Kesahan Tandatangan Elektronik di Amerika Syarikat

Ringkasan Kesahan Tandatangan Elektronik

Panduan ini menerangkan rangka kerja tandatangan elektronik di Amerika Syarikat, termasuk undang-undang yang berkaitan, kesan dari segi undang-undang, kaedah tandatangan yang diterima, syarat kesahan, pengecualian serta kegunaan praktikal dalam perniagaan.

Undang-undang yang Terpakai

Akta Tandatangan Elektronik dalam Perdagangan Global dan Kebangsaan (ESIGN) dan Akta Transaksi Elektronik Seragam (UETA), sebagaimana diguna pakai oleh negeri yang berkenaan

Status Undang-undang

Rekod dan tandatangan elektronik mendapat pengiktirafan undang-undang di Amerika Syarikat menurut Akta Tandatangan Elektronik dalam Perdagangan Global dan Kebangsaan (ESIGN) dan Akta Transaksi Elektronik Seragam (UETA), sebagaimana diguna pakai oleh negeri yang berkaitan. Proses penandatanganan juga mesti mematuhi setiap peraturan khusus dokumen berhubung identiti, keterangan, penyampaian, penyimpanan, penyaksian, penotarian, pendaftaran atau pemfailan.

Pihak Berkuasa Kawal Selia

Kawal selia Tandatangan Elektronik dikawal oleh gabungan keperluan undang-undang persekutuan dan negeri serta peraturan khusus sektor.

Pengiktirafan Undang-undang (Kesan)

Tandatangan elektronik diiktiraf di bawah Akta Tandatangan Elektronik dalam Perdagangan Global dan Kebangsaan (Akta ESIGN) dan Akta Transaksi Elektronik Seragam (UETA). Undang-undang ini selaras dengan piawaian antarabangsa seperti Undang-undang Model UNCITRAL mengenai Perdagangan Elektronik.

Akta ESIGN memperuntukkan bahawa tandatangan, kontrak atau rekod lain tidak boleh dinafikan kesan undang-undang, kesahan atau kebolehkuatkuasaannya semata-mata kerana ia berbentuk elektronik.

Diguna pakai oleh Negeri: Bermula pada 1999

UETA ialah undang-undang model yang diguna pakai oleh 49 negeri Amerika Syarikat, Daerah Columbia, Puerto Rico dan Kepulauan Virgin AS. Ia menyediakan rangka kerja undang-undang bagi transaksi elektronik, memastikan rekod dan tandatangan elektronik dilayan setara dengan rakan sejawatnya yang berasaskan kertas.

Rangka kerja undang-undang ini telah memainkan peranan penting dalam penerimaan meluas tandatangan elektronik merentas pelbagai sektor di Amerika Syarikat, membolehkan perniagaan dan individu menjalankan transaksi dengan cekap dan selamat dalam talian.

Nota: New York kekal sebagai satu-satunya negeri yang tidak menerima pakai Akta Transaksi Elektronik Seragam (UETA). Sebaliknya, ia melaksanakan statutnya sendiri, Akta Tandatangan dan Rekod Elektronik (ESRA), yang menjadikan tandatangan elektronik mengikat dari segi undang-undang di negeri itu.

Jenis Tandatangan Elektronik yang Diterima

Amerika Syarikat mengiktiraf pelbagai jenis tandatangan elektronik di bawah Akta ESIGN dan UETA, daripada tandatangan elektronik ringkas kepada tandatangan digital dan biometrik yang lebih selamat. Setiap jenis tandatangan mempunyai tujuan dan tahap keselamatan yang berbeza, menjadikannya penting untuk memilih kaedah yang sesuai berdasarkan keperluan khusus transaksi.

Berikut ialah gambaran terperinci pelbagai jenis tandatangan elektronik yang diterima di AS:

1. Tandatangan elektronik ringkas

Tandatangan elektronik ringkas ialah bentuk tandatangan elektronik paling asas. Ia melibatkan apa-apa kaedah elektronik yang digunakan untuk menunjukkan persetujuan atau kebenaran tanpa langkah keselamatan khusus.

Contoh:

• Tandatangan ditaip: menaip nama anda di hujung e-mel atau dalam borang dalam talian
• Klik untuk menandatangani: mengklik butang “Saya Setuju” atau “Terima” di laman web untuk menunjukkan persetujuan terhadap terma dan syarat
• Tandatangan imbasan: menampal imej imbasan tandatangan tulisan tangan ke dalam dokumen digital
• Tandatangan e-mel: menghantar e-mel yang menunjukkan persetujuan atau kelulusan terhadap dokumen yang dilampirkan

Kes penggunaan:

• Perjanjian berisiko rendah seperti memo dalaman, kontrak ringkas atau pengakuan
• Transaksi perniagaan rutin yang keselamatan tahap tinggi bukan kebimbangan utama

2. Tandatangan digital

Tandatangan digital menggunakan teknik kriptografi untuk melindungi tandatangan dan mengesahkan identiti penandatangan. Tandatangan digital diwujudkan menggunakan sijil digital yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa sijil (CA) yang dipercayai.

Contoh:

• Infrastruktur kunci awam (PKI): menggunakan PKI untuk mewujudkan tandatangan digital yang unik. Penandatangan menggunakan kunci persendirian untuk mewujudkan tandatangan, dan penerima menggunakan kunci awam yang sepadan untuk mengesahkannya.
• Platform tandatangan digital: platform tandatangan elektronik yang menyediakan perkhidmatan penandatanganan digital yang selamat. Platform ini menggunakan sijil digital untuk mengesahkan penandatangan dan memastikan integriti dokumen yang ditandatangani.

Kes penggunaan:

• Kontrak bernilai tinggi, perjanjian undang-undang dan transaksi kewangan yang keselamatan dan ketulenannya kritikal
• Pemfailan kawal selia dan dokumen pematuhan yang memerlukan identiti penandatangan yang boleh disahkan dan integriti dokumen

3. Tandatangan biometrik

Tandatangan biometrik melibatkan penggunaan ciri biologi unik penandatangan untuk pengesahan. Kaedah ini memastikan tandatangan itu dipautkan secara unik kepada individu, memberikan tahap keselamatan yang tinggi.

Contoh:

• Imbasan cap jari: menggunakan pengimbas cap jari untuk menangkap dan mengesahkan cap jari penandatangan sebagai sebahagian daripada proses penandatanganan
• Pengecaman wajah: menggunakan teknologi pengecaman wajah untuk mengesahkan identiti penandatangan sebelum membenarkannya menandatangani dokumen
• Imbasan iris: menggunakan pengimbas iris untuk mengesahkan penandatangan berdasarkan corak iris uniknya

Kes penggunaan:

• Transaksi dan perjanjian keselamatan tinggi yang memerlukan pengesahan tahap tinggi
• Keadaan yang pengesahan identiti kukuh diperlukan, seperti dalam penjagaan kesihatan, perbankan dan perkhidmatan kerajaan

4. Tandatangan clickwrap

Tandatangan clickwrap melibatkan pengguna menunjukkan persetujuan mereka terhadap terma dan syarat dengan mengklik kotak semak atau butang. Jenis tandatangan ini lazim digunakan untuk perjanjian dalam talian.

Contoh:

• Terma perkhidmatan laman web: pengguna mengklik “Saya Setuju” untuk menerima terma perkhidmatan apabila mendaftar untuk laman web atau perkhidmatan dalam talian.
• Lesen perisian: mengklik butang untuk menerima perjanjian lesen sebelum memasang perisian

Kes penggunaan:

• Perkhidmatan dalam talian dan perisian yang pengguna mesti menerima terma dan syarat
• Transaksi eDagang yang pembeli bersetuju dengan terma sebelum melengkapkan pembelian

Keperluan Undang-undang bagi Tandatangan Elektronik

Bagi memastikan tandatangan elektronik sah dan boleh dikuatkuasakan dari segi undang-undang, kriteria asas berikut mestilah dipenuhi:

1. Persetujuan semua pihak

Kedua-dua penghantar dan penerima mestilah bersetuju untuk menggunakan tandatangan elektronik bagi transaksi mereka. Persetujuan ini lazimnya didokumenkan semasa proses penandatanganan, sama ada melalui mekanisme pilihan masuk yang jelas atau dengan menggunakan perisian yang mencatat persetujuan untuk menandatangani secara elektronik. Tanpa persetujuan yang jelas, kesahan tandatangan elektronik itu boleh dicabar.

Contoh: borang dalam talian yang pengguna menandakan kotak yang bersetuju untuk menggunakan tandatangan elektronik bagi perjanjian itu.

2. Pengesahan identiti

Identiti penandatangan mestilah boleh disahkan bagi memastikan tandatangan elektronik itu tulen dan boleh dikaitkan secara sah kepadanya. Kaedah pengesahan identiti yang lazim termasuk pengesahan e-mel, pengesahan pelbagai faktor (MFA), bukti kelayakan log masuk yang selamat, atau penggunaan sijil digital yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa sijil (CA) yang dipercayai. Bagi transaksi bernilai tinggi atau sensitif, langkah pengesahan tambahan boleh dilaksanakan.

Contoh: platform tandatangan digital yang menghendaki pengguna memasukkan kata laluan sekali guna (OTP) yang dihantar ke telefon bimbit berdaftar mereka.

3. Integriti dokumen (kalis pengubahan)

Setelah tandatangan elektronik digunakan, dokumen itu hendaklah dikunci atau disulitkan untuk mencegah pengubahsuaian tanpa kebenaran. Platform tandatangan elektronik yang boleh dipercayai menggunakan algoritma hashing dan teknik penyulitan untuk mengekalkan integriti dokumen, mewujudkan rekod transaksi yang selamat dan tidak boleh diubah.

Contoh: kontrak yang ditandatangani menggunakan tandatangan digital yang menunjukkan amaran jika sebarang perubahan dibuat selepas tandatangan digunakan.

4. Penyimpanan rekod/jejak audit

Rekod lengkap dan boleh diakses tentang proses tandatangan elektronik mestilah dikekalkan. Ini termasuk log semua tindakan yang diambil semasa proses penandatanganan, seperti cap masa, alamat IP dan data pengesahan pengguna. Jejak audit ini berfungsi sebagai keterangan sekiranya berlaku pertikaian dan membantu organisasi mematuhi keperluan kawal selia bagi penyimpanan rekod.

Contoh: platform tandatangan elektronik yang menyimpan jejak audit yang selamat dan bercap masa bagi setiap langkah proses penandatanganan, daripada penciptaan dokumen hingga tandatangan akhir.

Had dan Pengecualian

Seksyen 103 ESIGN mengecualikan rekod dan notis tertentu daripada peraturan am rekod elektronik dan tandatangan elektronik Akta persekutuan itu. Pengecualian itu tidak dengan sendirinya menjadikan pelaksanaan elektronik tidak sah di bawah undang-undang persekutuan atau negeri lain yang terpakai; undang-undang khas yang mengawal dan formalitinya mestilah disemak bagi setiap dokumen. Kategori yang dikecualikan atau dilayan khas termasuk:

• wasiat, kodisil dan amanah berwasiat;
• pengangkatan, perceraian dan perkara undang-undang keluarga lain;
• perintah mahkamah, notis dan dokumen mahkamah rasmi;
• notis mengenai penamatan utiliti, keingkaran, pengambilan semula, perampasan, pengusiran, atau penamatan manfaat insurans kesihatan atau hayat;
• notis penarikan balik produk atau kegagalan material yang melibatkan kesihatan atau keselamatan;
• dokumen yang mengiringi pengangkutan atau pengendalian bahan berbahaya; dan
• transaksi Kanun Komersial Seragam tertentu di luar peruntukan yang dikekalkan oleh ESIGN. Penggubalan negeri, termasuk statut berasaskan UETA dan Akta Tandatangan dan Rekod Elektronik New York, mestilah disemak bersama-sama peraturan sektor dan khusus dokumen.

Aplikasi Industri dan Kes Penggunaan Lazim

Tandatangan elektronik telah menjadi bahagian penting dalam proses perniagaan merentas pelbagai industri di Amerika Syarikat, didorong oleh keperluan kecekapan, keselamatan dan kemudahan yang diperlukan. Beberapa sektor utama telah menerima tandatangan elektronik untuk melancarkan operasi dan meningkatkan pengalaman pelanggan.