18 Haziran 2025
Envanter defterine giriş
Envanter defteri imza ve sayım Türkiye'de sayılan varlığın miktarını ve sayanın kimliğini bir arada tutar. Mali kontrolör sayım sonucunu, imzayı ve doğrulamayı aynı kayda işler.
Sayım kaydı depo numarasıyla, imza sayım tarihiyle, doğrulama ise fark gerekçesiyle bağlanır. Üç bağlantı tek bakışta denetlenir.
Bu süreçte Nota Sign; belgeyi, imzalayanı ve işlem kaydını aynı akışta ilişkilendirebilir. Platform teknik süreci yürütür, fakat ticari onayın veya hukuki değerlendirmenin yerine geçmez.
Sayımı kaydetmek
Sayım listesi varlık sırasına göre dizilir. Liste, hangi varlığın hangi miktarda sayıldığını gösterir. Sırasız liste karşılaştırmayı bozar.
Sayım kaydı depo numarasıyla eşleştirilir. Eşleşme, sayımın hangi depoya ait olduğunu gösterir. Eşleşmesiz sayım kayıtta durmaz.
Sayım sonucu sayım görevlisiyle birlikte yazılır. Görevli, sayımın kim tarafından yapıldığını gösterir. Görevlisiz sayım denetlenemez.
Sayım defteri bölümü depo koduyla başlar. Kod, hangi bölümün hangi depoyu saydığını gösterir. Kodsuz bölüm karışır.
İmza kanıtını bağlamak
İmza satırına sayım tarihi eklenir. Tarih, imzanın hangi sayıma ait olduğunu gösterir. Tarihsiz imza kayıtta karışır.
Sayım imzası, sertifika halkalarının köke kadar izlenmesiyle kapanır. Her halka ayrı denetlenir. Kopuk halka kimlik satırını geçersiz kılar.
Sayım imzası belge kopyasında doğrulanır. Kopya, asıl sayımın birebir halidir. Kopyasız doğrulama tekrarlanamaz.
İmza sonucu sayım satırına bitişik yazılır. Sonuç sayımdan ayrı dosyada okunmaz. Bitişik satır denetimi hızlandırır.
Doğrulamayı kurmak
Doğrulama satırı fark gerekçesiyle birlikte yazılır. Gerekçe, farkın neden doğduğunu gösterir. Gerekçesiz fark kaydı bekletir.
Doğrulama sonucu tek cümleyle kapatılır. Cümle, sayım ile kaydın denk olup olmadığını adlandırır. Adlandırmayan sonuç karışır.
Doğrulama listesi varlık sırasına göre dizilir. Liste, hangi doğrulamanın hangi varlığa ait olduğunu gösterir. Sırasız liste karışır.
Doğrulama kaydı sayım numarasıyla eşleştirilir. Eşleşme, doğrulamanın hangi sayıma ait olduğunu gösterir. Eşleşmesiz doğrulama kayıtta durmaz.
Defter kaydını denetlemek
Denetim üç sütunu tek bakışta okur. Sayım sütunu, imza sütunu ve doğrulama sütunu yan yana dizilir. Boş sütun denetimi bekletir.
Denetim raporu defter dönemiyle birlikte yazılır. Dönem, raporun hangi zaman aralığını kapsadığını gösterir. Dönemsiz rapor karışır.
Defter denetimi, sayım, imza ve doğrulamayı birlikte okur. Üç satır tek tabloda karşılaştırılır. Eksik satır kaydı bekletir.
Mali kontrolör denetim sonucunu yazar. Sonuç, üç öğenin durumunu ayrı sütunlarda taşır. Hatalı sütun kaydı durdurur.
Arşivlemek
Envanter arşivinin yolu kayıt kapağına yazılır. Yol, kaydın hangi klasörde durduğunu gösterir. Yolu olmayan kayıt aranırken kaybolur.
Envanter arşivi değişiklikte yeni sürüm açar. Önceki sürüm korunur. Sürüm geçmişi kayıttan okunur.
Arşiv kaydı, sayımı, imzayı, doğrulamayı ve denetim sonucunu birlikte taşır. Her nesne envanter kimliğine bağlanır.
Mali kontrolör kaydı arşiv klasörüne koyar. Klasöre yalnızca atanmış kişiler girer. Liste dışı giriş denemesi kayıt defterine yazılır.
