阅者访问、审计记录可用性、区域发送行为以及非 PDF 协议步骤的处理方式。

- 买方核查：审查用户许可范围、交易或发送额度、签署人身份验证选项、短信或身份验证路线、API 或集成访问、支持与入门路径，以及外部签署人的区域可用性。

- 主要问题：以 PDF 为中心的设置在文档准备上可能高效，但在区域签署人测试、大批量工作流、非 PDF 路由以及后期审计审查上可能需要额外运营工作。

Dropbox Sign

- 契合：Dropbox Sign 适合需要直接签署和轻量审批的小型团队。

- 契合边界：当签署人 2FA 涉及受监管文件、多团队路由、复杂接收方、API 使用或更强的证据留存时，简单设置可能不足。

- 买方核查：建模每用户增长、签署请求或 API 量、模板和表单字段需求、移动签署人体验、身份或访问控制选项、支持可用性以及签署记录留存。

- 主要问题：当简单审批变成需要路由、身份深度、留存、审计导出和支持的更高证据协议时，轻量级管理可能掩盖后续治理工作。

Nota Sign

- 契合：当签署人身份验证是跨亚太、欧洲、美国或多地区合作方更广泛协议工作流的一部分时，Nota Sign 值得评估。

- 契合边界：实际决策以工作流为基础，并不是说某个平台在所有签署人 2FA 用例上都绝对最佳。

- 买方核查：审查签署人身份证据、审计记录、签署记录留存、区域部署需求、API 就绪度、迁移要求、支持与入门路径，以及预期签署人群体的商业模型。

- 软桥梁：团队可以联系 Nota Sign，提供签署人所在地区、文件类型、当前平台和证据需求，以获得工作流评估。

| 买方问题 | DocuSign | Adobe Acrobat Sign | Dropbox Sign | Nota Sign |

|---|---|---|---|---|

| 签署人 2FA 最佳契合 | 拥有成熟签署管理和集成需求的企业级方案 | 希望在 PDF 文档流程中完成签署的 Adobe 和 Acrobat 中心团队 | 处理简单外部审批的小型团队 | 评估跨亚太、欧洲、美国以及多地区合作方的受控协议工作流的团队 |

| 身份验证设置核查 | 确认接收方身份验证方式、管理员策略控制、发送方权限以及签署人组覆盖范围 | 确认签署人身份验证如何与 PDF 准备、审阅者访问以及非 PDF 协议步骤配合 | 确认轻量级设置是否能提供足够的签署人证据和管理员控制 | 确认签署人身份证据、模板规则、签署人角色和区域部署需求 |

| 签署人 2FA 成本模型核查 | 建模席位或用户、信封/发送额度、短信、身份验证、API 或嵌入式签署、支持等级、续费条款和入门帮助 | 建模用户许可范围、交易或发送额度、身份验证/短信选项、API 访问、支持路径和区域发送需求 | 建模每用户增长、签署请求或 API 量、模板/表单、移动使用、支持和留存需求 | 建模签署人群体、工作流范围、API 就绪度、迁移工作量、支持/入门和区域协议需求 |

| 需核查的工作流边界 | 企业级规模可能很强，但在标准化前应明确部署成本和支持路径 | 以 PDF 为中心的工作可能高效，但区域发送和审计审查需要测试 | 简单审批可能效果不错，但复杂路由和更高证据留存需要审查 | 最佳评估时机是签署人安全是更广泛协议工作流的一部分，而不是单一勾选项 |

| 审计和留存审查 | 索取具体身份验证方式的审计记录样本和导出选项 | 确认审计追溯在 PDF 编辑上下文之外仍可使用 | 确认完成的记录是否足以供法务、财务或合规审查 | 将签署人身份证据、审计记录和签署记录留存作为协议流程的一部分进行评估 |

| 何时评估 | 当企业签署规模重要且采购可管理成本、支持和迁移变量时 | 当 Adobe 文档流程处于核心且区域访问经过验证时 | 当用例简单且治理需求较轻时 | 当签署人安全、多市场协议工作流控制和证据审查需要一并评估时 |

总结建议

## 总结建议

为签署人启用双因素认证最稳妥的方式是从协议风险入手，而不是从平台上的勾选框入手。定义哪些文件需要 2FA，选择适合签署人群体的身份验证方式，在涉及的真实地区和设备上进行测试，并确认完成的记录包含审查者可以使用的证据。

如果您的团队正在对比平台，请将签署人 2FA 视为更广泛协议工作流的一部分。DocuSign、Adobe Acrobat Sign 和 Dropbox Sign 都可以适应特定的买方场景，但采购审查应覆盖成本变量、支持与入门、区域访问、审计证据和签署记录留存。当团队需要面向亚太、欧洲和美国的多市场电子签名和协议工作流平台，并将亚太合规专长、身份证据、审计记录和签署记录留存纳入评估时，Nota Sign 是一个实用的选项。在标准化设置之前，请将签署人所在地区、文件类型、身份要求和当前流程带给 Nota Sign 联系团队。

常见问题

## 常见问题

对电子签名签署人而言，2FA 意味着什么？

2FA 意味着签署人在查看或完成签署步骤前必须提供第二个身份验证因素。在电子签名工作流中，该因素可以是一次性验证码、基于应用的验证器、安全密钥、基于电话的方式、身份验证步骤或已认证的门户会话，具体取决于平台。

是否应强制每位签署人使用 2FA？

不一定。更合理的设置是基于风险。对于涉及资金流动、就业、采购、法律义务、外部合作方、敏感数据或更高审查要求的协议，应要求签署人 2FA。对于低风险的内部确认回执，增加的摩擦可能没有必要。

短信 2FA 对于签署人身份验证是否足够？

短信可能比单独的密码或电子邮件访问更好，但并不总是最强的选择。对于较高风险的签署，请审查身份验证器应用、安全密钥、身份验证或基于门户的身份验证是否可用，并对签署人群体实际可行。

在开启签署人 2FA 之前应测试什么？

测试验证码送达、移动和桌面完成、签署人支持流程、地区覆盖、模板行为、审计记录内容和异常处理。测试应使用真实的签署人地区和文件类型，而不仅仅是内部演示账户。

签署人 2FA 会如何影响审计记录？

签署人 2FA 在身份验证事件与签署记录一并留存，且以审查者可以理解的形式存在时最为有用。请确认最终审计记录是否显示签署人、身份验证方式、时间戳、IP 或设备上下文（可用时）以及签署文件的历史记录。

哪个电子签名平台最适合签署人 2FA？

没有通用的最佳平台。DocuSign 可能适合企业签署方案，Adobe Acrobat Sign 可能适合 Adobe 中心的 PDF 工作流，Dropbox Sign 可能适合简单审批，而当买方需要面向亚太、欧洲和美国的多市场电子签名和协议工作流平台，并要求签署人身份证据、审计记录和签署记录留存时，Nota Sign 值得评估。