27 luglio 2026
Introduzione
Un certificato può identificare chi firma, ma non dimostra da solo che quella persona abbia il potere di impegnare l'azienda. Per questo la delega deve definire con precisione atti autorizzati, limiti, durata ed eventuali condizioni.
Il flusso di firma utilizza tali informazioni per instradare il documento e registrare il ruolo del delegato. La fonte del potere resta però nella documentazione societaria o nella delega applicabile, che va controllata separatamente dal certificato.
Nota Sign supporta FEA e QES nei flussi nazionali e transfrontalieri e applica al documento ruoli, soglie e approvazioni definiti nella matrice delle deleghe. La fonte del potere e la sua valutazione restano riferite agli atti societari applicabili. Configura la matrice delle deleghe in Nota Sign dopo aver verificato rappresentanza, ambito e durata.
Definire potere e limite della delega
La pagina AgID Servizi fiduciari qualificati definisce la firma elettronica qualificata (firma digitale) come servizio fiduciario qualificato del titolare che firma, categoria separata dalla rappresentanza della società.
Scrivi il potere delegato: quali documenti, quali importi, quali controparti e per quanto tempo. Il limite fa parte della delega.
Registra chi conferisce la delega e chi la riceve. Il potere scritto nella delega delimita l'azione del delegato.
Separare delega e rappresentanza
La delega è il conferimento di un potere definito. La rappresentanza è il potere di agire in nome della società secondo le regole che la governano. I due elementi restano separati.
Registra l'atto che conferisce la rappresentanza e l'atto che conferisce la delega. Il certificato del delegato non prova da solo il potere di rappresentare la società.
La configurazione richiede entrambi i documenti quando l'atto li esige. La firma del delegato opera nel limite registrato.
Collegare il delegato al certificato
Collega il certificato alla persona delegata e all'ambito del potere. Il collegamento entra nella matrice delle deleghe con la data.
Verifica che il titolare del certificato corrisponda al delegato registrato. Una corrispondenza errata ferma la configurazione.
Un delegato con più poteri riceve una riga per ambito. Il certificato resta uno; i poteri restano distinti.
Registrare l'ambito del potere
Registra per ogni riga documento, importo, controparte, durata e responsabile dell'approvazione. La matrice diventa la fonte del controllo.
Aggiorna la riga quando il potere cambia e conserva la versione precedente. Il cambio entra con la causa e la data.
Quando la matrice è configurata con i relativi controlli, il flusso blocca una richiesta fuori ambito e ne annota l'esito nel registro.
Conservare l'evidenza della delega
Conserva delega, rappresentanza, matrice e registro dei flussi nel fascicolo societario. Il periodo di conservazione segue la classe documentale.
Collega ogni firma del delegato alla riga della matrice applicata. La ricostruzione mostra potere, certificato ed esito.
Il fascicolo societario conserva le versioni della matrice; la versione applicata a una firma resta rintracciabile nel registro.
