2 Ağustos 2026
Ofis belgesinde imzaya giriş
Ofis belgesi imzaya taşınmadan önce sürüm, imza alanı ve kanıt akışı birlikte belirlenir. Araç farkı imza kanıtı sorumluluğunu değiştirmez. Word ve Google Docs aynı hazırlık kuralına bağlanır.
5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 4 üncü maddesindeki kimlik koşulu, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan elektronik imzayı tanımlar. Ofis belgesi bu koşulu imza akışına taşınınca sertifika denetiminde uygular.
Nota Sign, yapılandırmada belirlenen elektronik ve dijital imza akışlarını ve bunlara bağlı olay kayıtlarını destekleyebilir. Ancak imza yönteminin seçimi ve hukuki etkisi belgeye, taraflara ve uygulanabilir kurallara göre ayrıca değerlendirilmelidir.
Belgenin son sürümünü seçmek
Sürüm seçimi üç kontrolle kapanır. Sürüm numarası üstbilgidedir. Eski sürüm akışa girmez. Seçim kaydı deftere işlenir. Üç kontrol aynı satırda kapanır.
Sürüm kuralı araçtan bağımsızdır. Word ve Google Docs aynı sürüm sorumluluğuna bağlanır. Araç farkı kuralı değiştirmez.
Çalışan iş emrinin son sürümünü seçer. Sürüm numarası belge üstbilgisine yazılır. Eski sürüm imza akışına yüklenmez.
Sürüm seçimi kayıt defterine işlenir. Kayıt, belge adını, sürümü ve seçim zamanını taşır. Bu kayıt değişiklik karşılaştırmasında kullanılır.
İmza alanını ve tarafı tanımlamak
Alan tanımı üç bilgiyi taşır. Alan yeri birinci bilgidir. Alan boyutu ikinci bilgidir. Alan sırası üçüncü bilgidir. Üç bilgi eşleştirme listesinin satırını oluşturur.
Taraf tanımı imza sahibini belirler. Ad, görev ve onay kapsamı ayrı satırlara yazılır. Taraf bilgisi sertifika denetimiyle karşılaştırılır.
İmza alanı, belgede imzalayanın işaretleyeceği bölgedir. Çalışan alanın yerini, boyutunu ve sırasını belirler. Alan, imzalayanın adını ve tarihi gösterecek biçimde yerleştirilir.
Taraf tanımı imza sahibini belirler. İmzalayanın adı, görevi ve onay kapsamı ayrı satırlara yazılır. Taraf bilgisi sertifika denetimiyle karşılaştırılır.
Word veya Google Docs çıktısını hazırlamak
Çıktı adı sürüm etiketiyle kurulur. Dosya adında belge adı ve sürüm numarası birlikte bulunur. Adsız çıktı akışa karışır.
Çıktı açılabilirlik kontrolünden geçer. Bozuk çıktı akışa yüklenmez. Okunamayan dosya yeniden üretilir.
Çıktı ile kaynak sürüm aynı satırda karşılaştırılır. Farklı sürüm eşleşmesi akışı durdurur. Karşılaştırma sonucu kayıt defterine yazılır.
Çıktı, imza akışına yüklenecek dosyadır. Word belgesi PDF çıktısına dönüştürülür. Google Docs belgesi de PDF çıktısına indirilir. İmza akışı PDF üzerinde kurulur.
İmza akışına taşımak
İmza akışı imzalayan listesiyle açılır. Liste, belgenin taraflarıyla birebir örtüşmelidir. Fazla veya eksik imzalayan akışı durdurur.
İmza sırası belgenin onay kuralına göre belirlenir. Hazırlayan imzası onay imzasından önce gelir. Sıra değişikliği akış sürümüne işlenir.
Çıktı, imza akışına yüklenir. İmzalayan listesi akışta tanımlanır. İmza sırası belgenin onay kuralına göre belirlenir.
İmza akışı, belgeyi imzalayana gönderir. İmzalayan belgeyi kendi oturumunda açar. İmza, hazırlanan alanda tamamlanır.
Kanıtı ve kaydı kontrol etmek
Kanıt kontrolü üç nesneyi karşılaştırır. Belge sürümü, imzalayan ve sonuç tutarlı olmalıdır. Tutarsızlık kaydı durdurur.
Kayıt, iş emrinin imza geçmişini yeniden kurar. Hangi sürüm hangi kişi tarafından imzalandı kayıtta bulunur. Eksik kayıt belgeyi yeniden değerlendirmeye çeker.
Kanıt, imzalı belgenin kimliğini ve bütünlüğünü taşır. Kanıtta sertifika, özet, zaman ve doğrulama sonucu bulunur. Her nesne iş emri kimliğine bağlanır.
Çalışan imzalı dosyayı akış kaydıyla karşılaştırır. Belge sürümü, imzalayan ve sonuç tutarlı olmalıdır. Tutarsızlık kaydı durdurur.
