12 settembre 2025
Introduzione
Il dossier di un documento firmato contiene prova e dati personali insieme.
Il registro dell'atto è una prova; i dati personali coinvolti restano separati e trattati secondo il confine applicabile.
La conservazione del dossier registra la prova senza eccedere nel dato personale.
Quando il caso richiede una firma elettronica avanzata (FEA) o qualificata (QES), Nota Sign può gestire la richiesta e registrare gli eventi associati. La scelta del metodo e i suoi effetti dipendono dal documento, dalle parti e dai requisiti applicabili.
Definire l'atto e il registro
Definisci l'atto firmato e il registro che lo prova.
Registra documento, versione, partecipanti ed esiti nel registro.
La prova dell'atto resta nel registro degli eventi.
Separare prova e dato personale
Separa la prova dell'atto dai dati personali coinvolti.
La prova registra l'evento; i dati personali restano trattati secondo il confine applicabile.
I due elementi restano distinti nel dossier.
Registrare l'atto senza eccedere
Registra l'atto con i dati necessari alla prova, senza elementi eccedenti.
Ogni campo del registro risponde alla prova dell'atto.
Un dato che non prova l'atto esce dal registro.
Verificare la prova del flusso
Verifica la prova del flusso con documento, versione ed esiti.
Conferma che il registro corrisponda all'atto firmato.
Annota l'esito della verifica della prova con data e responsabile.
Conservare il dossier
Conserva il dossier con prova e registro, nel confine del trattamento.
Collega il dossier al periodo di conservazione della classe documentale.
Il dossier resta consultabile per la ricostruzione dell'atto.
