3 febbraio 2025
Introduzione
Una firma scannerizzata può rendere visibile il nome o il tratto grafico di una persona, ma non documenta automaticamente chi ha applicato l'immagine, quale versione è stata accettata o quali controlli hanno accompagnato l'atto.
La verifica deve quindi separare il documento ricevuto dalla sua origine. Il confronto tra originale e copia, insieme ai dati di invio e alle eventuali conferme, permette di decidere se l'evidenza disponibile è sufficiente per il caso oppure se occorre una nuova firma.
Nota Sign supporta FEA e QES nei flussi nazionali e transfrontalieri e collega documento, partecipanti ed eventi di firma. Il livello appropriato resta una decisione riferita al caso concreto e alle regole applicabili. Quando la scansione non offre prove sufficienti, avvia in Nota Sign un nuovo flusso e confronta l'atto risultante con la copia ricevuta.
Definire il documento ricevuto
La pagina AgID Servizi fiduciari qualificati definisce la firma elettronica qualificata (firma digitale) come servizio fiduciario qualificato disciplinato dal Regolamento eIDAS (UE) n. 910/2014, categoria distinta dalla copia che riproduce la sola immagine di una firma.
Registra che cosa è arrivato: scansione, fotografia, fax o allegato. Annota mittente, canale, data e nome del file.
Individua l'atto a cui il documento si riferisce e la parte che lo ha prodotto. La decisione parte dall'oggetto ricevuto, non dall'impressione visiva.
Separare scansione e atto elettronico
La scansione riproduce l'immagine del documento cartaceo firmato. L'atto elettronico firmato con firma elettronica qualificata è un oggetto digitale collegato al firmatario e verificabile.
Tratta i due oggetti in fascicoli separati: la scansione nel fascicolo della copia, l'atto firmato in quello della prova. La separazione evita di confondere aspetto e valore.
Registra per ogni oggetto la fonte e il metodo di produzione. Un file che non dichiara la propria origine resta una copia da verificare.
Confrontare originale e copia
Chiedi l'originale o la copia conforme quando la scansione deve sostenere una decisione. Confronta pagine, firma, timbri, date e allegati tra i due oggetti.
Registra l'esito del confronto con data e responsabile. Una differenza visibile ferma l'uso della scansione e richiede l'originale.
La corrispondenza confermata consente al responsabile di decidere se la copia sia utilizzabile per lo scopo previsto. La conclusione resta legata al documento, alle prove disponibili e alla regola applicabile.
Verificare la prova dell'atto
Verifica la prova che accompagna l'atto: registro del flusso, certificato, verifica tecnica, marca temporale. La prova appartiene all'atto, non alla scansione.
Registra quale prova esiste e quale manca. Una scansione senza prova dell'atto non si trasforma in un documento firmato elettronicamente.
Chiedi alla controparte la prova mancante quando il documento deve sostenere un impegno. La richiesta entra nel fascicolo con la data.
Decidere se rifirmare
Decidi di rifirmare quando la copia non regge lo scopo per cui è stata richiesta: accetta un nuovo flusso con firma elettronica e registro completo.
Registra la decisione con originale, confronto, prova e responsabile. La copia resta archiviata con la sua valutazione.
La decisione scritta evita di riaprire la stessa copia in momenti diversi; il fascicolo mostra quando la valutazione è stata chiusa.
