ZhengXin Chicken Steak membangun model pertumbuhannya di atas keterulangan operasional: produk terstandarkan, rantai pasok terhubung, eksekusi tingkat toko, dan jaringan mitra yang membawa merek ke kota serta negara baru. Seiring bisnis meluas ke Thailand, Kamboja, Laos, Filipina, Malaysia, Indonesia, Mongolia, Korea Utara, Korea Selatan, dan Jepang, perjanjian menjadi bagian dari infrastruktur operasional di balik setiap tim, toko, pemasok, dan kemitraan lokal baru.
Skala itu menciptakan tantangan praktis. Surat penawaran kerja, perjanjian tenaga kerja, ketentuan kerahasiaan, pengakuan kebijakan, perjanjian waralaba dan kerja sama, kontrak pemasok, dokumen pengembangan regional, serta persetujuan pembukaan toko berpindah antara kantor pusat, tim lokal, kandidat, mitra, dan penanda tangan eksternal. Bahasa, kebiasaan seluler, dokumen identitas, badan hukum, jalur persetujuan, dan zona waktu yang berbeda membuat lampiran email serta penandatanganan berbasis kertas sulit dikendalikan.
ZhengXin Chicken Steak memilih Nota Sign untuk menciptakan satu alur kerja perjanjian digital bagi sumber daya manusia dan kemitraan komersial. Hasilnya adalah pengalaman penandatanganan yang mengutamakan ponsel, terhubung ke sistem internal melalui API, didukung cakupan eKYC di 240 negara dan kawasan, serta ditopang catatan penandatanganan yang konsisten untuk setiap perjanjian yang selesai.
Tantangannya
Ekspansi bergerak lebih cepat daripada perjanjian manual
Jaringan restoran tidak berkembang hanya melalui pembukaan toko. Setiap tonggak ekspansi bergantung pada orang dan mitra yang menyelesaikan dokumen yang tepat dalam urutan yang tepat.
Bagi tim SDM, beban kerjanya mencakup surat penawaran, perjanjian kerja, formulir informasi karyawan, perjanjian kerahasiaan, pengakuan buku pegangan, komitmen pelatihan, pengangkatan manajer toko, dokumen mutasi, dan catatan pemisahan. Banyak penanda tangan bekerja di toko, dapur, lokasi logistik, atau kantor regional dan mengandalkan perangkat seluler alih-alih laptop perusahaan.
Bagi tim bisnis internasional, kumpulan perjanjiannya lebih luas: perjanjian kerja sama waralaba, perjanjian pengembangan induk, dokumen perusahaan operasi lokal, kontrak pemasok dan distributor, perjanjian peralatan dan layanan, komitmen pemasaran, pengakuan standar merek, serta amendemen yang dibuat selama negosiasi. Setiap dokumen membutuhkan kepemilikan yang jelas, persetujuan internal, penanda tangan terverifikasi, dan catatan akhir yang dapat ditemukan kembali.
Proses sebelumnya bergantung pada email, alat pesan lokal, dokumen cetak, salinan pindaian, dan pelacak yang dipelihara manual. Tim menghabiskan waktu memeriksa apakah versi yang benar telah dikirim, apakah setiap halaman telah ditandatangani, apakah perwakilan lokal memiliki wewenang, dan apakah salinan akhir telah kembali ke sistem yang tepat. Lampiran yang hilang atau templat usang menunda orientasi, persiapan toko, pembelian, dan aktivasi mitra.
Solusinya
Satu lapisan perjanjian untuk operasi SDM dan mitra
Nota Sign memberi ZhengXin Chicken Steak lapisan perjanjian bersama tanpa memaksa setiap pasar ke dalam satu proses kaku. Kantor pusat mengontrol templat, kolom, aturan persetujuan, urutan penandatanganan, persyaratan identitas, dan penyimpanan dokumen yang selesai. Tim lokal meluncurkan alur kerja yang disetujui untuk negara, entitas, jenis dokumen, dan profil penanda tangan yang relevan.
Pengalaman penanda tangan tetap sederhana. Kandidat, karyawan, pemilik waralaba, pemasok, dan mitra bisnis menerima tautan penandatanganan aman dan menyelesaikan perjanjian di ponsel atau komputer. Alur kerja menampilkan langkah autentikasi yang disyaratkan, mencatat tindakan penanda tangan, menerapkan urutan penandatanganan yang benar, dan mengembalikan perjanjian yang selesai beserta catatan bukti ke bisnis.
“Tim kami tidak lagi mengelola perjanjian sebagai lampiran email. Nota Sign mengubah setiap dokumen SDM atau mitra menjadi alur kerja terkontrol dengan pemilik yang jelas, penanda tangan terverifikasi, dan status lengkap.”
— Tim Operasi Bisnis Internasional, ZhengXin Chicken Steak
Model operasi ini mendukung dua area bisnis bervolume tinggi.
Orientasi SDM yang dimulai sebelum hari pertama
Tim SDM membuat perjanjian dari templat yang disetujui dan mengisi informasi karyawan dari sistem sumber. Nota Sign merutekan dokumen melalui persetujuan internal, mengirimkannya ke kandidat atau karyawan, dan menulis status penandatanganan kembali melalui peristiwa API dan webhook.
Alur kerja mendukung surat penawaran kerja, kontrak tenaga kerja, perjanjian kerahasiaan, pengakuan kebijakan, dokumen pelatihan, perubahan peran, dan pengangkatan manajemen toko. Kolom wajib mencegah pengiriman yang tidak lengkap. Aturan kedaluwarsa dan pengingat otomatis menjaga tawaran yang peka waktu tetap bergerak. Catatan yang selesai disimpan dengan identitas penanda tangan, penanda waktu, riwayat dokumen, dan jejak bukti.
Penandatanganan seluler menghapus kebutuhan mencetak, memindai, atau mengunjungi kantor. Ini sangat penting bagi karyawan lini depan dan tim toko yang harus menyelesaikan orientasi dari perangkat sendiri sebelum giliran kerja, sesi pelatihan, atau tanggal pembukaan.
Perjanjian mitra yang bergerak mengikuti rencana ekspansi
ZhengXin Chicken Steak juga menggunakan Nota Sign untuk perjanjian kerja sama di seluruh jaringan internasionalnya. Templat induk yang terstandarkan menjadi titik awal terkontrol untuk setiap pemilik waralaba, mitra regional, pemasok, distributor, atau penyedia layanan.
Alur kerja merutekan perjanjian menurut negara, nilai kontrak, badan hukum, dan pemilik bisnis. Pemangku kepentingan internal meninjau dan menyetujui sebelum dokumen mencapai penanda tangan eksternal. Jalur penandatanganan berurutan dan paralel mendukung kantor pusat, entitas regional, mitra lokal, penjamin, dan saksi dalam satu amplop. Amendemen dan perpanjangan mengikuti proses terkontrol yang sama, menjaga versi terbaru dan riwayat penandatanganan lengkap tetap bersama.
Struktur ini mengurangi gesekan antara negosiasi komersial dan peluncuran operasional. Setelah perjanjian selesai, tim hilir menerima status yang dibutuhkan untuk melanjutkan penyiapan toko, pelatihan, pengadaan, logistik, pemasaran, atau persiapan pembayaran.
Tiga keputusan yang membuat alur kerja dapat diskalakan
1. Standarkan proses, lokalkan pengalaman penandatanganan
ZhengXin Chicken Steak memisahkan kontrol global dari eksekusi lokal. Kantor pusat mempertahankan templat yang disetujui dan aturan tata kelola, sementara setiap alur kerja membawa bahasa, detail entitas, urutan penanda tangan, tingkat autentikasi, dan komunikasi yang dibutuhkan pasar.
Ini mencegah tim lokal membangun ulang dokumen atau menciptakan jalur persetujuan baru. Ini juga memberi penanda tangan pengalaman konsisten, baik mereka menyelesaikan perjanjian kerja di Indonesia, perjanjian kerja sama di Jepang, maupun dokumen pemasok di Filipina.
2. Hubungkan perjanjian ke sistem tempat pekerjaan dimulai
API Nota Sign menghubungkan penandatanganan digital ke alur kerja SDM, mitra, waralaba, pengadaan, dan persetujuan internal. Sistem sumber membuat perjanjian, memasukkan data yang dibutuhkan, menetapkan penerima, dan mengirim permintaan penandatanganan. Webhook mengembalikan peristiwa dilihat, ditandatangani, ditolak, kedaluwarsa, dan selesai secara waktu nyata.
Tim bekerja dari sistem yang sudah mereka gunakan alih-alih menyalin nama, alamat, detail identifikasi, dan status perjanjian antar-alat. Berkas yang selesai dan bukti penandatanganan tetap terhubung ke catatan karyawan, mitra, toko, pemasok, atau transaksi yang memulai proses.
3. Jadikan verifikasi identitas bagian dari alur kerja
Perjanjian lintas negara menuntut lebih dari gambar tanda tangan. Nota Sign menanamkan eKYC ke perjalanan penandatanganan dan mendukung verifikasi identitas di 240 negara dan kawasan. Alur kerja menangkap hasil identitas yang disyaratkan bersama persetujuan penanda tangan, aktivitas autentikasi, penanda waktu, peristiwa dokumen, dan bukti penyelesaian.
ZhengXin Chicken Steak mengonfigurasi verifikasi yang lebih kuat untuk perjanjian mitra berisiko lebih tinggi dan autentikasi yang disederhanakan untuk pengakuan karyawan rutin. Model berbasis risiko ini menghindari gesekan yang tidak perlu sambil memberi tim hukum, SDM, dan bisnis catatan konsisten tentang siapa yang menandatangani, apa yang mereka tandatangani, dan bagaimana alur kerja memverifikasi penanda tangan.
Hasilnya
Orientasi lebih cepat, eksekusi mitra lebih bersih, lebih sedikit tindak lanjut
Dengan Nota Sign, ZhengXin Chicken Steak memangkas waktu penyelesaian perjanjian sebesar 70% di seluruh alur kerja SDM dan mitra. Delapan puluh lima persen perjanjian kini selesai pada hari yang sama, tanpa pencetakan, pemindaian, pengiriman kurir, atau penggabungan berkas manual.
Upaya administratif turun 60% karena pengingat, pelacakan status, perutean penerima, pengemasan dokumen, dan pengiriman catatan selesai berjalan otomatis. Tim SDM menghabiskan lebih sedikit waktu mengejar tanda tangan sebelum tenggat orientasi. Tim bisnis internasional melihat perjanjian mana yang menunggu persetujuan internal, tanda tangan eksternal, verifikasi identitas, atau penyelesaian akhir tanpa memelihara spreadsheet terpisah.
Bisnis juga memperoleh konsistensi yang lebih kuat. Templat yang disetujui dan aturan alur kerja mengurangi kesalahan versi. Kolom wajib mengurangi dokumen yang tidak lengkap. Pengisian data berbasis API mengurangi pengetikan ulang. Catatan terpusat membuat perjanjian yang selesai lebih mudah ditemukan untuk layanan karyawan, manajemen mitra, tinjauan internal, perpanjangan, dan penanganan sengketa.
Yang terpenting, proses penandatanganan kini menyesuaikan laju bisnis. Karyawan baru menyelesaikan dokumen dari ponsel. Mitra regional menandatangani lintas zona waktu. Kantor pusat menjaga tata kelola dan visibilitas. Tim lokal terus membuka toko, mengorientasikan orang, dan mengaktifkan hubungan komersial tanpa menunggu kertas menyusul.
“Nota Sign memberi kami kontrol program perjanjian terpusat dan kecepatan alur kerja seluler lokal. Kombinasi itu menjaga orang, mitra, dan rencana ekspansi bergerak bersama.”
— Sumber Daya Manusia dan Operasi Internasional, ZhengXin Chicken Steak
Tentang ZhengXin Chicken Steak
Berawal dari bisnis makanan yang didirikan pada 1995 dan dikembangkan menjadi merek ZhengXin Chicken Steak pada 2000, Shanghai Zhengxin Food Group telah tumbuh menjadi perusahaan makanan terintegrasi yang mencakup pengembangan produk, manufaktur, logistik, distribusi, dan operasi toko berantai. Ekspansi internasionalnya mencakup pengembangan toko dan waralaba yang aktif di pasar Asia, dengan operasi Jepang yang mendukung toko lokal dan perekrutan waralaba.
