Tsingshan Holding Group; paslanmaz çelik, nikel ve yeni enerji tedarik zinciri genelinde küresel bir endüstriyel ayak izi kurdu. Endonezya; Morowali ve Weda Bay endüstriyel ekosistemlerine bağlı operasyonlarıyla bu ayak izinin merkezinde yer alıyor. Bu ölçekte iş gücü yönetimi arka ofis evrak işi değil, işletim altyapısıdır.
Her işe alım dalgası; teklif mektupları, iş sözleşmeleri, sözleşme yenilemeleri, ek sözleşmeler, nakil belgeleri, ücret bildirimleri, yüklenici belgeleri ve politika onayları üretir. Süreç; endüstriyel sahalardaki çalışanlar, Endonezya'daki yerel İK ekipleri, Güneydoğu Asya'daki bölgesel paydaşlar ve sınırlar ötesinde tutarlı yönetişime ihtiyaç duyan grup fonksiyonları için işlemelidir.
Tsingshan, bu iş gücü sözleşmelerini Endonezya için kurulmuş tek bir dijital sürece taşımak amacıyla Nota Sign kullanıyor. İş akışı; yeniden kullanılabilir İK şablonlarını, mobil imzayı, yerelleştirilmiş kimlik doğrulamayı, Endonezyalı bir elektronik sertifika sağlayıcısı üzerinden yönlendirilen dijital imzaları, e-Meterai desteğini, denetime hazır kanıtı ve Nota Sign'ın Singapur veri merkezinden bölgesel hizmet teslimatını birleştiriyor.
“İşe alım talebi yükseldiğinde sözleşme süreci darboğaza dönüşemez. Nota Sign, Endonezya İK ekiplerimize kimlik doğrulamadan imzalı ve damgalı çalışan kayıtlarına uzanan tek bir yerelleştirilmiş akış sunuyor.”
— İnsan Kaynakları Başkanı, Endonezya Operasyonları, Tsingshan Holding Group
Zorluk
Endüstriyel işe alım, kâğıt tabanlı İK operasyonlarından daha hızlı ilerliyordu
Büyük bir üretim ortamındaki iş gücü sözleşmeleri, seyrek yapılan kurumsal sözleşmelerden operasyonel olarak farklıdır. Belgeler; sahalarda ve vardiyalarda çalışan çalışanlara ulaşmalıdır. İmzalayanlar kurumsal bir dizüstü bilgisayar yerine cep telefonuna güvenebilir. İK ekiplerinin doğru sözleşme sürümünü ayırt etmesi, imzalayanı onaylaması, doğru imza rotasını uygulaması, gerektiğinde damga vergisini eklemesi ve tamamlanan kaydı çalışan dosyasına döndürmesi gerekir.
İş akışı standartlaştırılmadan önce bu adımlar; kâğıt, taramalar, e-posta, mesajlaşma ve paylaşılan klasörler arasında dağılmıştı. İK yöneticileri; kopya belge setleri hazırlamak, çalışanları ve yöneticileri takip etmek, doğru sürümün imzalanıp imzalanmadığını kontrol etmek ve nihai PDF'i manuel olarak dosyalamak için zaman harcıyordu. Eksik bir sayfa, net olmayan kimlik kaydı veya tamamlanmamış damga vergisi adımı sözleşmeyi süreçten geri gönderebiliyordu.
Sınır ötesi yönetişim bir katman daha ekliyordu. Endonezya ekiplerinin yerel açıdan anlamlı bir imza deneyimine ihtiyacı vardı; bölgesel ve grup paydaşlarının ise tutarlı erişim kontrollerine, durum görünürlüğüne, saklama kurallarına ve kanıta ihtiyacı vardı. Genel bir uluslararası elektronik imza akışı bir imzayı dijitalleştirebilirdi; ancak tek başına Endonezya kimlik doğrulamasını, yerel güven hizmetlerini, e-Meterai'yi, bölgesel barındırmayı ve grup düzeyinde yönetimi birbirine bağlayamazdı.
Gereksinim açıktı: yüksek hacimli işe alım için yeterince hızlı, Endonezya için yeterince yerelleştirilmiş ve kurumsal yönetişim için yeterince yapılandırılmış tek bir iş gücü sözleşmesi iş akışı oluşturmak.
Çözüm
İK sisteminden çalışan kaydına tek bir yerelleştirilmiş sözleşme iş akışı
Nota Sign, Tsingshan'a standart iş gücü belgeleri için tekrarlanabilir bir yol sunar. İK ekipleri; onaylı bir şablondan veya bağlı İK sürecinden bir sözleşme üretir, çalışanı ve iç onaycıları atar ve belgeyi gereken sırada yönlendirir. Çalışan isteği bir mobil tarayıcıda açar, yapılandırılmış kimlik kontrolünü tamamlar ve geçerli Endonezya güven hizmeti rotası üzerinden imzalar.
Endonezya damga vergisine tabi belgeler için aynı kontrollü süreç içinde e-Meterai uygulanabilir. Nota Sign ardından tamamlanan belgeyi, imza kanıtını, kimlik doğrulama kaydını, zaman damgalarını, sertifika bilgisini ve iş akışı geçmişini tek bir incelenebilir paket olarak döndürür.
Sonuç yalnızca daha hızlı bir imza değildir. İş gücü sözleşmelerini hazırlamak, iletmek, imzalatmak, damgalamak, izlemek ve saklamak için bağlı bir işletim modelidir.
1. Yalnızca imza sayfasını değil, güveni yerelleştirmek
Nota Sign; Tsingshan'ın iş akışını, çalışan deneyiminde temeldeki sağlayıcıyı açığa çıkarmadan bir Endonezya güven hizmetine bağlar. İmzalama rotası, sertifika destekli elektronik imzalar için tanınan bir Endonezya PSrE çerçevesi kullanır; yerelleştirilmiş KYC ise yapılandırılmış güvence düzeyinin gerektirdiği kimlik doğrulama adımını destekler.
Bu önemlidir; çünkü iş gücü dijitalleşmesi bir PDF'e imza görseli koymaktan fazlasına bağlıdır. İK ve hukuk ekiplerinin; imzalayanı, imzalama eylemini, belge sürümünü ve elektronik sertifikayı birbirine bağlayan kanıta ihtiyacı vardır. Nota Sign bu öğeleri bir arada tutar; böylece yetkili inceleyiciler sözleşmenin nasıl tamamlandığını izleyebilir.
Damga vergisinin geçerli olduğu durumlarda e-Meterai, ayrı bir manuel portal üzerinden değil iş akışının bir parçası olarak eklenir. Bu, bir aktarımı daha ortadan kaldırır ve İK'ya hangi belgenin damgalandığı, damganın ne zaman uygulandığı ve hangi tamamlanan dosyanın çalışan kaydına ait olduğu konusunda daha net bir kayıt sağlar.
2. Çalışanın telefonunu varsayılan imzalama yüzeyi yapmak
Bir iş gücü süreci yalnızca imzalayan için çalıştığında ölçeklenir. Nota Sign, çalışan deneyimini odaklı tutar: güvenli bağlantıyı açın, gereken kimlik adımını tamamlayın, sözleşmeyi inceleyin, imzalayın ve tamamlanan kaydı alın. Standart akış için özel bir donanım veya masaüstü yazılımı gerekmez.
Şablonlar ve rol tabanlı yönlendirme; yeni işe alım sözleşmeleri, süreli yenilemeler, ücret değişiklikleri, nakiller, yüklenici sözleşmeleri ve politika onayları dâhil yinelenen kullanım senaryolarında süreci tutarlı tutar. Otomatik hatırlatmalar manuel takibi azaltır; canlı durum ise İK'nın bir sözleşmenin bir çalışanı, bir iç onaycıyı, kimlik doğrulamayı veya tamamlanmayı bekleyip beklemediğini görmesini sağlar.
Bu, İK ekiplerine istisna tabanlı bir işletim modeli sunar. Yöneticiler her belgeyi manuel kontrol etmek yerine gerçekten dikkat gerektiren sözleşmelere odaklanabilir.
3. Yerel açıdan anlamlı iş akışlarını bölgesel ve grup düzeyinde kontrolle çalıştırmak
Tsingshan'ın Endonezya ekipleri yerel yürütmeye ihtiyaç duyar; ancak şirketin aynı zamanda daha geniş bir uluslararası işletim modeline uyan bir platforma da ihtiyacı vardır. Nota Sign iş akışını Singapur veri merkezinden destekler ve bölgesel hizmet dayanıklılığı, kontrollü erişim ve işletim ortamları arasında ayrım için çoklu veri merkezi mimarisi kullanır.
İzin farkındalıklı çalışma alanları; iş birimlerinin kendi sözleşmelerini yönetmesine izin verirken grup yöneticileri şablonlar, roller, kimlik doğrulama, saklama ve denetim erişimi için standartları korur. API entegrasyonu ve olay bildirimleri; imzalama sürecini İK, işe alım, belge yönetimi veya çalışan kaydı sistemleriyle bağlar; böylece durum ve tamamlanan dosyalar manuel yeniden girişe bağlı kalmaz.
Bu mimari pratik bir denge kurar: Endonezya iş akışı yerel kimlik ve güven hizmetlerini kullanır, çalışan basit bir dijital deneyim elde eder ve yetkili bölgesel veya grup ekipleri süreç ile kanıt üzerinde görünürlüğünü korur.
“Değer yalnızca daha hızlı imzalar değil. Yerel güven hizmetlerine, bölgesel veri kontrollerine ve genel merkezin tek platform üzerinden yönetebileceği kanıtlara sahip olmak.”
— Dijital Dönüşüm Başkanı, Tsingshan Holding Group
Sonuçlar
Yerel güven veya kurumsal kontrolden ödün vermeden daha hızlı işe alım
Süreci Nota Sign ile standartlaştırdıktan sonra Tsingshan, standart iş sözleşmeleri için geri dönüş süresini üç iş gününden 24 saatin altına indirdi. Sözleşmeler artık bir sonraki eylem başlamadan önce yazdırma, fiziksel aktarım, tarama veya manuel durum kontrolü beklemiyor.
Belge hazırlama, imza kovalama, kimlik kaydı toplama ve dosyalama genelindeki İK yönetim süresi %65 azaldı. Yeniden kullanılabilir şablonlar, rol tabanlı yönlendirme, otomatik hatırlatmalar ve tamamlanan kayıtların doğrudan dönüşü, her sözleşmeden tekrarlanan koordinasyon işini kaldırdı.
Standart iş akışı; sözleşme iletiminden çalışan kaydına kadar artık %100 dijital. Yerel KYC, PSrE destekli imza, gerektiğinde e-Meterai, zaman damgaları ve denetim kanıtı tamamlanan belgeye bağlı kalıyor. Çalışanlar süreci uzaktan tamamlayabiliyor; İK, hukuk ve yetkili grup paydaşları aynı durum ve kanıt setinden çalışıyor.
Operasyonel etki en çok işe alım zirvelerinde görünüyor. İK, yönetim çabasını aynı oranda artırmadan daha fazla sözleşme iletebiliyor; yeni çalışanlar belgeleri tamamlanmış şekilde işe başlıyor ve bölgesel ekipler ek Endonezya tüzel kişiliklerine ve iş gücü kullanım senaryolarına genişletilebilecek tutarlı bir süreç elde ediyor.
Küresel üreticiler Tsingshan'ın Endonezya iş akışından ne öğrenebilir?
Büyük endüstriyel işverenler; iş gücü imzasını bir PDF aracı satın alımı değil, bölgesel bir platform kararı olarak ele almalıdır. En etkili model üç katmanı birleştirir:
- Kullanılabilir bir çalışan deneyimi; mobilde çalışır ve gereksiz adımları en aza indirir.
- Yerel güven ve vergi belgesi desteği; Endonezya KYC'si, PSrE dijital imzaları ve uygulanabilir durumlarda e-Meterai aracılığıyla.
- Kurumsal yönetişim; şablonlar, izinler, API'ler, bölgesel barındırma, çoklu veri merkezi dayanıklılığı ve denetime hazır kayıtlar aracılığıyla.
Bu yaklaşım; yerel İK ekiplerinin, genel merkezin yönetemeyeceği ayrı bir süreç yaratmadan hızlı hareket etmesini sağlar. Ayrıca kuruluşa; yüklenici katılımı, tedarikçi iş gücü dokümantasyonu, güvenlik politikası onayları, eğitim teyitleri ve iş gücü değişiklikleri dâhil diğer yüksek hacimli sözleşmeler için yeniden kullanılabilir bir temel verir.
Tsingshan Holding Group Hakkında
Tsingshan Holding Group; paslanmaz çelik üretimi ve yeni enerji sanayi zincirine odaklanan bir Fortune Global 500 kuruluşudur. Grup; 2024'te 406,6 milyar CNY satış ve dünya genelinde 210.000'den fazla çalışan bildirmektedir. Küresel üretim ayak izi Çin, Endonezya, Hindistan, Zimbabve ve Amerika Birleşik Devletleri'ni kapsar; Endonezya ise nikel, paslanmaz çelik ve yeni enerji operasyonlarında önemli bir rol oynar.
