7 giugno 2026
Introduzione
Due organizzazioni preparano un protocollo d'intesa per un progetto congiunto.
Il protocollo registra scopo e impegni delle parti; la firma chiude la versione concordata.
La struttura del documento separa lo scopo condiviso dagli impegni operativi.
Per i processi che prevedono FEA o QES, Nota Sign può collegare documento, partecipanti ed eventi di firma. Il livello appropriato va comunque definito in base al caso concreto e alle regole applicabili.
Definire scopo e parti
Definisci lo scopo del protocollo e le parti che vi aderiscono.
Registra denominazione, funzione e ruolo di ciascuna parte nel documento.
Lo scopo si scrive in una sezione dedicata, senza confonderlo con gli impegni.
Separare impegni e firma
Separa gli impegni delle parti dalla firma che chiude il documento.
Ogni impegno riporta la parte responsabile e il termine quando il testo lo prevede.
La firma non crea impegni nuovi; registra l'adesione alla versione concordata.
Strutturare le sezioni del protocollo
Struttura le sezioni: premesse, scopo, impegni, durata e disposizioni finali.
Ogni sezione ha un titolo e un contenuto coerente con la sua funzione.
Le sezioni restano numerate per rendere citabile ogni parte del documento.
Confermare la versione concordata
Conferma la versione concordata con entrambe le parti prima della firma.
Registra la conferma con data e versione del documento.
Ogni modifica arrivata dopo la conferma del protocollo apre una versione distinta.
Firmare e conservare il documento
Firma il documento nella versione concordata e conserva il registro degli eventi.
Collega il protocollo firmato al fascicolo del progetto.
Il periodo di conservazione segue la classe documentale del protocollo.
