Come fare una firma online: dalla versione finale al registro di conclusione

Introduzione

Il consulente indipendente prepara il primo contratto digitale.

La firma online non parte da una bozza nella posta, ma dal file finale con partecipanti, campi e destinatari registrati.

Il percorso indispensabile collega il documento scelto, i partecipanti, l'atto di firma e il registro di conclusione.

Le configurazioni Nota Sign possono supportare FEA e QES e conservare il registro del flusso. Requisiti formali, poteri delle parti e valore del documento devono essere valutati separatamente.

Scegliere il documento e rimuovere le bozze

Scegli la versione finale del contratto e chiudi le bozze precedenti. Confronta nome del file, versione e data con il record del cliente.

Rimuovi commenti, campi temporanei e pagine sostituite. La richiesta di firma esce con il contenuto che le parti approvano.

Una differenza tra la versione approvata e il file scelto ferma l'invio e riapre la preparazione.

Registrare partecipanti e ruoli

Registra ogni partecipante con nome, indirizzo e ruolo: mittente, firmatario o destinatario in copia. L'ordine di firma segue l'accordo.

Verifica che l'indirizzo sia attivo prima dell'invio. Un destinatario errato riapre il ciclo con la causa annotata.

Il ruolo di ciascuno entra nel registro. Chi firma e chi riceve restano eventi distinti.

Posizionare i campi con il contesto

Posiziona firma, data e testo accanto alla clausola che li richiede. Il campo non copre importi, date o altre clausole.

Controlla la resa della pagina prima dell'invio. Un campo fuori posto produce un documento concluso da correggere.

Ogni campo obbligatorio ha un'etichetta leggibile. Il firmatario completa soltanto i campi assegnati al suo ruolo.

Rivedere l'invito prima dell'invio

Rivedi documento, partecipanti, campi e ordine prima di premere invio. La revisione registra chi ha controllato e quando.

Invia una sola richiesta per versione. Una richiesta duplicata crea due registri per lo stesso contratto.

La richiesta parte quando la revisione è chiusa. Il link dell'invito resta il punto di ripresa del flusso.

Scaricare e conservare il dossier concluso

Scarica il documento concluso e conservalo nella cartella del cliente con il registro degli eventi. Il registro riporta documento, versione, partecipanti ed esiti.

Verifica che il dossier contenga la versione finale e non una bozza. La cartella del cliente diventa il punto di recupero.

Il dossier usa il nome del cliente e la data di conclusione per restare ritrovabile.