8 aprile 2025
Introduzione
Un PDF firmato arriva con un avviso di firma non valida e il tecnico lo apre per capire che cosa è accaduto.
L'analisi inizia dalla conservazione dell'originale, perché ogni trasformazione successiva può cancellare la causa osservata.
Il percorso separa la modifica del file dall'errore di catena e dall'identità, senza distruggere il documento sospetto.
Nota Sign può inserire questo passaggio in un flusso con firma elettronica avanzata (FEA) o qualificata (QES), se previsto dalla configurazione. La piattaforma esegue il processo tecnico; non sostituisce la valutazione legale o l’approvazione aziendale.
Isolare e conservare il file sospetto
Copia il file sospetto in una cartella di analisi e calcola l'impronta della copia originale. Il file ricevuto resta intatto.
Registra mittente, canale, data di ricezione e nome del file. Questi dati accompagnano ogni passaggio successivo.
Non salvare sopra il file prima del test. Una riapertura con modifica cancella la traccia dell'evento.
Leggere il pannello e il messaggio di errore
Apri il pannello delle firme e copia il testo esatto dell'avviso, senza interpretarlo. Il messaggio originale è un dato dell'analisi.
Registra lo stato mostrato: valida, con avviso o non valida. La riga del pannello indica anche firmatario e certificato.
Un messaggio generico del lettore si distingue dall'esito tecnico del verificatore. I due livelli restano separati.
Separare modifica, catena e identità
La modifica risponde alla domanda se il contenuto è cambiato dopo la firma. La catena risponde alla domanda se il certificato è riconosciuto.
L'identità risponde alla domanda se il titolare corrisponde alla persona designata dal flusso. I tre segnali si registrano su righe separate.
Un file modificato con catena valida resta un file modificato. La validità della catena non ripara la modifica.
Confrontare impronta e riferimento temporale
Confronta l'impronta del file ricevuto con quella della versione registrata, quando la versione registrata esiste.
Controlla la marca temporale e l'ordine cronologico degli eventi. Un riferimento temporale incoerente entra nel registro dell'analisi.
L'impronta dimostra se il contenuto esaminato coincide con una versione registrata. Il confronto si documenta con i due valori.
Documentare l'esito e l'azione
Documenta l'esito con i segnali osservati e scegli tra analisi interna, escalation e richiesta di nuova firma.
Assegna l'azione a un responsabile con una scadenza. Il dossier conserva file, impronta, segnali e decisione.
L'escalation passa alla funzione indicata dalla politica quando il caso supera l'analisi interna.
