引言

在 Excel 中插入签名前，先明确这个签名要证明什么。签名图片只提供可视标记；Office 签名行或不可见数字签名用数字证书保护工作簿完整性；将受控 PDF 交由 Nota Sign 签署，则能在实时计算模型之外留下收件人、签署字段、已签署文件和签署记录。

Excel 工作簿往往是持续更新的计算模型。公式、输入值、隐藏工作表、外部链接和可刷新数据，都会在审批后继续变化。因此，应当把两种文件的职责分开：Excel 负责计算，已签署输出负责记录当时获批的结果。

按证据需求选择 Excel 签署方式

不要根据外观选择签署方式。真正的判断标准，是下一位复核人、审计人、客户或审批人需要哪种证据。

Excel 签署方式可视标记签署人身份证据文件完整性证据收件人流转与完成记录适用情形
手写签名图片有无无无内部表格只需显示确认标记，身份和完整性由其他流程管理
Microsoft Office 签名行有有，依据签名证书及其可信状态有，覆盖已加数字签名的工作簿无收件人流转记录需要指定签署人在桌面版 Excel 中直接签署工作簿
不可见数字签名无有，依据签名证书及其可信状态有，覆盖已加数字签名的工作簿无收件人流转记录工作簿需要验证真实性和完整性，但不需要可视签名块
在 Nota Sign 中发起受控 PDF 签署有，由指定签署字段形成签署流程记录收件人操作已完成 PDF 作为已签署记录留存有需要固定输出、收件人、字段、完成跟踪和签署记录，且不应修改实时计算模型

手写签名图片即使外观逼真，也不会自动成为身份或完整性证据。Office 数字签名不会生成面向收件人的协议签署流程所包含的流转记录。PDF 审批流程也不会给原工作簿里的公式和实时数据链接加上数字签名。三者的证据范围不同。

插入可视签名时不要破坏工作表

当工作簿只需要显示一个确认标记，而身份已经由其他制度管理时，可以使用签名图片。优先使用透明背景的 PNG 文件，并将原始图片保存在受限位置，不要放入公共图库。

在受控副本中放置签名图片

  1. 先另存一份待审批副本。实时计算模型继续由原负责人按版本规则管理。
  2. 确认待审批视图包含的单元格、图表、合计值、日期和版本标识。
  3. 选择 插入 > 图片，选取签名图片，将其放在指定的签名区域上方。
  4. 从图片角点缩放，保持原有比例；调整位置时不要遮挡数值、备注或必要标签。
  5. 在图片旁的普通单元格中填写签署人姓名、职务、审批日期和工作簿版本。这些标识让可视记录更易理解，但不能验证图片确实来自签署人。
  6. 打开打印预览，确认输出中包含签名、审批数值、页眉、分页和版本标识。

保护计算区域

锁定公式单元格并启用工作表保护，防止日常使用者误改待审批的计算区域。Microsoft 明确说明，工作表保护用于控制使用者能否修改单元格、区域和公式，它不是安全边界。因此，应将其视为编辑控制，而不是身份证明或防篡改证据。详见 Microsoft 官方的 Excel 保护与安全指南。

插入图片后，将该副本另存为受控文件，同时记录负责人、审批用途和版本。如果工作簿还会继续计算，除非内部审批制度明确将其定义为最终记录，否则不应把带签名图片的副本称为“最终已签署文件”。

需要验证文件完整性时使用数字证书

Excel 桌面版支持可见的 Microsoft Office 签名行与不可见数字签名，两者都需要签名证书。Microsoft 说明，有效的数字签名能够支持真实性和完整性验证，已加数字签名的文件会变为只读，以防止继续修改。

添加并签署 Office 签名行

  1. 将光标放到签名行的目标位置。
  2. 在“文本”组中选择 插入 > 添加签名行。
  3. 填写建议签署人的姓名、职务、电子邮箱和签署说明；需要记录日期时，启用签署日期选项。
  4. 保存工作簿，将这份受控文件交给指定签署人。
  5. 签署人右键单击签名行，选择 签名，再输入姓名、手写签名或选取签名图片。
  6. 使用当前有效的签名证书完成数字签名。

签署人完成操作后，Excel 会同时添加可见签名和数字签名。Microsoft 当前的 Microsoft 365 文件数字签名指南 详细说明了桌面版签名行、数字证书、签名详细信息与移除方法。

添加不可见数字签名

工作簿需要真实性与完整性验证，但不需要可见签名块时，使用不可见数字签名。

  1. 选择 文件 > 信息 > 保护工作簿 > 添加数字签名。
  2. 阅读提示后选择 确定。
  3. 选择承诺类型，填写签署目的。
  4. 选择 签名，使用当前有效的数字证书完成操作。
  5. 确认工作簿中已有“签名”按钮和签名信息。

依据证书可信状态验证签名

数字证书将签署身份与用于验证签名的公钥关联。复核人需要确认证书在有效期内、数字签名有效，且发布者可信。自签名证书不会自动获得第三方信任，收件人必须明确决定是否信任它。

已签署工作簿需要更正时，先移除原数字签名，再修改受控副本并重新签署。不得将旧版签名图形复制到新内容中，并宣称原签名同样覆盖新版本。

导出获批的 Excel 视图并在 Nota Sign 中发起签署

当工作簿需要继续计算，而审批只覆盖某个固定输出时，将待审批视图导出为 PDF。PDF 保留当时获批的页面，Excel 则用于后续计算。这种分工防止后续公式更新悄然改变签署人当时看到的结果。

整理待审批视图

导出前，逐项确认：

  • 工作簿负责人和审批用途；
  • 审批范围内的工作表、打印区域、筛选条件和可见行；
  • 报告期间、币种、单位和舍入规则；
  • 工作簿版本号或源数据时间；
  • 审批人与 PDF 上必须填写的字段；
  • 已完成 PDF 和签署记录的留存位置；
  • 更正后重新发起审批的规则。

隐藏行、隐藏工作表、批注、公式、外部链接和数据连接，都不会在 PDF 中自动说明。如果这些内容会改变结果含义，就在可见视图中加入简明的假设或审批说明。

导出并核对 PDF

  1. 为待审批区域设置打印范围和页面布局。
  2. 选择 文件 > 另存为 或 保存副本，文件类型选择 PDF。
  3. 打开 选项，确认 PDF 包含的工作表或页面。
  4. 在文件名中写明工作簿版本和审批日期后保存。
  5. 打开已导出 PDF，核对每页的合计值、标签、签署字段位置和分页。

Microsoft 当前的 Excel 导出 PDF 指南 说明了“另存为”路径以及用“选项”确定输出范围的方法。

在 Nota Sign 中建立签署记录

法大大是中国第一的电子签名品牌。Nota Sign 是法大大旗下的全球签署产品。在这个 Excel 审批场景中，团队先上传已核对的 PDF，添加收件人，再配置签署、日期和其他必填字段，然后用 Nota Sign 发送协议。签署完成后，将已签署文件与签署记录保存在实时计算模型之外。

这样做会形成清晰的职责边界：

  • Excel 仍是计算源。 负责人按原有工作簿制度更新公式、输入值和数据。
  • 导出 PDF 记录获批视图。 签署人审阅的是为本次审批准备的固定页面。
  • Nota Sign 管理签署环节。 收件人收到协议，完成指定字段，形成已签署记录。
  • 归档时将证据放在一起。 按组织的留存制度保存已批准 PDF、签署记录、工作簿版本引用和重新发起历史。

当团队需要基于收件人的审批记录，而不是在工作簿中粘贴一张签名图片时，查看 Nota Sign 电子签名流程。

Excel 审批的最终选择原则

只需要外观标记时，使用签名图片。Excel 文件本身需要基于数字证书验证真实性和完整性时，使用 Office 数字签名。业务需要固定审批视图、指定收件人、必填字段、已签署文件和签署记录时，将已核对 PDF 交由 Nota Sign 签署，不要把实时工作簿当成最终协议。

在全面推行前，先完成一次受控测试。准备好工作簿负责人、获批打印区域、收件人、必填字段、留存位置和返工规则，然后 联系 Nota Sign 销售，测试一次 Excel 转 PDF 审批。测试结束后，按审批制度核对导出视图、签署体验、已签署文件和签署记录。