25 giugno 2025
Introduzione
L'auditor apre il report firmato ricevuto.
La verifica produce segnali tecnici distinti: integrità, attendibilità del certificato e riferimento temporale vanno letti uno per uno.
Ogni segnale conduce a un'azione operativa definita, senza confondere l'avviso del lettore con una frode accertata.
Quando il caso richiede una firma elettronica avanzata (FEA) o qualificata (QES), Nota Sign può gestire la richiesta e registrare gli eventi associati. La scelta del metodo e i suoi effetti dipendono dal documento, dalle parti e dai requisiti applicabili.
Conservare il file ricevuto
Conserva il file esattamente come è arrivato, con nome, dimensione e impronta registrati. La copia di lavoro si separa dal file ricevuto.
Registra mittente, canale e data di ricezione. Questi dati accompagnano l'analisi dell'auditor.
Una copia alterata prima della verifica invalida la lettura dei segnali.
Leggere il pannello delle firme
Apri il pannello delle firme e leggi lo stato mostrato: valida, con avviso o non valida. Registra il testo esatto del pannello.
Il pannello riporta anche il firmatario e il certificato collegato. Ogni riga del pannello diventa un segnale da classificare.
L'assenza del pannello indica un file senza firma digitale; la scelta dell'azione cambia.
Separare l'integrità dall'attendibilità
L'integrità risponde alla domanda se il contenuto è cambiato dopo la firma. L'attendibilità risponde alla domanda se il certificato è riconosciuto dal dispositivo.
Un file integro con certificato non attendibile sul dispositivo non è una frode accertata. Classifica i due segnali separatamente.
Registra per ciascun segnale l'esito e lo strumento che lo ha mostrato.
Controllare certificato e riferimento temporale
Controlla titolare, periodo di validità, catena e revoca del certificato. Confronta il titolare con la persona approvata nel flusso.
Controlla la marca temporale quando la configurazione la produce. Il riferimento temporale risponde a una domanda diversa dall'integrità.
Un certificato scaduto o revocato ferma l'accettazione e richiede una nuova firma.
Documentare la decisione e l'azione successiva
Documenta la decisione con i segnali osservati: accettare, indagare o richiedere una nuova firma. La decisione registra ogni segnale verificato.
L'azione successiva si assegna a un responsabile con una scadenza. Il registro dell'auditor conserva l'intero percorso.
La decisione riporta ogni segnale osservato e la conclusione registrata dall'auditor.
