Jejak Audit pada Alur Tanda Tangan

Pendahuluan

Jejak audit membuat alur tanda tangan dapat direkonstruksi. Nilainya bukan pada banyaknya log, melainkan pada kemampuan menghubungkan peristiwa, pihak, waktu, dan dokumen dengan jelas.

Tentukan peristiwa penting

Catat pembuatan alur, pengiriman, akses, autentikasi, persetujuan, penolakan, pengingat, perubahan peserta, kedaluwarsa, pembatalan, dan penyelesaian. Setiap peristiwa membutuhkan waktu, pelaku atau sistem, serta pengenal transaksi.

Hubungkan ke versi dokumen

Jejak audit harus merujuk pada dokumen final yang sama. Catat nomor versi, lampiran, dan hash jika digunakan. Jika dokumen diganti, alur lama tetap disimpan dan alur baru memiliki identitas sendiri.

Jaga kualitas log

Gunakan waktu yang konsisten, lindungi log dari perubahan tanpa jejak, batasi akses, dan dokumentasikan ekspor. Kegagalan tidak dihapus karena menjelaskan jalannya proses.

Nota Sign dapat menghasilkan audit trail untuk alur yang dijalankan. Organisasi tetap menentukan akses, retensi, dan cara penggunaannya.