Templat Dokumen dengan Medan Tanda Tangan

Pendahuluan

Templat tanda tangan mempercepat dokumen berulang hanya jika bidang, peran, dan versi induknya terkendali. Templat yang salah justru menyebarkan kesalahan ke banyak transaksi.

Tetapkan dokumen induk

Gunakan konten yang telah disetujui, pemilik, nomor versi, tanggal berlaku, dan riwayat perubahan. Pisahkan teks tetap dari data yang diisi untuk setiap transaksi.

Definisikan peran dan bidang

Gunakan peran seperti pelanggan atau approver, bukan alamat email permanen. Tetapkan bidang wajib, format, validasi, dan penanggung jawab. Uji dokumen pendek, panjang, dan perangkat seluler.

Kendalikan perubahan

Perubahan klausul, bidang, atau urutan menghasilkan versi templat baru dengan persetujuan. Alur yang sedang berjalan tetap merujuk pada versi lama agar riwayat tidak berubah.

Nota Sign dapat membantu membuat templat, menetapkan peserta, dan menghasilkan audit trail. Organisasi tetap mengelola persetujuan isi dan penggunaan.

Pantau penggunaan

Catat transaksi, versi templat, kegagalan bidang, pekerjaan ulang, dan umpan balik. Nonaktifkan versi lama setelah alur aktif selesai.