ZhengXin Chicken Steak ha costruito il proprio modello di crescita sulla ripetibilità operativa: prodotti standardizzati, una supply chain connessa, esecuzione a livello di punto vendita e una rete di partner che porta il marchio in nuove città e nuovi Paesi. Man mano che il business si è esteso a Thailandia, Cambogia, Laos, Filippine, Malesia, Indonesia, Mongolia, Corea del Nord, Corea del Sud e Giappone, gli accordi sono diventati parte dell'infrastruttura operativa dietro ogni nuovo team, punto vendita, fornitore e partnership locale.
Quella scala ha creato una sfida pratica. Offerte di lavoro, accordi di lavoro, clausole di riservatezza, conferme delle policy, accordi di franchising e cooperazione, contratti con i fornitori, documenti di sviluppo regionale e approvazioni di apertura dei punti vendita si muovevano tra sede, team locali, candidati, partner e firmatari esterni. Lingue diverse, abitudini mobile, documenti di identità, entità legali, percorsi di approvazione e fusi orari rendevano difficili da controllare allegati e-mail e firma su carta.
ZhengXin Chicken Steak ha scelto Nota Sign per creare un unico flusso digitale per gli accordi, sia per le risorse umane sia per le partnership commerciali. Il risultato è un'esperienza di firma mobile-first collegata ai sistemi interni tramite API, supportata da copertura eKYC in 240 Paesi e regioni e da record di firma coerenti per ogni accordo completato.
La sfida
L'espansione è andata più veloce degli accordi manuali
Una rete di ristoranti non scala solo con le aperture dei punti vendita. Ogni tappa dell'espansione dipende da persone e partner che completano i documenti giusti nell'ordine giusto.
Per i team HR, il carico include lettere di offerta, accordi di lavoro, moduli informativi sui dipendenti, accordi di riservatezza, conferme del manuale, impegni formativi, nomine dei responsabili di punto vendita, documenti di trasferimento e record di cessazione. Molti firmatari lavorano in negozi, cucine, siti logistici o uffici regionali e usano dispositivi mobili invece di laptop aziendali.
Per i team business internazionali, l'insieme degli accordi è più ampio: accordi di cooperazione in franchising, accordi di sviluppo master, documenti delle società operative locali, contratti con fornitori e distributori, accordi su attrezzature e servizi, impegni di marketing, conferme degli standard del marchio e modifiche create durante la negoziazione. Ogni documento richiede una chiara proprietà, approvazione interna, firmatari verificati e un record finale recuperabile.
Il processo precedente dipendeva da e-mail, strumenti di messaggistica locali, documenti stampati, copie scannerizzate e registri mantenuti a mano. I team passavano tempo a verificare se era stata inviata la versione corretta, se ogni pagina era stata firmata, se un rappresentante locale aveva l'autorità necessaria e se la copia finale era tornata nel sistema giusto. Un allegato mancante o un modello obsoleto ritardava onboarding, preparazione dei punti vendita, acquisti e attivazione dei partner.
La soluzione
Un unico livello contrattuale per HR e operazioni con i partner
Nota Sign ha dato a ZhengXin Chicken Steak un livello contrattuale condiviso senza costringere ogni mercato in un unico processo rigido. La sede controlla modelli, campi, regole di approvazione, ordine di firma, requisiti di identità e conservazione dei documenti completati. I team locali avviano il flusso approvato per Paese, entità, tipo di documento e profilo del firmatario pertinenti.
L'esperienza del firmatario resta semplice. Candidati, dipendenti, affiliati, fornitori e partner commerciali ricevono un link di firma sicuro e completano l'accordo da telefono o computer. Il flusso presenta il passaggio di autenticazione richiesto, registra le azioni del firmatario, applica la corretta sequenza di firma e restituisce al business l'accordo completato con il record delle evidenze.
«I nostri team non gestiscono più gli accordi come allegati e-mail. Nota Sign trasforma ogni documento HR o di partnership in un flusso controllato con un proprietario chiaro, un firmatario verificato e uno stato completo.»
— Team operazioni business internazionali, ZhengXin Chicken Steak
Questo modello operativo supporta due aree di business ad alto volume.
Onboarding HR che inizia prima del primo giorno
I team HR generano gli accordi da modelli approvati e popolano i dati dei dipendenti dal sistema sorgente. Nota Sign instrada il documento attraverso l'approvazione interna, lo invia al candidato o al dipendente e riporta lo stato della firma tramite eventi API e webhook.
Il flusso supporta offerte di lavoro, contratti di lavoro, accordi di riservatezza, conferme delle policy, documenti formativi, cambi di ruolo e nomine per la gestione dei punti vendita. I campi obbligatori prevengono invii incompleti. Regole di scadenza e promemoria automatici fanno avanzare le offerte sensibili ai tempi. I record completati sono conservati con identità del firmatario, marche temporali, cronologia del documento e traccia delle evidenze.
La firma da mobile elimina la necessità di stampare, scannerizzare o recarsi in ufficio. Questo è particolarmente importante per i dipendenti in prima linea e i team dei negozi, che devono completare l'onboarding dal proprio dispositivo prima di un turno, di una sessione formativa o della data di apertura.
Accordi con i partner che seguono il piano di espansione
ZhengXin Chicken Steak usa Nota Sign anche per gli accordi di cooperazione nella sua rete internazionale. Un modello master standardizzato diventa un punto di partenza controllato per ogni affiliato, partner regionale, fornitore, distributore o fornitore di servizi.
Il flusso instrada gli accordi in base a Paese, valore del contratto, entità legale e responsabile commerciale. Gli stakeholder interni esaminano e approvano prima che il documento raggiunga i firmatari esterni. Percorsi di firma sequenziali e paralleli supportano sede, entità regionali, partner locali, garanti e testimoni in un'unica busta. Modifiche e rinnovi seguono lo stesso processo controllato, tenendo insieme l'ultima versione e l'intera cronologia delle firme.
Questa struttura riduce l'attrito tra negoziazione commerciale e lancio operativo. Una volta completato l'accordo, i team a valle ricevono lo stato necessario per proseguire con l’allestimento del negozio, formazione, approvvigionamento, logistica, marketing o preparazione dei pagamenti.
Tre decisioni che hanno reso scalabile il flusso
1. Standardizzare il processo, localizzare l'esperienza di firma
ZhengXin Chicken Steak ha separato il controllo globale dall'esecuzione locale. La sede mantiene modelli approvati e regole di governance, mentre ogni flusso porta con sé lingua, dettagli dell'entità, ordine dei firmatari, livello di autenticazione e comunicazioni necessarie per il mercato.
Questo impedisce ai team locali di ricostruire documenti o inventare nuovi percorsi di approvazione. Offre inoltre ai firmatari un'esperienza coerente, che stiano completando un accordo di lavoro in Indonesia, un accordo di cooperazione in Giappone o un documento con un fornitore nelle Filippine.
2. Collegare gli accordi ai sistemi in cui inizia il lavoro
Le API di Nota Sign collegano la firma elettronica ai flussi HR, di partnership, franchising, procurement e approvazione interna. Il sistema sorgente crea un accordo, inserisce i dati richiesti, assegna i destinatari e invia la richiesta di firma. I webhook restituiscono in tempo reale eventi di visualizzazione, firma, rifiuto, scadenza e completamento.
I team lavorano dal sistema che già usano, invece di copiare nomi, indirizzi, dati di identificazione e stato dell'accordo tra strumenti diversi. Il file completato e le evidenze di firma restano collegati al record di dipendente, partner, negozio, fornitore o transazione che ha avviato il processo.
3. Rendere la verifica dell'identità parte del flusso
Gli accordi transfrontalieri richiedono più di un'immagine di firma. Nota Sign integra l'eKYC nel percorso di firma e supporta la verifica dell'identità in 240 Paesi e regioni. Il flusso cattura l'esito di identità richiesto insieme a consenso del firmatario, attività di autenticazione, marche temporali, eventi del documento ed evidenze di completamento.
ZhengXin Chicken Steak configura verifiche più forti per gli accordi con i partner a rischio più elevato e autenticazione semplificata per le conferme di routine dei dipendenti. Questo modello basato sul rischio evita attriti inutili, dando a team legali, HR e business un record coerente su chi ha firmato, cosa ha firmato e come il flusso ha verificato il firmatario.
I risultati
Onboarding più rapido, esecuzione più pulita con i partner, meno solleciti
Con Nota Sign, ZhengXin Chicken Steak ha ridotto del 70% i tempi degli accordi nei flussi HR e di partnership. L'85% degli accordi si completa ora lo stesso giorno, senza stampa, scansioni, corrieri o consolidamento manuale dei file.
Lo sforzo amministrativo è sceso del 60% perché promemoria, monitoraggio dello stato, instradamento dei destinatari, impacchettamento dei documenti e consegna dei record completati funzionano in automatico. I team HR passano meno tempo a inseguire firme prima delle scadenze di onboarding. I team business internazionali vedono quale accordo attende approvazione interna, firma esterna, verifica dell'identità o completamento finale, senza mantenere fogli di calcolo separati.
Il business ha anche guadagnato maggiore coerenza. Modelli approvati e regole di flusso riducono gli errori di versione. I campi obbligatori riducono i documenti incompleti. La popolazione dei dati guidata da API riduce il reinserimento. I record centralizzati rendono più facile recuperare gli accordi completati per servizi ai dipendenti, gestione dei partner, revisione interna, rinnovi e gestione delle controversie.
La cosa più importante è che il processo di firma ora segue il ritmo del business. Un nuovo dipendente completa i documenti dal telefono. Un partner regionale firma tra fusi orari diversi. La sede mantiene governance e visibilità. I team locali continuano ad aprire negozi, inserire persone e attivare relazioni commerciali senza aspettare che la carta recuperi il ritardo.
«Nota Sign ci offre il controllo di un programma contrattuale centralizzato e la velocità di un flusso mobile locale. Questa combinazione fa avanzare insieme persone, partner e piani di espansione.»
— Risorse umane e operazioni internazionali, ZhengXin Chicken Steak
Informazioni su ZhengXin Chicken Steak
Nato da un'attività alimentare fondata nel 1995 e sviluppato nel marchio ZhengXin Chicken Steak nel 2000, Shanghai Zhengxin Food Group è cresciuto fino a diventare un'azienda alimentare integrata che copre sviluppo prodotto, produzione, logistica, distribuzione e gestione dei negozi in catena. La sua espansione internazionale include lo sviluppo attivo di negozi e franchising nei mercati asiatici, con le operazioni in Giappone a supporto dei negozi locali e del reclutamento di affiliati.
