10 Februari 2026
Pendahuluan
Perusahaan tidak sebaiknya memilih solusi tanda tangan hanya dari label pemasaran. Pasal 60 ayat (2) PP Nomor 71 Tahun 2019 membagi Tanda Tangan Elektronik (TTE) menjadi dua kelas: tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. Klasifikasi itu perlu dipahami bersama kebutuhan dokumen dan tingkat bukti yang ingin dipertahankan.
Untuk kontrak layanan pelanggan, keputusan yang tepat dimulai dari transaksi: siapa yang menandatangani, risiko apa yang timbul bila identitas atau integritas dipersoalkan, dan bukti apa yang harus tersedia setelah proses selesai.
Mulai dari dokumen dan risikonya
Catat jenis dokumen, nilai transaksi, para pihak, kewenangan penanda tangan, tingkat kerahasiaan, serta kemungkinan sengketa. Periksa pula apakah ada ketentuan sektoral, persyaratan bentuk, atau kebijakan internal yang memengaruhi metode tanda tangan.
Jangan menetapkan satu kelas untuk seluruh dokumen perusahaan. Persetujuan internal berisiko rendah dapat memiliki kebutuhan berbeda dari kontrak pelanggan bernilai tinggi. Jika dasar hukum atau kebijakan belum jelas, minta peninjauan yang sesuai sebelum alur dibuka.
Pahami dua kelas dalam PP 71/2019
Pasal 60 ayat (2) menyebut TTE tersertifikasi dan TTE tidak tersertifikasi sebagai dua kelas resmi. Klasifikasi tersebut bukan penilaian otomatis bahwa satu dokumen pasti sah dan dokumen lain pasti tidak sah. Pengaruhnya harus dibaca bersama persyaratan kekuatan hukum TTE, metode yang digunakan, dan konteks transaksi.
Karena itu, dokumentasi internal perlu menggunakan istilah yang tepat. Hindari menyebut semua tanda tangan elektronik sebagai “tanda tangan digital tersertifikasi” tanpa memeriksa layanan, sertifikat, dan perangkat yang digunakan.
Bandingkan bukti yang dihasilkan
Untuk setiap opsi, periksa cara identitas diverifikasi, bagaimana penanda tangan memberikan persetujuan, bagaimana perubahan dokumen dapat diketahui, serta bukti apa yang tersedia untuk validasi di kemudian hari. Jika layanan melibatkan Sertifikat Elektronik atau penyelenggara sertifikasi, catat penyedia dan hasil pemeriksaannya.
TTE tidak tersertifikasi juga perlu dievaluasi dari bukti yang benar-benar dihasilkan. Nama yang diketik, gambar tanda tangan, OTP, akun, dan audit trail tidak boleh dianggap setara tanpa melihat keseluruhan alurnya.
Tabel keputusan yang ringkas dapat membantu:
Tetapkan kelas sebelum pengiriman
Keputusan kelas harus dibuat dan disetujui sebelum kontrak dikirim. Rekam dokumen, alasan pemilihan, metode yang dikonfigurasi, peserta, dan pihak yang menyetujui keputusan. Perubahan pada dokumen atau metode sesudahnya membuka kembali pemeriksaan.
Nota Sign mendukung alur TTE tersertifikasi dengan Sertifikat Elektronik dari PSrE Indonesia untuk penandatanganan domestik maupun lintas negara. Organisasi menetapkan kelas yang tepat dengan memadankan dokumen, kebutuhan hukum, risiko, dan kebijakan internal, lalu menerapkan keputusan itu pada alur. Tetapkan kelas tanda tangan di Nota Sign sebelum kontrak dikirim agar metode dan bukti tetap konsisten.
Setelah penandatanganan, simpan dokumen final, informasi metode, rekaman identitas dan persetujuan, hasil validasi, serta audit trail. Dengan begitu, pemilihan kelas dapat ditinjau berdasarkan bukti, bukan sekadar nama produk.
