19 November 2025
Pendahuluan
Tanda tangan elektronik adalah proses yang menghubungkan orang, dokumen, persetujuan, dan bukti. Gambar tanda tangan mungkin menjadi bagian tampilannya, tetapi tidak mewakili seluruh alur.
Empat unsur dasar
Pertama, tentukan identitas dan peran penanda tangan. Kedua, tetapkan versi dokumen yang disetujui. Ketiga, rekam tindakan afirmatif yang menunjukkan persetujuan. Keempat, simpan bukti integritas dan jejak peristiwa.
Metode dapat berbeda menurut risiko: akun, OTP, pemeriksaan identitas, atau sertifikat. Yang penting adalah memahami bukti setiap metode dan tidak menjanjikan lebih dari yang dihasilkannya.
Bedakan identitas dan kewenangan
Sistem dapat membantu mengidentifikasi seseorang, tetapi kewenangannya mewakili perusahaan harus diperiksa tersendiri. Nama, jabatan, surat kuasa, atau aturan delegasi perlu konsisten dengan dokumen.
Nota Sign dapat membantu mengatur peserta, persetujuan, dan audit trail. Pilihan metode tetap mengikuti dokumen serta kebijakan organisasi.
Tutup alur dengan arsip
Simpan dokumen final, peserta, metode autentikasi, waktu, hasil validasi, dan audit trail. Jika dokumen berubah, buat versi dan alur baru.
