25 Juni 2025
Pendahuluan
Status tanda tangan PDF tidak boleh diringkas menjadi satu ikon hijau atau merah. Validasi yang baik memisahkan integritas dokumen, hasil kriptografis, kepercayaan terhadap sertifikat, status sertifikat, dan waktu penandatanganan.
Pemisahan ini membantu tim menentukan tindakan yang tepat tanpa menyimpulkan bahwa masalah teknis tertentu otomatis membuat kontrak berlaku atau tidak berlaku.
Pertahankan file yang diterima
Simpan PDF asli sebelum membukanya untuk anotasi. Catat sumber, waktu penerimaan, nama berkas, ukuran, dan hash bila digunakan. Lakukan pemeriksaan pada salinan kerja apabila aplikasi mungkin menyimpan perubahan.
Jangan mencetak, memindai, atau mengoptimalkan ulang file. Tindakan tersebut dapat menghilangkan data tanda tangan yang diperlukan untuk validasi.
Baca laporan tanda tangan secara lengkap
Periksa apakah dokumen berubah setelah ditandatangani, bagian mana yang dilindungi, siapa atau sertifikat apa yang terkait, kapan tanda tangan dibuat, dan pesan kesalahan yang ditampilkan.
Jika terdapat beberapa tanda tangan, tinjau setiap tanda tangan beserta urutannya. Perubahan yang diizinkan setelah tanda tangan pertama dapat berbeda dari perubahan yang merusak integritas.
Pisahkan integritas dan kepercayaan
Integritas menjawab apakah data yang dilindungi berubah. Kepercayaan sertifikat menjawab apakah rantai sertifikat dapat dibangun ke sumber yang dipercaya oleh validator. Sertifikat yang tidak dikenal aplikasi tidak selalu berarti file telah diubah; kedua hasil harus dicatat terpisah.
Periksa pula masa berlaku, status pencabutan yang tersedia, tujuan sertifikat, dan penanda waktu jika digunakan. Konteks waktu penting ketika sertifikat telah kedaluwarsa setelah dokumen ditandatangani.
Rekam keputusan
Catatan validasi memuat file, alat dan versinya, waktu pemeriksaan, hasil integritas, hasil sertifikat, hasil waktu, pesan lengkap, serta tindakan lanjut. Jika hasil tidak jelas, eskalasikan tanpa mengubah file asli.
Nota Sign dapat menghasilkan dokumen dan bukti alur dalam konfigurasi yang digunakan. Keputusan penerimaan tetap perlu mengikuti kebijakan organisasi, dokumen, dan ketentuan yang berlaku.
