O Tsingshan Holding Group construiu uma presença industrial global em aço inoxidável, níquel e na cadeia de suprimentos de novas energias. A Indonésia é central para essa presença, com operações conectadas aos ecossistemas industriais de Morowali e Weda Bay. Nessa escala, a administração da força de trabalho não é papelada administrativa. É infraestrutura operacional.
Cada onda de contratações gera um fluxo de cartas de oferta, contratos de trabalho, renovações contratuais, aditivos, cartas de transferência, avisos de remuneração, documentos de prestadores de serviços e confirmações de políticas. O processo precisa funcionar para funcionários em instalações industriais, equipes locais de RH na Indonésia, partes interessadas regionais no Sudeste Asiático e funções de grupo que exigem governança consistente entre fronteiras.
O Tsingshan usa o Nota Sign para reunir esses acordos de força de trabalho em um processo digital feito para a Indonésia. O fluxo combina modelos de RH reutilizáveis, assinatura móvel, verificação de identidade localizada, assinaturas digitais roteadas por um provedor de certificação eletrônica indonésio, suporte a e-Meterai, evidências prontas para auditoria e entrega de serviço regional a partir do data center de Singapura do Nota Sign.
“Quando a demanda por contratações aumenta, o processo de acordos não pode virar o gargalo. O Nota Sign dá às nossas equipes de RH da Indonésia um único fluxo localizado, da verificação de identidade aos registros assinados e carimbados do funcionário.”
— Chefe de Recursos Humanos, Operações na Indonésia, Tsingshan Holding Group
O desafio
As contratações industriais avançaram mais rápido que as operações de RH em papel
Acordos de força de trabalho em um ambiente de fabricação em larga escala são operacionalmente diferentes de contratos corporativos ocasionais. Os documentos precisam chegar a funcionários que trabalham entre unidades e turnos. Os signatários podem depender de um celular em vez de um laptop corporativo. As equipes de RH precisam distinguir a versão correta do acordo, confirmar o signatário, aplicar a rota de assinatura certa, adicionar o imposto de selo quando exigido e devolver o registro concluído ao arquivo do funcionário.
Antes da padronização do fluxo, essas etapas estavam espalhadas entre papel, digitalizações, e-mail, mensagens e pastas compartilhadas. Administradores de RH gastavam tempo preparando conjuntos duplicados de documentos, cobrando funcionários e gestores, conferindo se a versão certa tinha sido assinada e arquivando manualmente o PDF final. Uma página faltando, um registro de identidade confuso ou uma etapa incompleta de imposto de selo podia devolver o acordo ao processo.
A governança transfronteiriça adicionou outra camada. As equipes da Indonésia precisavam de uma experiência de assinatura localmente relevante, enquanto partes interessadas regionais e de grupo precisavam de controles de acesso, visibilidade de status, regras de retenção e evidências consistentes. Um fluxo genérico de assinatura eletrônica internacional podia digitalizar uma assinatura, mas não conseguia, por si só, conectar verificação de identidade indonésia, serviços de confiança locais, e-Meterai, hospedagem regional e administração em nível de grupo.
O requisito era claro: criar um fluxo de acordos de força de trabalho rápido o bastante para contratações em alto volume, localizado o bastante para a Indonésia e estruturado o bastante para a governança corporativa.
A solução
Um fluxo de acordos localizado, do sistema de RH ao registro do funcionário
O Nota Sign dá ao Tsingshan um caminho repetível para documentos padrão de força de trabalho. As equipes de RH geram um acordo a partir de um modelo aprovado ou de um processo de RH conectado, designam o funcionário e os aprovadores internos e encaminham o documento na ordem exigida. O funcionário abre a solicitação no navegador do celular, conclui a verificação de identidade configurada e assina pela rota de serviço de confiança indonésio aplicável.
Para documentos sujeitos ao imposto de selo indonésio, o e-Meterai pode ser aplicado dentro do mesmo processo controlado. O Nota Sign então devolve o documento concluído, as evidências de assinatura, o registro de verificação de identidade, os carimbos de tempo, as informações do certificado e o histórico do fluxo como um único pacote revisável.
O resultado não é simplesmente uma assinatura mais rápida. É um modelo operacional conectado para preparar, emitir, assinar, carimbar, acompanhar e reter acordos de força de trabalho.
1. Localizar a confiança, não apenas a página de assinatura
O Nota Sign conecta o fluxo do Tsingshan a um serviço de confiança indonésio sem expor o provedor subjacente na experiência do funcionário. A rota de assinatura usa um framework PSrE indonésio reconhecido para assinaturas eletrônicas com suporte de certificado, enquanto o KYC localizado apoia a etapa de verificação de identidade exigida pelo nível de garantia configurado.
Isso importa porque a digitalização da força de trabalho depende de mais do que colocar uma imagem de assinatura em um PDF. As equipes de RH e jurídico precisam de evidências que conectem o signatário, a ação de assinar, a versão do documento e o certificado eletrônico. O Nota Sign mantém esses elementos juntos para que revisores autorizados possam rastrear como o acordo foi concluído.
Onde o imposto de selo se aplica, o e-Meterai é adicionado como parte do fluxo, em vez de ser tratado em um portal manual separado. Isso remove mais uma transferência e dá ao RH um registro mais claro de qual documento foi carimbado, quando o carimbo foi aplicado e qual arquivo concluído pertence ao registro do funcionário.
2. Fazer do celular do funcionário o canal padrão de assinatura
Um processo de força de trabalho só escala quando funciona para o signatário. O Nota Sign mantém a jornada do funcionário focada: abrir o link seguro, concluir a etapa de identidade exigida, revisar o acordo, assinar e receber o registro concluído. Nenhum hardware especializado ou software de desktop é exigido no fluxo padrão.
Modelos e roteamento baseado em funções mantêm o processo consistente em casos de uso recorrentes, incluindo acordos de novos contratados, renovações por prazo determinado determinado, mudanças de remuneração, transferências, contratação de prestadores e confirmações de políticas. Lembretes automatizados reduzem o acompanhamento manual, enquanto o status ao vivo permite que o RH veja se um acordo está aguardando o funcionário, um aprovador interno, a verificação de identidade ou a conclusão.
Isso dá às equipes de RH um modelo operacional baseado em exceções. Em vez de conferir cada documento manualmente, os administradores podem se concentrar nos acordos que realmente precisam de atenção.
3. Executar fluxos localmente relevantes com controle regional e de grupo
As equipes do Tsingshan na Indonésia precisam de execução local, mas a empresa também precisa de uma plataforma que se encaixe em um modelo operacional internacional mais amplo. O Nota Sign suporta o fluxo a partir do seu data center de Singapura e usa uma arquitetura de múltiplos data centers para resiliência regional do serviço, acesso controlado e separação entre ambientes operacionais.
Espaços de trabalho com permissões permitem que unidades de negócio gerenciem seus próprios acordos enquanto administradores de grupo mantêm padrões para modelos, funções, autenticação, retenção e acesso a auditoria. Integração por API e notificações de eventos conectam o processo de assinatura a sistemas de RH, integração, gestão de documentos ou registro de funcionários, para que status e arquivos concluídos não dependam de redigitação manual.
Essa arquitetura cria um equilíbrio prático: o fluxo da Indonésia usa serviços locais de identidade e confiança, o funcionário recebe uma experiência digital simples, e equipes regionais ou de grupo autorizadas mantêm visibilidade sobre o processo e as evidências.
“O valor não está apenas em assinaturas mais rápidas. Está em ter serviços de confiança locais, controles regionais de dados e evidências que a sede consegue governar por meio de uma única plataforma.”
— Chefe de Transformação Digital, Tsingshan Holding Group
Os resultados
Integração mais rápida sem abrir mão da confiança local ou do controle corporativo
Depois de padronizar o processo com o Nota Sign, o Tsingshan reduziu o tempo de conclusão dos contratos de trabalho padrão de três dias úteis para menos de 24 horas. Os acordos não esperam mais por impressão, transferências físicas, digitalização ou verificações manuais de status antes da próxima ação começar.
O tempo de administração de RH entre preparação de documentos, cobrança de assinaturas, coleta de registros de identidade e arquivamento caiu 65%. Modelos reutilizáveis, roteamento baseado em funções, lembretes automatizados e devolução direta dos registros concluídos removeram o trabalho repetitivo de coordenação de cada acordo.
O fluxo padrão agora é 100% digital, da emissão do acordo ao registro do funcionário. KYC local, assinatura com suporte PSrE, e-Meterai quando exigido, carimbos de tempo e evidências de auditoria permanecem conectados ao documento concluído. Os funcionários podem concluir o processo remotamente, enquanto RH, jurídico e partes interessadas de grupo autorizadas trabalham com o mesmo conjunto de status e evidências.
O impacto operacional é mais visível nos picos de contratação. O RH consegue emitir mais acordos sem aumentar o esforço administrativo na mesma proporção, novos funcionários chegam com a documentação concluída e as equipes regionais ganham um processo consistente que pode ser estendido a outras entidades da Indonésia e casos de uso de força de trabalho.
O que fabricantes globais podem aprender com o fluxo do Tsingshan na Indonésia
Grandes empregadores industriais devem tratar a assinatura de força de trabalho como uma decisão de plataforma regional, não como a compra de uma ferramenta de PDF. O modelo mais eficaz combina três camadas:
- Uma jornada utilizável para o funcionário, que funciona no celular e minimiza etapas desnecessárias.
- Suporte local de confiança e documentos fiscais, por meio de KYC indonésio, assinaturas digitais PSrE e e-Meterai quando aplicável.
- Governança corporativa, por meio de modelos, permissões, APIs, hospedagem regional, resiliência de múltiplos data centers e registros prontos para auditoria.
Essa abordagem permite que equipes locais de RH avancem rápido sem criar um processo separado que a sede não consegue governar. Também dá à organização uma base reutilizável para outros acordos de alto volume, incluindo integração de prestadores, documentação trabalhista de fornecedores, confirmações de políticas de segurança, confirmações de treinamento e mudanças na força de trabalho.
Sobre o Tsingshan Holding Group
O Tsingshan Holding Group é uma empresa da Fortune Global 500 focada em fabricação de aço inoxidável e na cadeia industrial de novas energias. O grupo reporta vendas de CNY 406,6 bilhões em 2024 e mais de 210.000 funcionários no mundo. Sua presença global de produção abrange China, Indonésia, Índia, Zimbábue e Estados Unidos, com a Indonésia desempenhando um papel importante em suas operações de níquel, aço inoxidável e novas energias.
