7 gennaio 2025
Introduzione
Un accordo di rinnovo resta fermo da dieci giorni.
Il gestore di contratti distingue la dimenticanza del firmatario dall'errore nel documento, perché il promemoria risolve soltanto la prima causa.
I promemoria seguono una cadenza per stato; le pendenze di identità, contenuto o autorità richiedono un percorso proprio.
Per i processi che prevedono FEA o QES, Nota Sign può collegare documento, partecipanti ed eventi di firma. Il livello appropriato va comunque definito in base al caso concreto e alle regole applicabili.
Classificare le cause di pendenza
Classifica ogni accordo fermo: firmatario non aperto, identità da confermare, contenuto da correggere o autorità da acquisire.
Il promemoria entra nella causa di dimenticanza. Le altre cause passano al responsabile indicato dalla matrice.
Registra la causa accanto allo stato. Una causa non classificata riceve il promemoria sbagliato e nasconde il blocco vero.
Definire finestre per tipo di contratto
Definisci la prima scadenza e l'intervallo tra i promemoria per ogni tipo di contratto. Il rinnovo urgente usa una finestra più stretta dell'accordo standard.
Registra la finestra nella configurazione con il tipo di contratto. La regola vale per ogni accordo dello stesso tipo.
La cadenza termina a una data di chiusura definita, quando lo stato si chiude o quando il rifiuto arriva.
Scrivere messaggi con l'azione successiva esplicita
Il messaggio indica il documento, lo stato fermo e l'azione successiva: aprire, firmare o contattare il responsabile.
Evita testi che ripetono il nome del mittente senza dire che cosa fare. L'azione successiva esplicita muove il firmatario.
Il testo del promemoria si conserva nella configurazione. Una modifica del testo riceve una nuova versione con la data.
Scalare i blocchi al responsabile corretto
Scala il blocco al responsabile indicato dalla matrice quando la causa non è dimenticanza. Il responsabile riceve documento, stato e causa.
L'escalation registra chi ha ricevuto il blocco e quando. Il promemoria non sostituisce la decisione umana.
Un blocco non risolto torna alla revisione della cadenza con la causa documentata.
Misurare la conclusione senza contare gli invii come risultato
Misura il tempo tra invio e conclusione e il numero di pendenze chiuse per causa. Gli invii ripetuti non sono un risultato.
Collega ogni metrica allo stato e alla causa. Il portafoglio di rinnovi mostra dove la cadenza accelera e dove espone un blocco.
La metrica delle pendenze chiuse per causa mostra dove la cadenza funziona e dove espone un blocco.
