ZhengXin Chicken Steak; büyüme modelini operasyonel tekrarlanabilirlik üzerine kurdu: standartlaştırılmış ürünler, bağlı bir tedarik zinciri, mağaza düzeyinde yürütme ve markayı yeni şehirlere ve ülkelere taşıyan bir iş ortağı ağı. İşletme Tayland, Kamboçya, Laos, Filipinler, Malezya, Endonezya, Moğolistan, Kuzey Kore, Güney Kore ve Japonya'da genişledikçe sözleşmeler; her yeni ekip, mağaza, tedarikçi ve yerel ortaklığın arkasındaki işletim altyapısının parçası hâline geldi.
Bu ölçek pratik bir zorluk yarattı. İş teklifleri, iş sözleşmeleri, gizlilik koşulları, politika onayları, franchise ve iş birliği sözleşmeleri, tedarikçi sözleşmeleri, bölgesel geliştirme belgeleri ve mağaza açılış onayları; genel merkez, yerel ekipler, adaylar, iş ortakları ve dış imzalayanlar arasında hareket ediyordu. Farklı diller, mobil alışkanlıklar, kimlik belgeleri, tüzel kişilikler, onay yolları ve saat dilimleri; e-posta eklerini ve kâğıt tabanlı imzalamayı kontrol edilmesi zor hâle getiriyordu.
ZhengXin Chicken Steak; hem insan kaynakları hem ticari ortaklıklar için tek bir dijital sözleşme iş akışı oluşturmak üzere Nota Sign'ı seçti. Sonuç; API'ler aracılığıyla iç sistemlere bağlı, 240 ülkede ve bölgede eKYC kapsamıyla desteklenen ve tamamlanan her sözleşme için tutarlı imza kayıtlarıyla güvence altına alınan mobil öncelikli bir imzalama deneyimi oldu.
Zorluk
Genişleme manuel sözleşmelerden daha hızlı ilerliyordu
Bir restoran ağı yalnızca mağaza açılışlarıyla ölçeklenmez. Her genişleme aşaması; kişilerin ve iş ortaklarının doğru belgeleri doğru sırada tamamlamasına bağlıdır.
İK ekipleri için iş yükü; teklif mektuplarını, iş sözleşmelerini, çalışan bilgi formlarını, gizlilik sözleşmelerini, el kitabı onaylarını, eğitim taahhütlerini, mağaza müdürü atamalarını, nakil belgelerini ve ayrılış kayıtlarını içerir. İmzalayanların çoğu mağazalarda, mutfaklarda, lojistik sahalarında veya bölge ofislerinde çalışır ve kurumsal dizüstü bilgisayarlar yerine mobil cihazlara güvenir.
Uluslararası iş ekipleri için sözleşme seti daha geniştir: franchise iş birliği sözleşmeleri, ana geliştirme sözleşmeleri, yerel işletme şirketi belgeleri, tedarikçi ve distribütör sözleşmeleri, ekipman ve hizmet sözleşmeleri, pazarlama taahhütleri, marka standardı onayları ve müzakere sırasında oluşturulan ek sözleşmeler. Her belge; net sahiplik, iç onay, doğrulanmış imzalayanlar ve geri alınabilir bir nihai kayıt gerektirir.
Önceki süreç; e-posta, yerel mesajlaşma araçları, yazdırılan belgeler, taranmış kopyalar ve manuel tutulan takip tablolarına bağımlıydı. Ekipler; doğru sürümün gönderilip gönderilmediğini, her sayfanın imzalanıp imzalanmadığını, yerel bir temsilcinin yetkili olup olmadığını ve nihai kopyanın doğru sisteme dönüp dönmediğini kontrol etmek için zaman harcıyordu. Eksik bir ek veya eski bir şablon; işe alımı, mağaza hazırlığını, satın almayı ve iş ortağı aktivasyonunu geciktiriyordu.
Çözüm
İK ve iş ortağı operasyonları için tek bir sözleşme katmanı
Nota Sign, ZhengXin Chicken Steak'e her pazarı katı tek bir sürece zorlamadan ortak bir sözleşme katmanı sağladı. Genel merkez; şablonları, alanları, onay kurallarını, imzalama sırasını, kimlik gerekliliklerini ve tamamlanan belge depolamayı kontrol eder. Yerel ekipler; ilgili ülke, tüzel kişilik, belge türü ve imzalayan profili için onaylı iş akışını başlatır.
İmzalayan deneyimi basit kalır. Adaylar, çalışanlar, franchise sahipleri, tedarikçiler ve iş ortakları güvenli bir imzalama bağlantısı alır ve sözleşmeyi cep telefonundan veya bilgisayardan tamamlar. İş akışı; gereken kimlik doğrulama adımını sunar, imzalayan eylemlerini kaydeder, doğru imzalama sırasını uygular ve tamamlanan sözleşme ile kanıt kaydını işletmeye döndürür.
“Ekiplerimiz sözleşmeleri artık e-posta eki olarak yönetmiyor. Nota Sign; her İK veya iş ortağı belgesini net sahibi, doğrulanmış imzalayanı ve eksiksiz durumu olan kontrollü bir iş akışına dönüştürüyor.”
— Uluslararası İş Operasyonları Ekibi, ZhengXin Chicken Steak
Bu işletim modeli iki yüksek hacimli iş alanını destekler.
İlk günden önce başlayan İK katılımı
İK ekipleri; onaylı şablonlardan sözleşmeler üretir ve çalışan bilgisini kaynak sistemden doldurur. Nota Sign; belgeyi iç onaydan geçirir, adaya veya çalışana gönderir ve imzalama durumunu API ile web kancası olayları üzerinden geri yazar.
İş akışı; iş tekliflerini, iş sözleşmelerini, gizlilik sözleşmelerini, politika onaylarını, eğitim belgelerini, rol değişikliklerini ve mağaza yönetimi atamalarını destekler. Zorunlu alanlar eksik gönderimleri engeller. Süre sonu kuralları ve otomatik hatırlatmalar zamana duyarlı teklifleri hareket ettirir. Tamamlanan kayıtlar; imzalayan kimliği, zaman damgaları, belge geçmişi ve kanıt iziyle birlikte saklanır.
Mobil imzalama; yazdırma, tarama veya ofise gitme ihtiyacını kaldırır. Bu; vardiyadan, eğitim oturumundan veya açılış tarihinden önce katılımı kendi cihazından tamamlaması gereken ön saha çalışanları ve mağaza ekipleri için özellikle önemlidir.
Genişleme planıyla birlikte hareket eden iş ortağı sözleşmeleri
ZhengXin Chicken Steak; uluslararası ağı genelindeki iş birliği sözleşmeleri için de Nota Sign kullanır. Standartlaştırılmış bir ana şablon; her franchise sahibi, bölgesel iş ortağı, tedarikçi, distribütör veya hizmet sağlayıcı için kontrollü bir başlangıç noktası olur.
İş akışı; sözleşmeleri ülke, sözleşme değeri, tüzel kişilik ve iş sahibine göre yönlendirir. İç paydaşlar, belge dış imzalayanlara ulaşmadan önce inceler ve onaylar. Sıralı ve paralel imzalama yolları; genel merkez, bölgesel tüzel kişilikler, yerel iş ortakları, kefiller ve tanıkları tek bir zarf içinde destekler. Ek sözleşmeler ve yenilemeler aynı kontrollü süreci izler; en güncel sürüm ile eksiksiz imza geçmişi bir arada kalır.
Bu yapı; ticari müzakere ile operasyonel lansman arasındaki sürtünmeyi azaltır. Sözleşme tamamlandığında, sonraki süreç ekipleri mağaza kurulumu, eğitim, satın alma, lojistik, pazarlama veya ödeme hazırlığına devam etmek için gereken durumu alır.
İş akışını ölçeklenebilir kılan üç karar
1. Süreci standartlaştırmak, imza deneyimini yerelleştirmek
ZhengXin Chicken Steak; küresel kontrolü yerel yürütmeden ayırdı. Genel merkez onaylı şablonları ve yönetişim kurallarını korur; her iş akışı ise pazar için gereken dili, tüzel kişilik bilgilerini, imzalayan sırasını, kimlik doğrulama düzeyini ve iletişimi taşır.
Bu; yerel ekiplerin belgeleri yeniden kurmasını veya yeni onay yolları icat etmesini engeller. Ayrıca imzalayanlara; Endonezya'da bir iş sözleşmesi, Japonya'da bir iş birliği sözleşmesi veya Filipinler'de bir tedarikçi belgesi tamamlasalar da tutarlı bir deneyim sunar.
2. Sözleşmeleri işin başladığı sistemlere bağlamak
Nota Sign API'leri; dijital imzalamayı İK, iş ortağı, franchise, satın alma ve iç onay iş akışlarına bağlar. Kaynak sistem; bir sözleşme oluşturur, gereken veriyi ekler, alıcıları atar ve imzalama isteğini gönderir. Web kancaları; görüntülendi, imzalandı, reddedildi, süresi doldu ve tamamlandı olaylarını gerçek zamanlı döndürür.
Ekipler; adları, adresleri, kimlik bilgilerini ve sözleşme durumunu araçlar arasında kopyalamak yerine zaten kullandıkları sistemden çalışır. Tamamlanan dosya ve imza kanıtı; süreci başlatan çalışan, iş ortağı, mağaza, tedarikçi veya işlem kaydına bağlı kalır.
3. Kimlik doğrulamayı iş akışının parçası yapmak
Sınır ötesi sözleşmeler bir imza görselinden fazlasını gerektirir. Nota Sign; eKYC'yi imzalama yolculuğuna yerleştirir ve 240 ülkede ve bölgede kimlik doğrulamasını destekler. İş akışı; gereken kimlik sonucunu, imzalayan onayı, kimlik doğrulama etkinliği, zaman damgaları, belge olayları ve tamamlama kanıtıyla birlikte yakalar.
ZhengXin Chicken Steak; daha yüksek riskli iş ortağı sözleşmeleri için daha güçlü doğrulama, rutin çalışan onayları için ise sadeleştirilmiş kimlik doğrulama yapılandırır. Bu risk tabanlı model; hukuk, İK ve iş ekiplerine kimin imzaladığı, neyi imzaladığı ve iş akışının imzalayanı nasıl doğruladığı konusunda tutarlı bir kayıt verirken gereksiz sürtünmeyi önler.
Sonuçlar
Daha hızlı katılım, daha temiz iş ortağı yürütmesi, daha az takip
Nota Sign ile ZhengXin Chicken Steak; İK ve iş ortağı iş akışlarında sözleşme geri dönüşünü %70 azalttı. Sözleşmelerin yüzde seksen beşi artık aynı gün, yazdırma, tarama, kurye teslimi veya manuel dosya birleştirme olmadan tamamlanıyor.
Hatırlatmalar, durum takibi, alıcı yönlendirme, belge paketleme ve tamamlanan kayıt teslimatı otomatik çalıştığı için yönetim çabası %60 azaldı. İK ekipleri; işe alım son tarihlerinden önce imza kovalamaya daha az zaman harcıyor. Uluslararası iş ekipleri; ayrı elektronik tablolar tutmadan hangi sözleşmenin iç onayı, dış imzayı, kimlik doğrulamayı veya nihai tamamlanmayı beklediğini görüyor.
İşletme ayrıca daha güçlü tutarlılık elde etti. Onaylı şablonlar ve iş akışı kuralları sürüm hatalarını azaltıyor. Zorunlu alanlar eksik belgeleri azaltıyor. API odaklı veri doldurma yeniden girişi azaltıyor. Merkezi kayıtlar; tamamlanan sözleşmelerin çalışan hizmeti, iş ortağı yönetimi, iç inceleme, yenileme ve uyuşmazlık yönetimi için daha kolay geri alınmasını sağlıyor.
En önemlisi, imzalama süreci artık işletmenin hızına uyuyor. Yeni bir çalışan belgeleri telefondan tamamlıyor. Bölgesel bir iş ortağı saat dilimleri arasında imzalıyor. Genel merkez yönetişimi ve görünürlüğü koruyor. Yerel ekipler; kâğıdın yetişmesini beklemeden mağaza açmaya, insanları işe almaya ve ticari ilişkileri etkinleştirmeye devam ediyor.
“Nota Sign bize merkezi bir sözleşme programının kontrolünü ve yerel bir mobil iş akışının hızını sunuyor. Bu bileşim; insanları, iş ortaklarını ve genişleme planlarını birlikte hareket ettiriyor.”
— İnsan Kaynakları ve Uluslararası Operasyonlar, ZhengXin Chicken Steak
ZhengXin Chicken Steak Hakkında
1995'te kurulan bir gıda işletmesinden doğan ve 2000'de ZhengXin Chicken Steak markasına dönüşen Shanghai Zhengxin Food Group; ürün geliştirme, üretim, lojistik, dağıtım ve zincir mağaza operasyonlarını kapsayan entegre bir gıda kuruluşuna dönüştü. Uluslararası genişlemesi; Asya pazarlarında aktif mağaza ve franchise geliştirmeyi içerir; Japonya operasyonları yerel mağazaları ve franchise kazanımını destekler.
